Dinsdagtip #59: de KPI’s van jouw werkdag

Dinsdag Productiviteitstip #59

KPI’s

Twee maanden geleden kwam een boek uit, ‘Measure What Matters’, over het OKR systeem waar o.a. Google en LinkedIn mee werken. OKR staat voor Objectives and Key Results, en is een hele simpele manier om je doelen uit te werken in resultaten en acties. (we schreven hier al eerder over in dinsdagtip #50).

Het boek vinden we goed. De titel vinden we echter fantastisch. Want dit is toepasbaar op alles in het leven. Maar vooral op hoe jij als kennisprofessional jouw werkweek beoordeelt.

Wat zijn jouw belangrijkste getallen?

Als jij aan het einde van de dag thuis komt, dan heb je waarschijnlijk een emotie over hoe de dag is gegaan. Vaak wordt deze emotie bepaald door het aantal (belangrijke) taken dat je hebt afgerond, want afronding vindt ons brein fijn. Wat echter een betere strategie is om je dag te beoordelen, is om een aantal vaste kengetallen of KPI’s hieraan te koppelen. Kengetallen die meten wat JIJ het belangrijkste vindt in een werkdag.
Want laat je een succesvolle dag over aan ‘kans’, aan de waan van de dag, dan is het elke dag een verrassing met welke emotie je thuis komt. Dit is niet fijn, vooral op lange termijn niet. Wat je wilt, is dat je duidelijkheid hebt waar je naartoe werkt.

Een betere oplossing is om duidelijk te hebben wat een perfecte werkdag is – en om dit vervolgens te koppelen aan meetgetallen.

Om dit te doen start je allereerst met een vraag: Wanneer is een dag voor mij een 10? Wat heb ik dan gedaan, gezien? Wie heb ik gesproken? Waar heb ik gewerkt? Etc. Dit kun je overigens ook doen op het niveau van je werkweek – wat jij het prettigste vindt. Maar kies je om je werkdagen te beoordelen, dan is ons advies is om elementen te kiezen die je daadwerkelijk elke dag kunt uitvoeren. Dus niet: ‘ik heb thuis gewerkt’, wanneer jouw organisatie dit maar 1x per week toelaat.

Een voorbeeld van kengetallen / KPI’s voor een Ideale Werkweek:
2 klanten gesproken
1 dag thuis gewerkt
minimaal een uur een boek gelezen over mijn vakgebied
1 focustaak A afgerond (dit is voor elk vakgebied anders uiteraard)

Ritme van uitvoering

Heb je jouw KPI’s bepaald, dan stap 2 om een ritme van uitvoering te vinden. Sommige kennisprofessionals zijn dusdanig volwassen hierin, dat ze het lukt zonder externe hulp. Dit is echter zeldzaam. Wij volgen zelf graag het advies van executive coach Marshall Goldsmith, auteur van o.a. ‘What Got You Here Won’t Get You There’ (aanrader). Goldsmith werkt al jaren met een lijst met KPI’s die bepalen of zijn dag geslaagd is. Hoe hij dit meet is als volgt. Hij belt aan het einde van elke dag met zijn ‘accountability partner’, die ook zo’n lijst heeft. Ze checken vervolgens bij elkaar of ze de KPI’s behaald hebben, zonder uitleg, zonder oordeel. Inmiddels heeft hij enorm veel kennisprofessionals wereldwijd geïnspireerd om ook een KPI checklist en een accountability partner in te zetten.

Dit geeft niet alleen richting aan elke dag. Het geeft ook een ritme van verantwoordelijkheid. Je neemt eigenaarschap over de zaken die belangrijk zijn. Als je dan ook nog eens een ritme vindt waarin je jouw checklist eens per maand/kwartaal/jaar herziet, dan ben je echt op weg richting jouw Ideale Werkweek.

Actie voor jou

  1. Bepaal 2-5 acties die – wanneer uitgevoerd – jouw dag een 10 maken.
  2. Beschrijf deze acties in een haalbare wijze, zodat je ze elke dag simpel kunt ‘afvinken’.
  3. Kies een accountability partner en spreek een ritme af waarin je elkaar checkt op de lijsten.
  4. Evalueer en verander je KPI’s regelmatig.

Met productieve groet,

Marcel van den Berg + Fokke Kooistra

De meest populaire Think Productive workshops

Getting Your Inbox To Zero – leer hoe je elke dag je inbox leeg krijgt en tijd over houdt.

“Ik heb gezien dat mensen (zelfs na enkele maanden) een blijvende email structuur houden. Zij ‘leven’ niet meer in de Inbox en houden tijd over voor écht werk.” – Carolien Abrahamse, PwC

Denk Productief! – een bewezen productiviteit-systeem die je meer grip en controle geeft op je dagelijkse to-do lijst.

“De tijd die je investeert in het organiseren van je werk, die verdien je dubbel en dwars terug. Het voelt van ‘ik ben niet bezig met mijn werk’, maar door het los te laten van je werk kun je veel meer en efficiënter werken erna.” – Alderik Bos, Lift Intermediair