Volgens een recent onderzoek zou 53% van de werknemers hun productiviteit willen verbeteren door middel van technologie. We hebben het tijdens onze workshops vaak over technologie en de rol die het speelt op de werkplek. Verschillende platformen en apps kunnen ons helpen om productiever te zijn, maar ze kunnen ons ook afleiden. Om die reden gaan we de relatie tussen productiviteit en technologie onder de loep nemen. We zullen zien welke tools onze productiviteit een boost kunnen geven en welke tools onze tijd verspillen.
1) Automatiseer Taken
Dankzij technologie kunnen we bepaalde taken die onze tijd opslokken automatiseren. Het versturen van facturen en e-mailcampagnes, het posten op social media, het betalen van rekeningen etc. zijn slechts een aantal van de taken die we hiermee bedoelen. Deze taken moeten gedaan worden, maar we zouden de tijd die we aan deze taken besteden ook kunnen gebruiken om een groot voorstel of een presentatie af te ronden.
2) Overwin Google Chrome
De meeste workshop deelnemers maken dagelijks gebruik van Google Chrome. We kunnen onszelf verliezen wanneer we de nieuwste en de meest opvallende tools uitproberen, terwijl we de tools die we dagelijks gebruiken nog niet eens volledig onder de knie hebben. Google Chrome biedt een heleboel verschillende extensies aan die gebruikers kunnen downloaden. Dit zijn een aantal van onze favorieten:
* Pocket – slaat artikelen, video’s etc. op, zodat je er later naar kunt kijken.
* Dayboard – vervangt het nieuwe tabblad met een dagelijkse todo-lijst die uit 5 items bestaat.
* OneTab – geeft je één tab waar al je huidige open pagina’s op worden weergegeven zodat het er overzichtelijk en niet rommelig uitziet.
* LastPass – bewaard en beheerd wachtwoorden van verschillende toestellen.
* StayFocused – beperkt de hoeveelheid tijd die je aan websites kunt verspillen door tijdlimieten in te stellen en door specifieke pagina’s te blokkeren.
In het artikel ‘Google Chrome Tools waarmee je tijd kunt besparen’ staat een lijst met handige Google Chrome extensies.
3) Tools om na te Denken en Tools om te Organiseren
Er zijn twee verschillende soorten tools die een Productiviteits Ninja in zijn of haar arsenaal moet hebben: tools om na te denken en tools om te organiseren. Omdat de beslissingen die we moeten nemen steeds complexer worden hebben we steeds vaker tools nodig die ons denken kunnen assisteren. Je kunt jezelf op vele verschillende manieren organiseren, maar het gaat erom dat je een zeer goed niveau bereikt en niet een uitstekend of middelmatig niveau. Een productiviteit app moet ons denken en de manier waarop we dingen organiseren ondersteunen en niet overnemen. We hebben om die reden een aantal tactieken gedeeld die ervoor zullen zorgen dat je je wapens als een ware Productiviteits Ninja kunt hanteren. Neem snel een kijkje en probeer ze zelf eens uit!
4) Productiviteit apps
Zoals we al eerder zeiden is het belangrijk dat je je niet laat meesleuren door nieuwe productiviteit apps en tools. Het is vele malen belangrijker dat je tools vindt die bij jou passen en die je helpen om tijd te besparen dan dat je op een dagelijkse basis nog meer tijd verspilt. Think Productive UK heeft om die reden een lijst met productiviteit apps samengesteld. Het gaat hier om apps die ze zelf getest hebben en waarvan ze vinden dat ze hand in hand gaan met de Productiviteits Ninja mentaliteit.
5) Zorg ervoor dat technologie je tijd niet opslokt
Nieuwe apps en tools kunnen voor veel enthousiasme zorgen. Voordat je het weet ben je een hele dag met de instellingen bezig geweest en heb je geen werk kunnen verrichten. Het is belangrijk dat je hier tijd aan besteedt, ze moeten je immers kunnen assisteren, maar zodra je alles ingesteld hebt moet je je systemen kunnen vertrouwen. Je kunt namelijk verslaafd raken aan je telefoon wanneer je je instellingen blijft checken. Plan daarom ook tijd in voor jezelf, zodat je je volledig kunt loskoppelen en een pauze kunt nemen van de digitale wereld en technologie.
Door Hannah Urbanek
Dit is een aangepaste versie van het ‘Productiviteit en Technologie’ artikel van maart 2018.