Drie essentiële werksystemen voor de kennisprofessional

28/9/2017 |

*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.

Aangezien de moderne mens al een behoorlijke tijd rondloopt op aarde, is het bizar om te bedenken dat ons brein zich de laatste twintig jaar zo snel heeft moeten aanpassen aan het 8 uur per dag naar een scherm kijken.

Van rondrennen, eten verzamelen, huizen bouwen, zijn we vervolgens achter de lopende band gaan staan in fabrieken, om te eindigen in een stoel achter een beeldscherm.

Maar deze ontwikkeling heeft meer gebracht. Als kenniswerker hebben we onszelf ook moeten aanpassen aan de nieuwe manier van werken:

  • het uitvoeren van meerdere projecten tegelijk
  • het hebben van twee banen
  • continue afleiding door open werkplekken
  • continue afleiding door social media
  • continue afleiding door e-mail
  • overlapping werk en privé door de mobiele telefoon

En dit is nog een kleine opsomming.

De vraag is: hoe kunnen wij ons brein helpen om deze versnelde ‘evolutie’ te managen – zonder dat we doordraaien?

In dit artikel deel ik drie systemen die elke kennisprofessional nodig heeft, en geef ik per systeem een praktisch voorbeeld om mee te starten.

Je redt het niet zonder systeem

Eergister interviewde ik Ilja Linnemeijer, partner bij PwC. Tijdens dit interview sprak hij een sterke mening uit:

‘We moeten met zijn allen realiseren dat in de wereld waarin we nu leven een productiviteit systeem een essentiële tool is van ELKE kennisprofessional. Sterker nog: ik zie niet in hoe je effectief kan werken zonder een systeem.’

Ilja heeft gelijk.

Het werk is zó snel veranderd, dat de uitvoering van jouw projecten haast niet kunt managen zonder een strak productiviteit systeem.

Maar wat is het beste systeem?

Dit is uiteraard persoonlijk, maar om het overzichtelijk te maken zou iedere kennisprofessional voor de volgende drie onderdelen een systeem moeten inzetten.

  • Een e-mail systeem (hoe jij de continu stroom van e-mail kunt managen zonder dat het tijd en energie steelt)
  • Een productiviteit systeem (hoe jij je taken en je tijd op de juiste manier verdeelt en uitvoert)
  • Een work-life systeem (hoe jij je ideale werkweek creëert)

Weet jij als kennisprofessional deze drie onderdelen in goede banen te leiden door een persoonlijk systeem, dan loop je mijlenver voor op je collega’s. Want de meeste kennisprofessionals zijn niet in control over deze drie onderdelen. Andersom: deze drie onderdelen zijn in control van de kennisprofessional.

E-mail systeem

Wij raden aan om geen eindeloze mappenstructuur te gebruiken voor elk project. Start klein en gebruik de volgende structuur:

@Actie: hier plaats je alle ontvangen mailtjes waarop een antwoord of een andere actie moet volgen, waarbij de actie je meer dan twee minuten kost (anders voer je hem direct uit!)

@Lezen: alle emails waar je later je ogen overheen wilt laten gaan, in plaats van het meteen door te lezen.

@Wachten: alle emails waarvoor je nog wacht op iemand anders die iets moet doens

Archief: alle emails die niet in bovenstaande geplaatst hoeven te worden en waar je geen directe actie op zult uitvoeren. Deze laatste is de gouden map waardoor jouw email Inbox elke dag leeg kan zijn.

(*we hebben een @ voor de naam gezet omdat het in je e-mail software op alfabetische volgorde wordt gestructureerd)

Productiviteit systeem

Hier zijn de mogelijkheden eindeloos. Sommige kennisprofessionals zweren bij de GTD methodiek, anderen gebruiken The Bullet Journal, of de kwadranten van Covey.

Bij Think Productive willen we het hier ook zo simpel en pragmatisch mogelijk maken met het CORD model.

CORD staat voor Capture & Collect, Organize, Review en Do. In het Nederlands vertaald: Verzamelen, Organiseren, Review en Doen. We gebruiken de Nederlandse vertaling, maar hebben de afkorting CORD intact gelaten. Je kunt hier een PDF van het CORD model downloaden: Ninja-CORD-Productiviteits-Model-Think-Productive.

Work-life systeem

Dan hebben we tenslotte nog het meest belangrijke: hoe creëer jij je ideale werkweek – zodat je elke dag vol trots en energie thuis komt?

Een systeem dat wij altijd aanraden om je ideale werkweek te creëeren, is om jouw taken te matchen met je aandachtsniveau.

Dit betekent dat je eerst je taken verdeelt in a) hoog-cognitieve taken en b) laag-cognitieve taken. Dit kun je ook wel zien als focuswerk vs oppervlakkig werk.

Wanneer je dit hebt gedaan, match je vervolgens jouw focuswerk met de uren wanneer jouw aandacht het hoogste is. Met andere woorden: wanneer jouw brein een piekmoment beleeft. Deze piekmomenten zijn vaak elke dag op hetzelfde tijdstip, en gebeuren 2-3 keer per dag.

Naast deze piekmomenten heb je natuurlijk ook momenten dat je minder scherp bent (in Amerika ook wel momenten van ‘brainfog’ genoemd). Hierin moet je óf iets ontspannends, niet-werkgerelateerd doen, óf je werkt hier je oppervlakkige takenlijst af.

Wanneer jij minimaal 1 hoog-cognitieve taak per dag inplant (én uitvoert!) tijdens je mentale piekmomenten, dan heb je in principe elke dag al een succes behaald qua productiviteit.

Wil je meer lezen over aandachtsmanagement, lees dan dit artikel.  

Tenslotte

Dit artikel wil ik graag afsluiten met het volgende advies: wat voor systeem je ook gebruikt, pas het systeem aan naar jouw persoonlijke voorkeur.

We zien te vaak dat kennisprofessionals met vol goede moed een systeem ‘all the way’ implementeren, waarbij ze snel merken dat ze het systeem niet gebruiken zoals het hoort.

Maar een systeem uit een boek of artikel, is meestal de perfecte vorm. Neem een Getting Things Done: dit is een uitgebreid systeem met veel verschillende onderdelen, maar hoeveel van deze onderdelen heb JIJ daadwerkelijk nodig? Heb jij wel de ‘perfecte vorm’ nodig? Want hoeveel van deze onderdelen kun jij daadwerkelijk elke dag consistent uitvoeren?

Kortom, welk systeem je ook wilt inzetten; pas het aan naar jouw persoonlijke werkvoorkeuren. Het is beter een versimpelde variant van een systeem 100% te gebruiken, dan de perfecte variant 50% te gebruiken.

Dank voor het lezen

Ik hoop dat het een waardevolle tip voor je was. Als je toevoegingen hebt hierop, dan hoor ik het graag.

Voor nu wens ik je in ieder geval succes om met deze tactiek meer rust te creëren in je werkdag.

Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.

 

Leer beter werken: ontvang elke dinsdag een productiviteitstip voor kennisprofessionals
x