*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
Onopgeloste zaken en keuzes zijn funest voor jouw werkgeluk
Alles wat je brein ziet en hoort, wordt geëvalueerd en beoordeeld.
Bovenstaande zin is zó belangrijk om te beseffen, omdat het bepaalt hoe vermoeid en gelukkig jij thuis komt.
Waarom?
Omdat het aantal evaluatie- en beslissingsmomenten jouw brein uitput – vooral als het onderwerpen betreft:
a. met een onopgeloste taak
b. met een sterke emotie
Lees verder..
De oorzaak van een uitgeputte dag
Zodra je brein ongeopende e-mails ziet, interpreteert het deze als onopgeloste taken. En als er iets is waar je brein onrustig van wordt, zijn het onopgeloste taken waarvoor jij verantwoordelijk bent.
Ga maar eens na, wanneer jij je ongelukkig of gestrest voelt: de kans is vrijwel 100% dat de oorzaak ligt bij een taak die jij (nog) niet hebt uitgevoerd, maar waar je wel verantwoordelijkheid voor hebt genomen.
Het kan nog erger: wanneer de onopgeloste taak emotie bevat.
Bijvoorbeeld, een taak die belangrijk zal zijn in het beoordelen van jouw functioneren (wat invloed heeft op je promotiekansen). Of een taak die bepaalt hoe een belangrijke klant jou beoordeelt.
Wanneer er een sterke emotie aan gekoppeld is, zal een onopgeloste taak jouw brein nog meer stress en emoties van onbehagen geven.
Resultaat = ‘s avonds uitgeblust en onbevredigd thuis komen.
De oplossing: minimalistisch werken
Minimalisme is een geweldig concept. Wil je er meer over lezen, raad ik aan om de blogs becomingaminimalist.com en theminimalists.com te lezen. Wat ik mooi vind aan minimalistisch leven, is dat het de beslissingsmomenten van je brein minimaliseert, zodat je rust krijgt en focus.
Minimalisme op het werk: zo begin je
Een eerste stap om minimalisme te introduceren in je werkritme is het aanpakken van je aanwezigheid in je e-mail Inbox. Zorg ervoor dat je maximaal 3-5 x je e-mail checkt en verwerkt.
Een tweede stap is om je Inbox helemaal leeg te hebben aan het einde van de dag. Dit doe je door met een duidelijke mappenstructuur te werken. De meest ideale die wij bij Think Productive hanteren is de volgende:
@Actie: hier plaats je alle ontvangen mailtjes waarop een antwoord of een andere actie moet volgen, waarbij de actie je meer dan twee minuten kost (anders voer je hem direct uit!)
@Lezen: alle e-mails waar je later je ogen overheen wilt laten gaan, in plaats van het meteen door te lezen.
@Wachten: alle e-mails waarvoor je nog wacht op iemand anders die iets moet doens
Archief: alle e-mails die niet in bovenstaande geplaatst hoeven te worden en waar je geen directe actie op zult uitvoeren. Deze laatste is de gouden map waardoor jouw e-mail Inbox elke dag leeg kan zijn.
(*we hebben een @ voor de naam gezet omdat het op alfabetische volgorde wordt gestructureerd)
Het opschonen van je Inbox betekent effectief:
· e-mails beantwoorden wanneer het <2 minuten duurt
· e-mails verschuiven naar de juiste mappen
· taken die in een to-do app verwerkt moeten worden, daar plaatsen op de juiste plek.
· rigoureus zijn in het verwijderen van je e-mails, en het verplaatsen naar je archief.
Het resultaat: kalmte en rust
Kalmte en rust, wie wil dat niet. Het liefste elke dag.
Dit kan met het minimaliseren van de beslissingsmomenten van je brein. Start hier vandaag nog mee:
· minimaliseer het aantal keren dat jij je e-mails checkt
· vraag je collega’s om jou zo min mogelijk in de CC te zetten
· vraag je collega’s om niet elke vraag te mailen, maar meerdere vragen tegelijk
· vraag je collega’s om elke e-mail te starten met a) wat het onderwerp is, b) wat er van jou wordt verwacht
· houd je Inbox leeg
· stel je e-mail programma in dat sommige afzenders standaard in de juiste map terecht komen
Dank voor het lezen
Ik hoop dat het een waardevolle tip voor je was. Als je toevoegingen hebt hierop, dan hoor ik het graag.
Voor nu wens ik je in ieder geval succes om met deze tactiek meer rust te creëren in je werkdag.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.