*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
Waarom werken we eigenlijk 8 uur per dag?
De meeste werkgevers verwachten van hun medewerkers dat ze 8 uur per dag werken, met een (half) uur pauze.
Als je enigszins interesse hebt in productiviteit en efficiëntie, dan heb jij (net als ik) jezelf ongetwijfeld een keer afgevraagd: hoe zijn wij als collectief ‘werkende groep mensen’ er eigenlijk bij op gekomen dat 8 uur het beste is? Waarom werken we niet 5 uur per dag (zoals het bedrijf Tower onlangs succesvol heeft geïmplementeerd)?
Het antwoord op deze vraag is te vinden in de 18e eeuw, tijdens de industriële revolutie. Tijdens deze periode waren fabrieken continu bezig om 24/7 bemanning te hebben, waarbij 10-16 uur per dag werken de norm werd (!).
Gelukkig hield deze norm geen stand – het was Robert Owen die een campagne startte voor de 8-urige werkdag. Zijn slogan was “Eight hours labor, eight hours recreation, eight hours rest.”
Uiteindelijk was het niet Robert Owen maar Henry Ford die de credits kreeg; hij besloot dat de 8-urige werkdag de norm werd voor zijn gehele organisatie. Wat Ford zich waarschijnlijk niet realiseerde, is dat dit de standaard zou worden voor generaties na hem, ongeacht de industrie (of continent!).
Is het tijd voor verandering?
Ik ben van mening dat je jezelf niet bezig moet houden met de vraag of de werkdag van 8 naar 6, of van 8 naar 5 uur zou moeten. Ten eerste omdat je daar op korte termijn weinig verandering in zal zien (hoogstwaarschijnlijk), en ten tweede omdat jij jezelf een veel betere vraag te stellen hebt.
De échte vraag die jij jezelf moet stellen is namelijk de volgende: Hoeveel FOCUS uren heb ik tijdens mijn werkdag?
Kortom, in plaats van bezig te zijn met het managen van je uren (tijd), zou jij jezelf moeten focussen op het managen van je energie. We zeggen bij Think Productive dan ook altijd dat aandachtsmanagement een veel belangrijker thema is dan time-management.
Je hebt heel weinig focus uren: zet ze verstandig in
Er is inmiddels veel onderzoek gedaan naar het aantal uren per dag dat een kenniswerker écht productief is; kortom de periode dat hij/zij onafgebroken gefocust aan het werk is.
De meeste onderzoeken tonen aan dat deze periode slechts 2, max 3 uur per dag is.
Je leest het goed: je hebt veel minder focus-uren in je werkdag dan de 8 uur dat je aanwezig moet zijn.
‘Zinloze’ werkzaamheden
Waarschijnlijk herken je dit – er zijn namelijk heel veel ‘zinloze’ werkzaamheden die we uitvoeren gedurende de dag, waardoor je aan het einde van de dag enige teleurstelling hebt over wat je daadwerkelijk hebt geproduceerd.
Volgens het ‘Bureau Of Labor Statistics’, naar aanleiding van een onderzoek naar 2000 kenniswerkers, zijn dit de meest populaire ‘onproductieve werkzaamheden’:
- Het lezen van artikelen op internet
- Checken van social media
- Praten over niet-werk-gerelateerde zaken
- Zoeken naar een andere baan
- Rookpauzes
- Bellen/appen naar vrienden
- Koffie/thee pakken
- Eten/snacken
Indien je jezelf realiseert dat je teveel tijd kwijt bent aan 1 van deze 8 activiteiten, raad ik je aan om met een collega af te spreken om dit gezamenlijk te minimaliseren.
Niet alleen dat – ik zal je nu ook een oplossing geven om je overige uren zo efficiënt mogelijk te benutten. Waarbij het (zoals altijd!) begint met het plannen.
De oplossing: match je focus uren met focus werkzaamheden
STAP 1: weet je flow
Stap 1 voor jou is om een week lang – tijdens óf aan het einde van de dag – voor jezelf op te schrijven op welk specifiek moment je het meest productief was. Kortom: wanneer vloog de tijd voorbij en was je in een mentale ‘flow’?
(Bij Think Productive noemen we deze flow proactieve aandacht)
Schrijf deze elke dag op, en je ziet na enkele dagen al een patroon – je flow zal elke dag rond hetzelfde tijdstip zijn. De meeste mensen hebben 2 tot 3 piekmomenten van 1 to 1,5 uur per dag; die van mij zijn bijvoorbeeld (???)
STAP 2: splits je werk
Stap 2 is om je werkzaamheden in jouw to-do lijst op te splitsen in ‘hoog-cognitief’ vs ‘laag-cognitief’, of ‘hoog-denkwerk’ vs ‘laag-denkwerk’.
Bijvoorbeeld: een gedetailleerde projectplanning maken is hoog-cognitief; je declaraties invullen is laag-cognitief.
STAP 3: match je flow met je werk
Stap 3 is om je hoog-cognitieve taken te matchen met je cognitieve piekuren. Plan dus elke dag de 2-3 belangrijkste hoog-cognitieve taken tijdens je cognitieve piekuren / je proactieve aandacht. Op die manier bereid je de dag optimaal voor op een maximale output. Je maakt namelijk op de beste manier gebruik van jouw mentale piek, waarbij je zelf in controle bent hoe je deze uren inzet.
Tenslotte: maak jezelf trots
Ik noemde boven het artikel de missie van Think Productive: we willen kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.
Wanneer jij jezelf beseft dat je slechts 2-3 cognitieve piekuren hebt, zorg er dan voor dat je tijdens deze piekuren geen ‘kleine’ taken uitvoert. Natuurlijk voelt het snel uitvoeren van kleine taken super prettig; je vinkt namelijk heel snel je to-do lijst af.
Echter, wanneer je dit doet en je piekuren zijn afgelopen, staan de meest zware cognitieve taken nog op je lijst! En je raadt het al: je hersenen hebben natuurlijk weinig zin en energie om deze uit te voeren wanneer je aandacht en focus niet optimaal is. Hierdoor kom je in een soort van vicueze uitstel-cirkel terecht.
Aan de andere kant, wanneer jij je dag zo weet te managen dat je jouw piekuren optimaal benut, dan zit je elke avond thuis met een trots en voldaan gevoel. Je hebt dan namelijk de zekerheid dat je in ieder geval 2-3 uur super productief hebt gewerkt aan je grote taken.
Ik hoop dat deze tip waardevol voor je is geweest.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.