Vele mensen kennen de valkuil van het ‘nog even snel mijn e-mail checken’. 2 Uur later scrollen ze nog steeds door hun e-mail heen, terwijl ze die tijd eigenlijk hadden moeten gebruiken om een andere taak af te ronden.
Mensen plannen vaak vaste tijden in gedurende de dag voor e-mail. Deze methode vereist echter wel dat je mensen binnen en buiten je organisatie laat weten wanneer ze een antwoordt van je kunnen verwachten. Deze methode is niet voor iedereen weggelegd, maar er zijn andere manieren om te voorkomen dat je door ‘het zwarte gat’ van e-mails wordt opgeslokt.
Grace Marshall, een Productiviteits Ninja van Think Productive UK, raadt de ‘Wanneer-Dan’ strategie aan voor e-mails. ‘Wanneer’ hoeft niet noodzakelijk een vastgestelde tijd te zijn, het kan namelijk ook een actie zijn die voltooid moet worden voordat je in je inbox duikt, bijvoorbeeld:
‘Zodra ik klaar ben met deze taak bekijk ik mijn e-mails’.
Of in dit geval kun je het volgende zeggen:
‘Wanneer ik deze blogpost en die van Grace heb gelezen besteed ik 20 minuten aan mijn e-mails’.
Heb je al eens eerder gebruik gemaakt van de Wanneer-Dan methode? Hoe pak jij je e-mail aan? Laat het ons weten via @thinkprodNL.
Door Hannah Urbanek