3 voorbereidingen voor een perfecte werkdag

16/1/2019 |

De Noor Roald Amundsen en de Amerikaan Robert Scott waren beiden van plan om als eerste ter wereld de Zuidpool te bereiken. In 1911 bereikte Roald Amundsen dit als eerste. Zijn ‘concurrent’ Robert Scott lukte het enkele maanden later, maar hij overleefde de reis helaas niet.

Extreme voorbereiding maakt het verschil

Beide ontdekkingsreizigers hadden verschillende benaderingen. Robert Scott ging uit van het beste scenario en Amundsen koos voor een extreme voorbereiding.

Scott had voor de reis slechts één thermometer en een ton eten voor 17 man bij zich. Hij bewaarde zijn voorraad voor de terugreis op één plaats en hij markeerde het slechts met een enkele vlag.

Amundsen had zich voor elk mogelijk scenario voorbereid. Hij nam meerdere thermometers met zich mee, drie ton voedsel en hij plantte 20 vlaggen rondom de voorraad voor de terugreis. Roald Amundsen koos voor een extreme voorbereiding terwijl Robert Falcon Scott voor een minimale voorbereiding koos.

Het resultaat was hier helaas naar: het team van Amundsen schreef geschiedenis en kwam heelhuids terug, terwijl het team van Robert Scott tragisch omkwam door vermoeidheid, honger en bevriezing.

Actie voor jou: drie essentiële voorbereidingen voor kennisprofessionals

Wil jij de Roald Amundsen van jouw kantoor zijn? Start dan met de volgende 3 voorbereidingen.

Stap 1: bereid je voorbereidingstijd voor

Dit is een rare zin om te lezen: voorbereiding voorbereiden. Wat het betekent is dit: plan elke dag een tijdsblok in voor je voorbereidingstijd.

Veel kennisprofessionals voeren de voorbereiding en de uitvoering tegelijkertijd uit. Dit is minder efficiënt. Vergelijk het met Robert Scott, hij bereidde zich al reizend voor…

Of je het nu ‘s morgens doet, aan het einde van je werkdag, of ‘s avonds: neem de tijd om je belangrijkste hoog-cognitieve taken voor te bereiden. Moet je een belangrijke presentatie maken? Zet de opbouw dan alvast op 1 slide. Moet je een offerte maken? Open alvast het document en schrijf de laatste pagina.

Stap 2: bereid uitstel voor

Taken nemen vaak meer tijd in beslag – gebruik daarom de kracht van marge. Plan extra marge in voor werkzaamheden of vergaderingen (ervoor en erna).

Ik raad je aan om een marge van 15 minuten aan te houden (voor en na de taak). Deze marge wordt door de meeste kennisprofessionals gehanteerd.

Stap 3: bereid een slechte dag voor

Dit klinkt gek, maar we moeten ons (net als Amundsen) voorbereiden op een slechte dag. Je moet ervan uitgaan dat je zoveel kleine taken en vergaderingen hebt, dat je nergens aan toe komt. Bescherm je dag tegen afleidingen en zet jouw minimale vereiste voor succes op papier: wat moet er minimaal afgerond worden om tevreden te kunnen zijn?

Moet je een grote taak afronden? Schrijf dan op wat de minimale voortgang voor die dag moet zijn. Op deze wijze boek je toch nog vooruitgang.

Implementeer deze tactiek vandaag nog en creëer meer rust in je werkdag!

Heb je zelf nog handige tips en/of leuke trucs? Laat het ons dan weten via @thinkprodNL.

Dit is een aangepaste versie van het ‘3 voorbereidingen voor een perfecte werkdag’ artikel van oktober 2017.

Comments are closed.