Het probleem is dat iedereen het ‘druk’ heeft. E-mails, vergaderingen, altijd verbonden zijn, een snelle reactie, etc. etc. Werknemers hebben vaak het gevoel dat ze geen vooruitgang boeken omdat ze bij vele verschillende technische platformen en projecten betrokken zijn en daarnaast werken ze ook nog eens in een atmosfeer van permanente verandering en onduidelijkheid. Het gevoel van deze werknemers klopt en het is dan ook precies datgene wat we met onze ‘Denk Productief Workshop’ te lijf willen gaan. De reactie van bedrijven hierop definieert de cultuur van de desbetreffende organisatie en de uiteindelijke impact die hun werknemers zullen hebben.
Ik werk, als Productiviteits Ninja, met de meest en de minst productieve bedrijven in de wereld. Het verschil tussen de twee wordt niet door technologie of de genialiteit van een individu veroorzaakt. Het heeft met de cultuur te maken. Wat bedoel ik met ‘cultuur’? Ik zou ‘cultuur’ definiëren als de ‘samengevoegde gedragingen en gewoonten van de individuen binnen een organisatie die de werkomgeving van elk individu bepalen.’
Sommige organisaties hebben qua productiviteit een verschrikkelijke cultuur en andere organisaties hebben een geweldige cultuur. Wat kunnen organisaties met een verschrikkelijke cultuur doen om hier verandering in aan te brengen? Dit zijn de drie vragen die leiders zichzelf zouden moeten stellen:
1. Hebben we een overvloed aan technologie?
Technologie werd voor een lange tijd gezien als dé oplossing. De gedachtegang was dan ook dat mensen niet de juiste communicatiemiddelen tot hun beschikking hadden als ze zaken niet gedaan konden krijgen. Technologie was het antwoord. Het was goedkoop, uniform en schaalbaar. Hoe kon het falen? Behalve dan dat het wel faalde. Mensen lijken zich steeds vaker voornamelijk met technologie bezig te houden. Ze hadden e-mail. Toen zei iemand; ‘Hmmmm, dat werkt niet, we hebben iets nodig dat sneller is. Hoe zit het met Instant Messenger?’ En toen kwam de IM-cultuur tot stand. Daarna, volgens dezelfde gebrekkige logica, begon iedereen te sms’en. Daarna kwam WhatsApp. Daarna kwam Facebook. Daarna kwam Slack. Iedereen begon zich al snel, op elk moment van de dag, met communicatie bezig te houden. Ze waren de nooit eindigende vereisten voor hun technologische infrastructuur aan het voeden. Het enige wat ze niet deden was: Daadwerkelijk. Werken.
Je moet je mensen bevrijden wanneer ze zichzelf uitputten en wanneer ze de hele dag met verschillende technologische interfaces bezig zijn en weinig tot geen vooruitgang boeken! We kunnen je via onze Email Workshop en onze Denk Productief Workshop laten zien hoe je dat kunt doen.
2. Focussen we ons op het vermijden van fouten of op het genereren van inzichten?
In het boek ‘Seeing What Others Don’t’ heeft Gary Klein het over de spanning binnen organisaties. Deze spanning komt tot stand omdat ze fouten willen vermijden (wat we de ‘nalevingscultuur’ kunnen noemen) en inzichten willen genereren (wat we een cultuur van waardecreatie noemen). Het komt er dus eigenlijk op neer dat het moeilijk is om een cultuur te creëren waar beide zaken gedaan worden. Terwijl het genereren van inzichten moeilijk is, is het makkelijk om een cultuur op te zetten waarbij fouten vermeden worden, omdat het meeste werk door technologie gedaan wordt. Op technologie gerichte omgevingen zijn vooral goed in; naleving, het aanvinken van vakjes, rapporteren en standaardisatie. Het probleem is echter dat sinds mensenheugenis niemand ooit een waardevol inzicht heeft gekregen terwijl ze een vakje aan het aanvinken waren.
Binnen de bedrijven met de minst productieve cultuur is de vraag: ‘Ben je up to date met je Projectbeheer taken?’ in plaats van ‘Wat kun je vandaag doen om je klant een plezier te doen?’
Heb je het gevoel dat je werkomgeving meer gericht is op het vermijden van fouten dan op het genereren van waardevolle inzichten? Je hebt waarschijnlijk gelijk! Maar we kunnen je met behulp van onze ‘Denk Productief Workshop’ daadwerkelijk helpen.
3. Houden we ons bezig met krachtige communicatie?
Naast de voornamelijk op technologie gerichte nalevingscultuur is er nu ook sprake van organisatorische vaagheid; niet bereid zijn om iets direct te zeggen en om een robuust dialoog te hebben. Matthew Crawford praat hierover in het boek ‘The Case for Working with Your Hands – or why office work is bad for us and fixing things feels good’. Omdat ons werk vandaag de dag voornamelijk abstract en onzichtbaar is kunnen we er alleen op een abstracte wijze over praten. Bekijk de zakelijke taakomschrijvingen of de modewoorden in een typisch jaarlijks rapport eens. Of de prevalentie van jargon. Waar het om gaat is dat het heel erg gemakkelijk is om jezelf, vaak voor jaren, te verstoppen binnen een moderne organisatie. Terwijl mensen zich aan het verstoppen zijn verrichten ze alleen maar ‘druk werk’ en geen echt werk.
We kunnen dit vergelijken met een organisatie waar krachtige communicatie en duidelijke doelstellingen er daadwerkelijk toe doen. Situaties waarbij iemand gewond kan raken of dood kan gaan wanneer er gefaald wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bouwvakkers of de infanterie. Dit zijn ‘teams’, geen ‘groepen’. Je kunt je nergens verstoppen. Je bent geschikt of ongeschikt voor de taak en geen enkel zakelijk praatje kan dit feit verdoezelen. De beste organisaties waar we mee samenwerken voelen als teams aan die op taken gericht zijn. Het gaat hier niet om groepen.
We kunnen je helpen als je van jouw werknemers een team wilt maken of nog beter een Productiviteits Ninja team.
Door Matthew Brown