*Dit interview is de eerste in onze speciale serie over ‘Worklife Design’. Hierin interviewen we ervaren kennisprofessionals over de gewoonten, tools, en systemen die zij inzetten om elke dag productief te zijn. Wil je de volgende interviews ook lezen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
In dit eerste deel van onze Worklife Design serie spreken we met Ilja Linnemeijer, Audit Partner bij PwC.
Naast zijn rol als partner leidt Ilja de Nederlandse technologie praktijk en PwC’s Next Level Program – een programma om Europese startups en scaleups verder te laten groeien door ze te koppelen aan corporates.
In dit korte interview deelt Ilja met Think Productive welke productiviteitsystemen hij gebruikt, welke tools hij hiervoor inzet, en wat zijn gewoonten zijn om een ideale werkweek te creëren.
Doelen
“Ik geloof dat een goed doelsysteem de basis is. Of het nu gaat om doelen op persoonlijk niveau of op professioneel niveau, je hebt een systeem nodig om hier gedisciplineerd aan te werken.
Wat veel mensen vergeten, is dat discipline eigenlijk draait om het wel of niet kunnen houden aan de afspraak met jezelf.
We maken elke dag afspraken met anderen, maar de meeste afspraken die je maakt zijn met jezelf. Wees zuinig op de afspraken die jij met jezelf maakt – dit bepaalt uiteindelijk hoe snel jij je doelen behaalt. Heb jij de discipline om afspraken met jezelf na te komen, dan leg je de basis om je doelen te behalen.
Gebruik subdoelen
“Ik wist vrij jong dat ik accountant wilde worden, op mijn 16e al. Hier heb ik al mijn studiepaden op afgestemd, uiteraard. Wat ik ook heb gedaan, is om binnen mijn studietraject subdoelen te stellen – zoals het halen van mijn Propedeuse binnen 1 jaar. Kortom, het stellen van een overkoepelend doel is stap 1; het concretiseren van subdoelen is voor mij minstens zo belangrijk.”
Gebruik je passie in je pad
“Iedereen weet dat een doel minder snel (of niet) behaald wordt wanneer het de persoon niet inspireert. Een doel willen halen omdat een ander dit van jou verwacht is niet voldoende. Voor mijzelf was mijn pad duidelijk. Ik was op privé gebied namelijk altijd bezig met technologie: snappen hoe computers werken, prutsen met allerlei programma’s. Ik heb deze passie direct richting gegeven, door bij PwC aan te geven dat ik binnen de technologie context wilde werken. Zodoende werk ik nog steeds met veel plezier op het snijvlak tussen accountancy en het thema technologie. Vraag jezelf dus af: ‘What makes me tick?’ en koppel dit aan je vakgebied.
Systemen
Zero Inbox
“Ik denk dat het belangrijk is dat je een systeem hebt om alle informatie te vangen en te verwerken. Of het nu nieuws is, info van klanten of collega’s; als kennisprofessional heb je elke dag te maken met een gigantische bulk van informatie, met enorme snelheid.
Ik besefte me vrij snel, wanneer ik geen systeem heb om met deze informatie om te gaan, dan loop ik mezelf voorbij. Lang heb ik gezocht naar een systeem. Het systeem van Think Productive past het beste bij me, het biedt me de pragmatiek die ik nodig heb.
Het Zero Inbox principe gebruik ik elke dag, samen met het twee-minuten principe (verwerk e-mails direct wanneer het je minder dan 2 minuten werk kost). Het liefste zou ik max 2 x per dag mijn Inbox te willen verwerken, maar (helaas) lukt me dat nog niet. Waarbij ik wel zie en merk, dat wanneer ik het wél doe, dat het me enorm rust brengt. Ik heb dan 100% focus op mijn taak, ga er dieper in.”
Weekly review
“Elke vrijdag heb ik een weekly review, waarbij ik terugkijk op de werkweek. Ik heb dan een vaste checklist, met vragen als:
- Heb ik nog wat nodig van mensen?
