We zijn het nieuwe jaar begonnen met een serie blogposts over de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott. In het boek worden de volgende 9 eigenschappen behandeld en uitgelegd wat je ervan kunt leren voor jouw werk vandaag de dag.
Een Ninja is:
1. Rustig en Kalm
2. Meedogenloos
3. Weet wapens te hanteren
4. Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
5. Niet alledaags
6. Behendig
7. Zelfbewust
8. Voorbereid
9. Mens en geen superheld
Een Ninja is behendig
Tijdens een gemiddelde werkdag heb je te maken met fricties of wrijvingen. Dat zijn van die momenten in je werk waneer je precies weet wat je moet doen maar om het gedaan te krijgen moet je iets overwinnen. Een voorbeeld is even snel iets opbergen in een archiefmap is niet veel werk, behalve als de perforator niet op z’n plek ligt. Even snel iets printen maar het papier is op en je hebt geen papier op voorraad. Een belangrijke productiviteitskiller is als je te vaak in je werk tegen zulke fricties aanloopt. Je wordt er gefrusteerd van.
Ga de fricties te lijf!
Een eerste stap die je als Productiviteits Ninja kunt zetten is deze fricties in je werk opsporen door ze op te merken. Tijdens onze 1-op-1 coaching zitten we soms gewoon een tijdje naast iemand tijdens bijvoorbeeld het verwerken van email. Meestal ontdekken we aantal onhandigheden die mensen zichzelf niet eens bewust zijn. Met een simpele aanpassing, een sneltoets bijvoorbeeld, kun je vaak een enorme productiviteitsverbetering bewerkstelligen en frustratie verminderen. Soms ben je zelf blind geraakt voor je eigen onhandige gewoonten en heb je geaccepteerd dat het zo nu eenmaal moet. Als Ninja ga je daar niet mee akkoord en probeer je regelmatig fricties in je werk te verminderen.
Onderdeel van je werk
Het verbeteren van je workflow en het wegnemen van fricties kun je een vast onderdeel van je werk maken. En dat hoeft helemaal niet veel tijd te kosten. Door iedere dag even 10 minuten de tijd te nemen om 1 frictie te verminderen of weg te nemen groeit je productiviteit of houd je meer tijd over voor creatieve processen. Het best werkt het om op het moment dat de frictie of wrijving zich voordoet even de tijd te nemen om bewust de frictie te elimineren. Je stopt dan even waar je mee bezig bent en fixt wat er stroef loopt.
Een paar voorbeelden:
- Je hebt het gevoel dat een bepaalde acties tijdens het email verwerken stroef loopt. Neem dat even de tijd om te google of er een sneltoets is die een paar stappen in 1 keer kan doen. Veel mensen printen documenten door via het menu van bijvoorbeeld Word te optie printen te selecteren. Of om een bestand te openen. Deze handelingen (vaak meerdere klikken met de muis) kun je vaak ook doen met 1 sneltoets (Alt-P voor printen bijvoorbeeld).
- Je wilt printen maar het papier is op. En je hebt geen voorraad. Bestel dan gelijk veel meer papier dan je eigen nodig hebt en vul op tijd de voorraad weer aan. Ik heb altijd 5 pakken papier op voorraad en ook altijd 1 complete set toners voor mijn printer.
- Een bepaalde zin tik je heel vaak in op het toetsenbord. Installeer een programma waarmee je met een paar karakters hele zinnen kunt invoegen in emails of documenten. ik tik bijvoorbeeld regelmatig onderaan mijn emails: “Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik dat graag!”. Ik heb een programma op mijn computer die het mogelijk maakt dat ik die zin kan invoegen door alleen de letters “vnv” te typen.
- Iedere keer als je je voordeur wilt openen moet je gokken tussen twee sleutels die op elkaar lijken. Dat kost iedere keer wat extra tijd en zonder dat je het werkt frustreert het ook. Oplossing is simpel, in veel winkels zijn gekleurde hoesjes voor de bovenkant van de sleutel. Een kleur onthouden is gemakkelijk en zo elimineer je frictie.
Ga zelf de komende dagen per dag 1 frictie te lijf en ontdek wat het jou oplevert.