Check je e-mail op gepaste tijden!

FacebookTwitterLinkedIn

Bekijk je gelijk je e-mail zodra je op je werk bent aangekomen? Of misschien na de eerste kop koffie? Voor de meesten van ons is het een gewoonte of een dagelijkse routine om eerst onze e-mail te bekijken voordat we aan een taak beginnen. Onze hersenen zijn zo zelfs getraind. Waarom? Het is gemakkelijk, het vereist niet veel van onze hersenen en wanneer we rond onze lunchpauze een lege inbox hebben voelen we ons iets minder gestrest.

Maar wat gebeurt er als je inbox niet leeg is? Blijf je er dan net zolang aan werken totdat het leeg is? Sla je je lunchpauze over? E-mail is reactief en niet proactief en om die reden is het moeilijk om te stoppen na slechts één bericht beantwoordt te hebben. In plaats daarvan bepaald je inbox uiteindelijk hoe je schema eruit komt te zien voor die dag en dat kan gevaarlijk zijn voor je productiviteit.

Hier bij Think Productive houden we van een lege inbox, maar het is daarnaast ook belangrijk om grenzen vast te stellen, zodat je productiviteit op de lange termijn kan toenemen. Zodra je in je lunchpauze alleen maar meer werk gaat verrichten ontneem je jezelf de kans om op adem te komen en om te ontspannen. Voordat je het weet ga je van een 15 minuten durende lunchpauze naar geen lunch en dat kan ertoe leiden dat je langer op je werk blijft of nog erger, dat je je werk mee naar huis neemt.

Je privéleven kan eronder gaan lijden

Stel je eens voor dat je een leuk weekend op de planning hebt staan met je vrienden, maar opeens ontvang je een e-mailnotificatie. Het is een klant die een e-mail van vorige week opvolgt en hij wil weten hoe het projectvoorstel ervoor staat. Dit is nou niet een e-mail die je even snel zaterdagochtend in je bed beantwoordt; in plaats daarvan moet je je laptop erbij pakken, inloggen en gelijk goed nagaan wat precies het probleem is. ‘Ik kan niet van mijn weekend genieten wanneer ik dit boven mijn hoofd heb hangen dus ik ga het nu gelijk even doen’. Het probleem is echter dat je wanneer je inlogt gelijk nog 10 andere e-mails ziet. Een simpele oplossing? Zet je e-mailnotificaties uit wanneer je niet aan het werk bent!

Te veel werk is slecht voor je gezondheid

Onderzoek toont aan dat te veel zitten (wat we vaak op kantoor doen) kan resulteren in diabetes, overgewicht, kanker en hart- en vaatziekten. Studies hebben ook aangetoond dat overwerken kan leiden tot depressie. En wat gebeurt er wanneer we overwerken? We krijgen minder slaap binnen. Te weinig slaap kan er onder andere voor zorgen dat we dingen vergeten, dat ons gewicht toeneemt, dat we geïrriteerd raken en dat we problemen krijgen met onze gemoedstoestand.

Je bent niet in je ‘werkmodes’ wanneer je een e-mail beantwoordt

Zelfs wanneer je afleidingen zoals koken en de t.v. op de achtergrond niet in ogenschouw neemt, zullen je gedachten nog steeds ergens anders zijn wanneer je thuis andere dingen doet. Je wilt niet met je werk te maken hebben wanneer je een ontspannen avond op de planning hebt staan. De kans is daarom groot dat je zo snel mogelijk, op automatische piloot, een antwoordt verstuurd dat de nodige details mist.

Je bent de baas over je eigen schema

In de meeste gevallen, wanneer we ons werk mee naar huis nemen, doen we dat niet omdat we dat willen maar omdat we ons onder druk voelen staan om dat te doen. Heb je je tijdens je vakantie weleens aan een collega geïrriteerd omdat hij of zij maar contact met je bleef opnemen? Niemand dwingt je echter om antwoordt te geven, het is een keuze die je maakt. Daarnaast verwacht je collega niet dat je zijn of haar bericht beantwoordt terwijl je op vakantie bent. De kans is groot dat je collega input nodig heeft op taken die op zijn of haar takenlijst staan voordat ze afgevinkt kunnen worden.

Wanneer moet je je e-mail dan wel bekijken?

Om de afleidingen van e-mailnotificaties of de verleiding van snel nog even een e-mail beantwoorden te kunnen tegengaan, is het goed om in te plannen wanneer je jouw e-mail bekijkt, bijvoorbeeld één keer in de ochtend en één keer in de middag.

Probeer ook eens uit de gewoonte te komen om steeds eerst je e-mail te bekijken voordat je aan iets anders begint. Begin en voltooi in plaats daarvan eerst eens de meest belangrijke taken (of de gevreesde taken, eet die kikker). Je zult dan echt het gevoel hebben dat je iets bereikt hebt en je kunt dan de rest van de dag ook aan.

Bekijk onze website of meld je aan voor onze ‘Getting your Inbox to Zero’ of ‘E-mail Etiquette’ workshops voor nog meer handige tips!

Door Emma Gibbins

Laat een reactie achter

You must be logged in to post a comment.

Leer beter werken: ontvang elke 4 weken productiviteitstips voor kennisprofessionals
x