Email kan één van de grootste hindernissen zijn die in de weg staan om productief te zijn vandaag de dag. Ik wil daarom kijken naar de dingen die je zelf doet om email makkelijker te maken voor anderen en de dingen die anderen doen waardoor het voor jou zo vervelend is. Het draait uiteindelijk om de cultuur in teams en organisaties en wat jij kunt doen om dat te verbeteren.
Iedereen krijgt de email die hij verdient
De manier waarop wordt omgegaan met email zegt heel veel over de cultuur binnen een organisatie. Er bestaan grote verschillen tussen organisaties; de ene organisatie is totaal afhankelijk van email, andere gebruiken 
email vooral als middel om zaken op te volgen en doen hun best om zo min mogelijk vanuit hun inbox te werken. Er zijn organisaties waar het de norm geworden is om continue verbonden te zijn via de smartphone. 24 uur per dag 365 dagen per jaar en er zijn organisaties waar het idee van het sturen van email op zaterdag als belachelijk wordt gezien.
Wat de email cultuur binnen jouw organisatie ook is, er zijn altijd dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat het voor iedereen makkelijker en plezieriger wordt. Het leuke is dat als jij zelf op een andere manier met email omgaat er grote kans is dat anderen ook anders met jou gaan communiceren en er langzamerhand een gezondere email cultuur ontstaat.
Een betere email omgeving begint bij jezelf
Moedig gesprekken over dit onderwerp aan en maak daarbij gebruik van de kennis en ervaring van je collega’s of team. Je zult versteld staan hoe veel beter en productiever email gebruikt kan worden! Je kunt de volgende vragen gebruiken als houvast om dit te bespreken tijdens de lunch of in een speciaal daarvoor geplande korte workshop.
1. Wat herken je bij jezelf en bij anderen als slechte email gewoontes?
2. Wat zie je bij jezelf en anderen wat het afhandelen van een email door de ander makkelijker maakt?
3. Welke drie vormen van email gedrag zou je graag anders willen zien?
4. Welke basisregels zou je gezamenlijk kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat dit ook echt gaat gebeuren?
5. Wanneer en hoe ga je het resultaat hiervan meten en met elkaar bespreken?
Wil jij een begin maken met het veranderen van de email cultuur in jouw organisatie? Plan dan nu een afspraak in van een half uur met 4 collega’s om bovenstaande vragen te bespreken.
Succes en we horen graag je ervaringen!