*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
Rollen zijn belangrijk!
In ons leven vervullen we veel verschillende rollen. Zo veel, dat we het bijna niet meer kunnen bijhouden:
- rol van medewerker
- rol van ouder
- rol van vriend
- rol van echtgeno(o)t(e)
- rol van voetballer (of welke sport je ook beoefent)
- rol van zoon/dochter
- rol van kleinzoon/-dochter
- etc.
En dit is nog lang niet alles. Want binnen deze rollen heb je nog sub-rollen.
Ga maar na: als ouder kun je de rol vervullen van beschermer, verzorger, aanjager, sporter, klusjesman, etc.
En dit geldt ook binnen je vriendschappen: hier kun je ook andere rollen vervullen als adviseur, bemoediger, intellectueel, gezelligheidsvriend, etc.
Johan Cruijff zei altijd: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt.’ En dit geldt zeker voor rollen. Want wanneer jij doorhebt welke sub-rollen jij kunt vervullen binnen een rol, dan is het makkelijker (en efficiënter!) om je aandacht hierover te verdelen en de rol ‘glansrijk’ te vervullen.
Waarom herkennen we dit onderscheid niet op ons werk?
Veel kennisprofessionals gaan dagelijks aan het werk zonder zich te beseffen dat ze meerdere rollen hebben. Dit is jammer, want als je het meeste uit je werkdag wilt halen dan is het essentieel om je bewust te zijn van de vereisten van elke rol.
En met vereisten bedoelen we bij Think Productive: hoeveel aandacht de rol nodig heeft.
Want wanneer je dit besef voor elke rol hebt, kun je jouw dag perfect inplannen – zodat je binnen elke rol optimaal presteert.
De belangrijkste rollen in jouw functie: de baas-rol en medewerker-rol
Als je kijkt naar jouw werk als kennis professional, dan zijn er twee rollen waar je rekening mee moet houden.
Dit geldt voor ALLE kennis professionals, ongeacht je functie.
Deze rollen zijn de baas-rol en de medewerker-rol:
Baas-rol
Je bent baas over je eigen werk. Hierbij los je zaken op als wie ga je bij de taken betrekken, hoeveel moet ik aanleveren, heb ik genoeg achtergrondinformatie, wanneer moet ik hier een besluit over nemen, moet ik hiermee doorgaan of stoppen, etc. Kortom: het nadenken over en het nemen van beslissingen is jouw baas-rol. Het is de persoon die informatie vangt en vervolgens beslist wat te doen met deze informatie.
Medewerker-rol
Je bent de uitvoerende. Deze rol is een stuk duidelijker: het zijn alle werkzaamheden die tot een directe output leiden, zoals het schrijven van een rapport, het schrijven van emails, maar ook het (her-)organiseren van alle informatie.
Om het simpel te onthouden: de baas-rol is vaak het voorbereidende werk dat veel cognitieve capaciteit vereist. De medewerker-rol is het uitvoerende werk.
En zoals Benjamin Franklin ooit eens wijs opmerkte: ‘Failing to prepare is preparing to fail.’
Voorbeeld:
Hoofdrol (functie):
- HR manager
Sub-rol BAAS:
- Voorbereiden van jaarplan 2018 op het gebied van learning & development
- Keuze maken voor nieuwe performance management software
- Signaleren van knelpunten in de uitvoering, ter rapportage van directie / RvB
Sub-rol MEDEWERKER:
- Uitwerken van jaarplan 2018 op het gebied van learning & development
- Implementeren van nieuwe performance management software
- Uitwerken van advies over knelpunten, ter rapportage van directie / RvB
Maak jij deze fout?
De meeste kennis professionals maken de fout dat ze de twee werkzaamheden die bij de rollen horen door elkaar uitvoeren, de hele dag lang. Hierbij switchen ze de gehele dag van baas naar uitvoerende, van uitvoerende naar baas, etc., etc.*
Dit heen-en-weer schakelen kost veel energie en bovendien doe je veel zaken dubbel en halfbakken.
Het gevolg is dat alle uitvoerende werkzaamheden en organisatorische/denk/plan werkzaamheden door elkaar lopen en is er geen 100% helderheid wanneer je iets moeten doen: al je prioriteiten lopen door elkaar!
Hoe frustrerend (en herkenbaar) is dat?
Bedenk jezelf goed: als jouw projecten bestaan uit allemaal ‘open loops’, dan zal je brein dit als continu stress ervaren. Je brein wil namelijk duidelijkheid en afronding.
De ideale oplossing: splits je rollen
De beste en makkelijkste manier om te starten, is om de voorbereiding van belangrijke taken in te plannen.
Oftewel: maak een to-do van je voorbereiding.
Hoe ziet dit eruit?
Heel simpel: maak een to-do van je voorbereiding en creëer er ruimte voor in je agenda. Maak 30-60 minuten vrij om de belangrijkste en gefocuste werkzaamheden VOOR TE BEREIDEN.
Dit doe je in drie stappen:
- Maak een grove ‘outline’ of planning van de taak
- Maak de allereerste stap
- Mail mensen waar je iets van nodig hebt of die iets van jou nodig hebben voro deze taak.
That’s it.
Dit is niet veel werk qua tijd (30-60 min. maximaal), maar het zorgt er wel voor dat je jouw allerbeste baas ooit bent. En een enorme spanning hebt weggehaald uit je brein. Mentale rust – wie wil dit niet?
Concreet voorbeeld (voorbereiding van je taken en rollen)
Stel je voor dat je een belangrijke offerte moet schrijven. Dit is een taak die veel kenniswerkers uitstellen – het maakt je al vermoeid wanneer je er over denkt..
Wat als je vroeg in de ochtend 20 minuten in plant en het volgende doet:
- een ‘outline’ van de offerte in grove opzet maakt (wat zijn de onderdelen, wat moet er in de introductie, wat zijn de prijzen, etc.)
- het document alvast aanmaakt en opslaat in de juiste map
- de outline mailt naar je collega en vraagt of ze toevoegingen heeft
Met hoeveel rust denk je dat jouw werkdag begint, wanneer jij het ‘opeten van die kikker’ (offerte) al zo goed hebt voorbereid? En hoe prettig is het voor jouw ‘uitvoerende-IK’, wanneer die kan starten met een gespreid bed?
Bedenk eens wat deze opsplitsing van denk- en doewerk voor jouw productiviteit (en werkstress) zou betekenen?
Dank voor het lezen
Ik hoop dat het een waardevolle tip voor je was. Als je toevoegingen hebt hierop, dan hoor ik het graag.
Voor nu wens ik je in ieder geval succes om met deze tactiek meer rust te creëren in je werkdag.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.