Dinsdagtip #52: win tijd door je taken te verouderen

Dinsdag Productiviteitstip #52

Werk verouderen

Het is een bekend financieel advies, vooral aan particulieren: zorg ervoor dat je je geld ‘veroudert’. Dit betekent dat je toekomstige uitgaven al klaar hebt liggen, voordat je deze nodig hebt.

We moesten aan dit advies denken toen een Amerikaanse website ondernemer vorige week in een podcast vertelde dat hij zijn blogs volgens dit principe schrijft: hij wil ze ook verouderen. Hij heeft dus altijd enkele blogs op voorraad. Want, zegt hij: ‘..dan heb ik de rust dat ik marge heb, wanneer ik marge nodig heb.’ Met andere woorden: hij anticipeert toekomstige drukke periodes, waarin hij minder tijd heeft om blog artikelen te schrijven.

Wat kun jij als kennisprofessional hiervan leren?

Welke terugkerende taken in jouw huidige rol kun jij laten verouderen? Kun jij ook een ‘voorraad’ werk klaar hebben, als marge voor drukke periodes? Heb je deze gevonden, creëer dan een terugkerend agendablok, genaamd ‘Vooruit werken’. In dit blok zorg je ervoor dat jij tijdsmarge wint voor je toekomstige zelf.

Een andere manier om tijdsmarge te winnen is om een blok ‘voorbereiding’ te gebruiken, wat je inzet voor taken die langer dan 1 uur duren. Wat je hierin doet, is als het ware de eerste aftrap/kick-off van deze taak uit te voeren, waarin je of a) een overzicht maakt van hoe je de taak zal uitvoeren, of b) al de eerste 10% uitvoert van de taak, zodat je al een start hebt gemaakt. Dit zorgt er ook voor dat je tijdsmarge creëert.

Een blok voorbereiding is heel fijn voor jouw brein, omdat die ‘grote’ taken het liefste wil uitstellen. De reden hiervoor is simpel: je brein wil energie besparen en het uitvoeren van een grote taak kost veel energie. Hierdoor vindt je brein altijd een reden om het niet uit te voeren. Heb je een blok voorbereiding, dan kalmeer je dus je brein omdat het project overzicht heeft en je al de eerste meters hebt gemaakt.

Actie voor jou

  1. Maak een lijst van al jouw terugkerende taken binnen je huidige rol.
  2. Bepaal voor welke van deze taken jij een tijdsmarge kunt creëren.
  3. Plan een blok ‘vooruit werken’ in je agenda, waarin je een voorraad van deze taken creëert.
  4. Voor grotere terugkerende taken, plan een blok ‘voorbereiding’ in je agenda.


Succes!

Met productieve groet,

Marcel van den Berg + Fokke Kooistra

De meest populaire Think Productive workshops

Getting Your Inbox To Zero – leer hoe je elke dag je inbox leeg krijgt en tijd over houdt.

“Ik heb gezien dat mensen (zelfs na enkele maanden) een blijvende email structuur houden. Zij ‘leven’ niet meer in de Inbox en houden tijd over voor écht werk.” – Carolien Abrahamse, PwC

Denk Productief! – een bewezen productiviteit-systeem die je meer grip en controle geeft op je dagelijkse to-do lijst.

“De tijd die je investeert in het organiseren van je werk, die verdien je dubbel en dwars terug. Het voelt van ‘ik ben niet bezig met mijn werk’, maar door het los te laten van je werk kun je veel meer en efficiënter werken erna.” – Alderik Bos, Lift Intermediair