Als het gaat over time management en productiviteit denk ik niet dat mensen bewust niet productief zijn. Mensen die aan het einde van de dag het gevoel hebben dat ze niet veel gedaan hebben, zijn zich meestal niet bewust waar het precies in zit dat ze zo weinig gedaan krijgen. Ook als het gaat om je eigen productiviteit geldt: meten is weten. Echte time management gaat dus vooral over weten waar je tijd naartoe gaat. Tijdschrijven is dan een veel gebruikt instrument maar ik ken maar weinig mensen die dat een leuke bezigheid vinden.
Meten is weten
Ongeveer 6 maanden geleden wilde ik zelf meten hoe het zat met mijn productiviteit als ik achter de computer zit. Ik breng de meeste tijd door achter het beeldscherm en wilde weten en meten hoe het zat met mijn productiviteit. Ik gebruik daarvoor een tool: RescueTime. Je installeert een applicatie op je computer en die houdt vervolgens precies bij wat je achter je computer doet. Het overgrote deel van de activiteiten en applicaties die je op de computer gebruikt worden automatisch al gecategoriseerd. ResueTime heeft ook de mogelijkheid om zelf handmatig categorieën toe te kennen.
Hieronder zie je mijn overzicht voor de week van 31 augustus tot en met 6 september:
Deze week heb ik 28 uur en 42 minuten achter mijn computer gezeten. 32% van die tijd is besteed aan Skype, vergaderingen, emailen en plannen. 26% besteedde ik aan de categorie Business (Evernote, Office en webapps voor bedrijfsvoering) en 10% aan leren en onderzoek. De ‘productivity pulse’ was mooi boven de 80%.
Voor mezelf heb ik gedefnieerd hoe een ‘ideale week’ eruit moet zien. Bij deze week was het percentage ‘Communication & Scheduling’ eigenlijk te hoog. Maar als ik in mijn agenda kijk zie ik dat er vrij veel Skype afspraken in die week gepland waren. Maar soms zie ik ook dat ik eigenlijk veel te veel tijd in mijn email programma bezig ben geweest.
Resultaten en verbetering
Uit zo’n overzicht kun je een aantal opvallende dingen halen. Zo zie je dat ik zondag helemaal niet achter de computer heb gezeten en op dinsdag maar kort. Op zondag werk ik bijna nooit achter mijn computer en op dinsdag gaf ik een open workshop in Nieuwegein. Dat was een buitengewoon productieve dag, maar niet achter de computer.
Door 1 keer per week mijn Dashboard door te nemen weet ik of de week verlopen is zoals ik graag wil. En als dat een keer niet het geval is dan kan ik tijdens het doornemen van mijn Wekelijkse Checklist acties in gang zetten voor verbetering.
Ik heb een hekel aan tijdschrijven vooral omdat het zoveel tijd kost. Maar deze manier van automatisch meten helpt me op het jusite spoor te blijven. Of om er weer op te komen natuurlijk.
Wil jij je time management verbeteren? Download rescuetime gratis en begin vandaag nog met meten!