Heb je wel eens dat je een beslissing moet nemen of ergens over na moet denken, maar geen ruimte voelt in je hoofd om dat te doen? Er gebeurt iets onverwachts in je project en hoewel je weet dat je even een halfuurtje rustig moet gaan zitten om goed na te denken wat je er het beste aan kunt doen, kom je daar niet aan toe. Er zijn talloze andere zaken die in je hoofd rondspoken die je niet moet vergeten en die voor zoveel onrust in je hoofd zorgen dat je geen mentale ‘bandbreedte’ meer over hebt om na te denken.
Het nemen van goede beslissingen lukt het beste als je de tijd en ruimte kunt vrijmaken om rationeel en op een intelligente manier ergens over na te denken. Beslissingen genomen tijdens momenten van paniek en 
onrust zijn zelden de beste. Een Ninja realiseert zich dat en blijft onder alle omstandigheden rustig en kalm en laat zich niet gek maken. Het is misschien moeilijk voor te stellen, maar het is absoluut mogelijk om duizend en één dingen te doen te hebben en toch totaal ontspannen en kalm te blijven. Hoe doe je dat?
Er zijn vijf basisprincipes die ervoor zorgen dat je onder alle omstandigheden kalm en rustig kunt blijven.
- Gebruik je hoofd niet om dingen te onthouden maar houd alles bij in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd. Zorg dat je niet wordt afgeleid of stress ervaart door dingen die je zou kunnen vergeten. Dit doe je door een ‘Tweede Brein’ te gebruiken als plek waar al je taken en herinneringen in zijn opgeslagen. Je hoofd is geschikt om over dingen na te denken, niet om aan dingen te denken.
- Zorg voor een betrouwbaar systeem. Je moet er 100% op kunnen vertrouwen dat de systemen die je gebruikt – welke dat ook zijn – volledig, actueel en toegankelijk zijn. Het kan juist extra stress opleveren als je niet zeker weet of alles wat je nog moet doen en niet moet vergeten wel goed in je systeem staat. Regelmatig nadenken over hoe je werkt en je systemen gebruikt helpt om beter over je werk zelf na te denken.
- Temper je verwachtingen. Nee echt, serieus. Realiseer je dat je nooit alles gedaan krijgt. Dat kan vandaag de dag niet meer. Als je volledig overzicht hebt over alles wat er speelt in je werk kun je de bewuste keuzes maken over wat je wel en niet doet.
- Houd je lichaam in goede conditie. Dit zorgt er niet alleen fysiek voor dat stress wordt verminderd, maar zorgt er ook voor dat je hersenen voldoende concentratie en energie hebben om beter na te denken en beslissingen te nemen. Een gezonde geest in een gezond lichaam dus.
- Zorg dat je goed voorbereid en georganiseerd bent. Sommige mensen hoor ik wel eens zeggen dat ze te druk zijn om georganiseerd te zijn. Maar als je een periode van ‘flow’ ervaart en lekker bezig bent, is het laatste waar je op zit te wachten dat je zaken die je nodig hebt op dat moment, belangrijke informatie bijvoorbeeld, niet kunt vinden omdat je niet goed georganiseerd bent. Perfectie is niet het doel, maar jezelf aanleren om een bepaalde mate van voorbereiding en organisatie vast te houden maakt het waarschijnlijker dat je vaker heerlijk in flow kunt werken.