Automatiseer je wederkerende taken

Bespaar tijd door je productiviteit te verbeteren! Sommige mensen proberen hun output een boost te geven door lange werkuren te hanteren, terwijl anderen inzien hoe belangrijk pauzes zijn. De laatstgenoemde realisatie is een van de vaardigheden die gemakkelijk via onze time management en productiviteits training ontwikkeld kunnen worden.

Vergeet de tijdbesparende kracht van technologie niet wanneer je je productiviteit wilt verbeteren. Technologie kan de meer alledaagse taken automatiseren, zodat je je meer op de ontwikkeling, de nieuwe mogelijkheden of knagende zaken kunt focussen die al een tijdje op je to-do-lijst staan. Er zijn verschillende innovatieve apps, websites en software mogelijkheden beschikbaar waarmee je je productiviteit thuis of op je werk kunt verbeteren.

Hier zijn een aantal zaken die geautomatiseerd kunnen worden:

Het versturen van facturen
De meeste bedrijven gebruiken een soort van financiële software. Deze software wordt in de meeste gevallen echter niet optimaal benut. Soms kun je de software op zo’n wijze programmeren dat wederkerende facturen automatisch gegenereerd kunnen worden. Op deze wijze kun je een heleboel tijd besparen.

Rekeningen betalen
Stel een automatische betalingsopdracht in zodat bedrijfsrekeningen of huishoudelijke rekeningen automatisch betaald kunnen worden. Het bespaart je tijd en daarnaast voorkom je onverwachte heffingen, omdat je geen betalingen meer zult missen.

Social Media posts posten
Er zijn verschillende online social media managementtools beschikbaar die gratis zijn of waar je voor moet betalen. Dankzij deze planners kun je ver van tevoren, voor verschillende platformen, je social media posts inplannen. De posts worden dan automatisch op de vereiste datum en het vereiste tijdstip gepost. Je hoeft dus niet achter je computer vastgeplakt te zitten en je hoeft ook geen timer in te stellen. Posts kunnen immers gemakkelijk en snel op het meest optimale tijdstip geplaatst worden. Wanneer je posts voor de komende weken binnen één sessie inplant ben je ook nog eens effectief bezig.

Het versturen van e-mails
Soms verstuur je steeds maar weer dezelfde soort e-mails. Dit kan vooral het geval zijn wanneer je vragen van klanten of cliënten moet beantwoorden. Met de meeste e-mailpakketten kun je templates creëren voor specifieke antwoorden, zodat je niet elke keer opnieuw dezelfde e-mail hoeft samen te stellen. Gebruik een template en pas de relevante secties aan voor een snellere reactie. Wil je graag je inbox volledig onder controle hebben? Denk er dan eens over na om een e-mail workshop te volgen!

E-mailmarketing
Het versturen van marketing e-mails of informatieve e-mails naar cliënten en klanten kan een langdurig proces zijn. Je kunt gemakkelijk je e-mails automatiseren wanneer je goede database software en up to date e-mailmarketingsoftware hebt. De mogelijkheden zijn oneindig; je kunt speciale aanbiedingen voor iemands verjaardag versturen of je kunt klanten informeren dat hun service plan geupgradet kan worden. Door de juiste veldgegevens in je database in te voeren kun je voor elk scenario zo’n beetje wel een op maat gemaakte e-mail creëren.

Het invullen van online formulieren
Sommige besturingssystemen hebben dit standaard al, maar zelfs wanneer je software al wat ouder is zijn er apps beschikbaar die dezelfde functie kunnen uitvoeren. Je hoeft nooit meer je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer in te voeren. De informatie die je ingevoerd hebt zal door deze software onthouden worden en het zal het voor je recreëren wanneer je online een formulier moet invullen.

Lichten, Sloten en Verwarming
Met smart homes en kantoren kun je verschillende aspecten van je gebouw via je smartphone beheren. Dit houdt in dat je de temperatuur, de lichten of de sloten kunt automatiseren of gemakkelijk kunt beheren.

Gebruik de technologie die je tot je beschikking hebt en automatiseer je dagelijkse taken zoveel mogelijk. Daarna kun je namelijk bepalen wat je met al die extra tijd gaat doen 😉

Door Tess Pajaron

Leer beter werken: ontvang elke dinsdag een productiviteitstip voor kennisprofessionals
x