Hoe lang duurt het voor jij gemiddeld op een email bericht reageert? Misschien een lastige vraag om te beantwoorden… Wetenschappelijk onderzoek naar het gebruik van email door Professor Thomas Jackson – ook wel bekend als Dr. Email – laat zien dat 85% van de emails binnen 2 minuten na ontvangst worden beantwoord. 70% van de berichten zelfs binnen 6 seconden (!)…
Email was ooit bedoeld om ervoor te zorgen dat mensen konden communiceren op een manier en tijdstip waarbij ze niet tegelijk beschikbaar of aanwezig hoefden te zijn zoals bij bellen of vergaderen wel het geval is. In de 
praktijk blijkt helaas dat email zo niet wordt gebruikt. Soms wordt email meer als ‘Direct Message’ of chatfunctie gebruikt.
Volgens het onderzoek is email minder verstorend dan een telefoontje. Toch veroorzaakt het wel veel onderbrekingen waar je als medewerker steeds van moet ‘herstellen’. Je bent aan het werk in een programma of document en plotseling krijg je een melding dat er een email is binnengekomen. Er verschijnt een pop-up, je ziet een envelopje in de systeembalk of je hoort een geluidje. De meeste mensen gaan dan direct naar hun inbox om te kijken – en vaak ook meteen beantwoorden. Daarna kost het weer tijd om terug te gaan naar wat je aan het doen was.
Jackson en zijn collega’s geven in het onderzoek 5 aanbevelingen voor minder email onderbrekingen:
1. Zet meldingen uit. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt op het moment dat een email binnenkomt. Hoe vaak is het echt nodig om direct te antwoorden?
2. Vermijd emails naar iedereen – wees zeker voorzichtig met ‘reply-to-all’. Met andere woorden wees selectief in wie je het bericht stuurt.
3. Stel email zo in dat je snel berichten kunt scannen om te bepalen of je er iets mee moet. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door het leesvenster aan te zetten.
4. Zorg ervoor dat email niet vaker dan om de 45 minuten wordt binnengehaald. Je kunt dit in de meeste programma’s zelf instellen. Ons advies gaat nog verder: zet automatisch verzenden en ontvangen uit en plan een aantal vaste momenten per dag om je email te verwerken.
5. Organiseer training voor medewerkers om email beter te gebruiken. Denk aan onderwerpen als: indelen van je inbox, prioriteiten bepalen, regels gebruiken, beter emails schrijven enz.
Deze laatste hebben wij niet zelf verzonnen, maar we zijn het er uiteraard helemaal mee eens! Van al onze workshops zijn er twee speciaal gericht op het gebruik van email: Getting Your Inbox to Zero en Email Etiquette.
Wil jij weten hoeveel het gebruik van email jouw organisatie kost en hoeveel je kunt besparen door training? Gebruik deze email calculator van Professor Thomas Jackson.
Lees hier het hele onderzoek van Thomas Jackson.
Succes!
Photo credit: Stewf / Foter / CC BY-NC-SA