Dit artikel is een mini-manifesto tegen het obsessieve ‘Inbox-Check-Syndroom’, waar veel kennisprofessionals aan lijden. Uiteraard geef ik je ook een oplossing voor dit syndroom.
Het Inbox-Check-Syndroom
Als ik een grove inschatting doe over het aantal keren dat een gemiddelde kennisprofessional zijn of haar email Inbox checkt of ‘refresht’, dan zou ik zeggen: meer dan 30 x per werkdag.
Als we hier rationeel over nadenken (we zijn immers kennisprofessionals), neigt dit naar obsessief-compulsief gedrag, wat vergelijkbaar is met het continu checken van je Whatsapp en Facebook feed op je telefoon.
Zie dit als je brein’s ‘obsessieve ritme’: jouw brein heeft meerdere malen per dag een vast ritme van opeenvolgende handelingen, bijvoorbeeld na het opstaan, of in de supermarkt, of tijdens het sporten.
Voor dit obsessieve ritme hoeft je brein 0,0 mentale moeite te doen – het zit na al die jaren diep opgeslagen in je brein.
Veel mensen herkennen dit vast aan hun telefoongedrag – hun mentale ritme ziet er als volgt uit:
- Pak telefoon
- Check Whatsapp
- Check Facebook
- Check LinkedIn
- Check nieuws
- Rinse & repeat
Maar wacht even…..ik doe dat ook, maar is dit obsessief?
Als je hieraan twijfelt, wil ik je uitnodigen om de beschrijving van Obsessieve-compulsieve stoornis te lezen (Wikipedia):
‘OCS komt in verschillende vormen voor, maar het meest voorkomende kenmerk is een obsessieve drang om bepaalde handelingen uit te voeren, die rituelen worden genoemd. De OCS-patiënt voert deze handelingen (compulsies) uit als reactie op dwangmatige gedachten. Voor anderen lijken deze handelingen overbodig en zij hebben ook geen oog voor de details, maar voor de patiënt zijn deze handelingen van vitaal belang en moeten ze volgens een bepaald patroon worden uitgevoerd om vermeende nadelige gevolgen te voorkomen.’
Herkenbaar?
Tijdens onze workshops geven de deelnemers vrijwel unaniem aan dat ze 1 of meer obsessieve ritmes hebben gedurende de dag, en (h)erkennen dat ze op obsessieve wijze hun email Inbox checken.
Het obsessieve checken van je Inbox – met alle negatieve gevolgen van dien:
- Zinloos tijdverlies
- Zinloos concentratieverlies
- Continu stress vanwege alle onopgeloste taken in je Inbox
- Continu stress vanwege alle onbeantwoorde conversaties in je Inbox
Jouw brein vindt de stress van ‘losse eindjes’ niet prettig.
Sterker nog, het vergt voor je hersenen veel capaciteit en wilskracht om deze losse eindjes te negeren, waardoor je weinig vrije mentale ruimte hebt om op je hoogste niveau te presteren (of om te ontspannen).
Het resultaat is duidelijk en herkenbaar, want dit ervaren we allemaal veelvuldig tijdens onze werkdagen waar we onze Inbox steeds checken: dit is het onbehagen gevoel van falen, druk en stress, waarbij we ook nog eens de belangrijkste werkzaamheden niet de volledige aandacht kunnen geven die zij verdienen.
Wat op zijn beurt ook weer kan leiden tot een gevoel van falen en stress..
Op naar de oplossing!
Stap 1: start een email mappenstructuur
Het moge duidelijk zijn: om te presteren (en te ontspannen) als kennis professional heb je vrije mentale ruimte nodig.
Dit is exact de reden waarom wij bij Think Productive verkondigen dat een kennisprofessional pas écht kan presteren wanneer zijn Inbox leeg is.
Klinkt een lege inbox te mooi om waar te zijn?
Dat zeggen onze workshop deelnemers ook voordat ze beginnen. Echter, na slechts 30 minuten werken met een mappenstructuur werken sommigen al duizenden emails weg. Wil je dit ook voor elkaar krijgen, dan raad ik je aan om morgenochtend te starten om de volgende mappenstructuur in te richten:
@Actie: hier plaats je alle ontvangen mailtjes waarop een antwoord of een andere actie moet volgen, waarbij de actie je meer dan twee minuten kost (anders voer je hem direct uit!)
@Lezen: alle emails waar je later je ogen overheen wilt laten gaan, in plaats van het meteen door te lezen.
@Wachten: alle emails waarvoor je nog wacht op iemand anders die iets moet doen.
Archief: alle emails die niet in bovenstaande geplaatst hoeven te worden en waar je geen directe actie op zult uitvoeren. Deze laatste is de gouden map waardoor jouw email Inbox elke dag leeg kan zijn.
(we hebben een @ voor de naam gezet omdat het op alfabetische volgorde wordt gestructureerd in veel email programma’s)
Heb je deze mappen ingericht, dan kun je starten met het structureren van je dagelijkse email en het legen van je Inbox!
Stap 2: gebruik hulpmiddelen om UIT je Inbox te blijven
Heb je dit uitgevoerd, dan raad ik je tenslotte aan om het aantal keren dat jij je Inbox checkt drastisch te reduceren.
Dit zou nog wel eens de beste keuze zijn die jij kunt maken qua productiviteitsverbetering.
Bij Think Productive raden we aan niet vaker dan 2-3x je Inbox te checken per dag – ongeacht je functieniveau of je werkzaamheden. Plan deze check momenten ook vooral niet in tijdens je mentale piekuren (je scherpste momenten van de dag) – deze gebruik je namelijk voor je hoog-cognitieve werkzaamheden, niet voor het ordenen en scannen van je email Inbox.
Er zijn genoeg hulpmiddelen die je helpen om je Inbox minder te checken. Zo helpt het al enorm om in Outlook je openingsscherm te veranderen van Inbox naar Agenda. Of je zet simpelweg je notificaties uit!
Voor Gmail gebruikers raad ik aan om de gratis Chrome extensie Inbox When Ready te gebruiken.
Samenvattend
Zodra je gedurende de dag 2-3 x de tijd neemt om je email inbox leeg te maken én de opdrachten in de juiste mappenstructuur brengt, dan pak je snel 1-2 uur van je werkdag terug.
Bovendien zul je snel merken dat je ‘s avonds weer tijd hebt om je te focussen op je privézaken en -relaties. Zonder steeds gestoord te worden door je zeurende stemmetjes en losse eindjes.
Het wordt tijd dat we de Inbox van elke kennis professionals leeg krijgen. Doe je mee?