Zoals we je al in een eerdere blogpost hebben laten zien is een persoon met een vol schema niet per sé productief. Het is daarom niet vanzelfsprekend dat je wanneer je druk bezig bent ook productief bent. Je hoeft het niet druk te hebben om een productief persoon of een Productiviteits Ninja te kunnen zijn.
Om je te helpen een onderscheid te maken tussen de twee hebben we de 5 grootste verschillen tussen een persoon die het druk heeft en een persoon die productief is op een rijtje gezet voor je.
Een persoon die het druk heeft zal een heleboel dingen in zijn of haar dag proberen te stoppen. Een productief persoon zal de lijst inkorten en zal elke taak die een prioriteit heeft op tijd afronden.
Een persoon die het druk heeft geloofd dat ze productiever zullen zijn wanneer ze meerdere dingen aan hun todo-lijst toevoegen. Een productief persoon weet hoe ze moeten prioriteren. Om volledig in controle te kunnen zijn (denk hierbij aan projecten, taken en vergaderingen) zal een Productiviteits Ninja ook zijn of haar wekelijkse review prioriteren. Productieve mensen weten hoe belangrijk het is om een stap terug te nemen, om dingen te herzien en om te prioriteren, terwijl mensen die het druk hebben gewoon blijven doormodderen zonder het grotere geheel in gedachten te houden.
Een persoon die het druk heeft zal elke uitdaging en opdracht aanvaarden. Een productief persoon kiest de meest belangrijke uitdagingen en opdrachten.
Wanneer een persoon het druk heeft betekent dat niet dat ze iets productiefs of iets belangrijks aan het doen zijn. Productieve mensen maken een onderscheid tussen belangrijke en onbelangrijke zaken en ze zullen als een ware Productiviteits Ninja de kunst van het Meedogenloos zijn beheersen en ‘Nee’ zeggen.
Een persoon die het druk heeft zal waarschijnlijk snel afgeleid worden. Een productief persoon heeft een systeem.
Mensen die het druk hebben multitasken vaker en om die reden hebben ze met een heleboel afleidingen te maken. Productieve mensen monotasken en ze hebben systemen die ervoor zorgen dat ze niet gemakkelijk afgeleid raken. In onze ‘Denk Productief’ workshop laten we je zien hoe je meedogenloos kunt zijn en hoe je je eigen aandacht kunt beschermen.
Een persoon die het druk heeft zit vaak achter zijn of haar bureau geplakt. Een productief persoon weet dat het belangrijk is om pauzes te nemen.
Pauzes helpen je om productief en gestimuleerd te blijven. Het is daarom belangrijk dat je gedurende de werkdag geregeld pauzes neemt. Zorg er daarnaast ook voor dat je tijd vrij neemt van je werk zodat je je batterij kunt opladen. We kunnen alleen maar 100% van onszelf op ons werk geven wanneer we tijd voor onszelf nemen; je gezondheid en je productiviteit zullen je er zeer dankbaar voor zijn!
Een persoon die het druk heeft zal je e-mail snel beantwoorden. Een productief persoon zal je misschien wat langer op een antwoord laten wachten.
E-mail en instant messaging zijn niet hetzelfde. Als iets daadwerkelijk belangrijk is zullen mensen je bellen en om die reden hoeven we niet gelijk elke e-mail in onze inbox te beantwoorden. Productieve mensen hebben systemen waarmee ze hun e-mails kunnen verwerken. Mensen die het druk hebben checken hun e-mail aan het begin van de dag en om die reden wordt de rest van hun dag vaak door hun inboxen bepaald. Productieve mensen weten dat een dag op verschillende en veel betere manieren gestart kan worden.
Welke gewoontes ga jij veranderen zodat je een Productiviteits Ninja kunt worden?
Door Chris Richardson
Chris is een journalist, een redacteur en een blogger. Hij schrijft graag, hij leert graag nieuwe dingen en hij ontmoet graag nieuwe mensen. Chris houdt van reizen en sporten en hij speelt graag gitaar. Volg hem via Google+.