Dinsdagtip #21: e-mail cultuur

21/11/2017 |

Dinsdag Productiviteitstip #21

E-mail handtekening

Wist je dat je de e-mail cultuur in je bedrijf kunt veranderen met het veranderen van jouw e-mail handtekening?

Dit is wat Simone Klaassen, HR director bij Verizon aan het doen is.

Vorige week hebben we een interview met Simone gepubliceerd. Waar we veel reactie op kregen was haar e-mail handtekening, waarmee ze de ontvanger vraagt om bepaalde e-mail ‘regels’ te respecteren.

Superslim.

Dit zorgt voor bewustzijn voor e-mail etiquetten, en wie weet veroorzaakt het een neveneffect door de organisatie wat betreft het gebruik van e-mail.

Hier is de e-mail handtekening van Simone:

De thema’s van Simone zijn goed gekozen, dit zijn belangrijke thema’s voor iedere kennisprofessional die vaak in zijn Inbox leeft:

  1. Aantal onderwerpen per e-mail (Simone wil maximaal 2, nog beter is om maximaal 1 onderwerp per e-mail te gebruiken).
  2. Wanneer wel/niet een e-mail te sturen (én wat het beste alternatief is voor de ontvanger – bellen/whatsapp/etc.).
  3. Wanneer wel/niet iemand in de CC te plaatsen.
  4. E-mail onderwerp (zeer belangrijk!)

Actie voor jou

  1. Check de handtekening van Simone; welke regels passen bij jou?
  2. Bespreek met je directe collega’s wat hun voorkeuren zijn wat betreft CC, e-mail onderwerpen, wanneer wel/geen e-mail te sturen.
  3. Spreek deze regels af, en plaats deze als handtekening.

Succes!


Succes!


Met productieve groet,


Marcel Van Den Berg + Fokke Kooistra
Think Productive NL

De meest populaire Think Productive workshops

Getting Your Inbox To Zero – leer hoe je elke dag je inbox leeg krijgt en tijd over houdt.

“Ik heb gezien dat mensen (zelfs na enkele maanden) een blijvende email structuur houden. Zij ‘leven’ niet meer in de Inbox en houden tijd over voor écht werk.” – Carolien Abrahamse, PwC

Denk Productief! – een bewezen productiviteit-systeem die je meer grip en controle geeft op je dagelijkse to-do lijst. 

“De tijd die je investeert in het organiseren van je werk, die verdien je dubbel en dwars terug. Het voelt van ‘ik ben niet bezig met mijn werk’, maar door het los te laten van je werk kun je veel meer en efficiënter werken erna.” – Alderik Bos, Lift Intermediair