- Hebben mensen nog wat nodig van mij?
- Lopen alle projecten ‘on track’?
- Hoe sta ik ten opzichte van mijn gestelde doelen?
- Wat ga ik volgende week anders doen?
Zo’n review is fantastisch omdat het tijdig signaleert wanneer je ergens moet ingrijpen en het helpt je met rust in je hoofd het weekend in te gaan.
Daarnaast is een reflectiemoment belangrijk voor kennisprofessionals; een moment waarop je kort je doelen doorneemt en jezelf de overkoepelende vraag stelt: ‘Doe ik nog wel de juiste dingen?’
“Ik werk overigens vaak met pen en papier, dit levert mij beter resultaat. Op deze manier komt de informatie beter ‘binnen’ in mijn hoofd – dit is belangrijk, want alle informatie moet gekaderd worden in mijn brein. In mijn ervaring (en dit is volgens mij ook theoretisch aangetoond), wanneer ik het snel verwerk op mijn laptop, dan beklijft het niet in mijn brein. Met schrijven gaat dit beter.”
Bullet Journal
“Een tijdje geleden ben ik ook begonnen met de Bullet Journal voor het managen van onder andere mijn ToDo’s. De Bullet Journal is een manier om informatie te vangen en te verwerken middels een speciaal daarvoor ontwikkeld notebook. De ‘pure’ variant is voor mij te complex en niet werkbaar, daarom heb ik er een eigen variant van gemaakt. Deze variant is simpeler en zorgt ervoor dat ik tijdens de dag alle taken, ideeën en gespreksnotities kan structureren, zonder dat het een warboel van losse notities wordt. En het is een systeem dat werkt met pen en papier en zoals boven beschreven werkt dat voor mij beter dan een online tool.”
Habits
“Ik vind het belangrijk om zo goed mogelijk mijn work-life balance te bewaken. Hiervoor zijn vaste habits/gewoonten de fundering. Kennisprofessionals hebben naar mijn mening een vast ritme nodig van belangrijke activiteiten, zodat deze activiteiten standaard (zonder mentale inspanning) worden uitgevoerd. Simpele maar krachtige voorbeelden heb ik al genoemd: de weekly review en elke dag eindigen met een lege Inbox, maar hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld sporten of mediteren.
Daarnaast heb ik ook een gewoonte als het gaat om het verzamelen van informatie, zodat ik geen ‘overload’ ervaar. Het is in deze tijd namelijk heel makkelijk om jezelf te verliezen in het lezen van artikelen, bekijken van video’s, etc. Wanneer je voor jezelf een systeem hebt om de informatie te vangen die je daadwerkelijk nodig hebt, dan houd je dit onder controle (samen met je tijd). Zo heb ik voor mezelf een vast rijtje van technologie sites die ik elke dag doorneem, en luister ik ‘s morgens in de auto naar de podcast van het radioprogramma ‘Met het oog op morgen’ van de dag ervoor.
Tools
“Ik gebruik Feedly om snel het nieuws van zelfgekozen websites te lezen. Dit is simpel en zorgt dus voor een gestructureerde manier van nieuws verwerken.”
Naast Feedly is mijn e-mail programma een belangrijk onderdeel van mijn productiviteit. Dankzij de simpele methodiek van Think Productive heb ik een strakke folder structuur. Dit betekent niet (zoals veel kennisprofessionals hebben) het hebben van 100 submappen, maar de 4 belangrijkste:
@Actie: hier plaats ik e-mails waarop een antwoord of een andere actie moet volgen, waarbij de actie mij meer dan twee minuten kost (anders voer ik de actie direct uit).
@Lezen: hier plaats ik e-mails die ik moet lezen, maar op dat moment geen tijd voor heb.
@Wachten: alle e-mails waarvan ik nog wacht op een actie of antwoord van iemand.
Archief: alle e-mails die niet in bovenstaande geplaatst hoeven te worden en waar ik geen directe actie op zal uitvoeren. Deze laatste is goud waard, hierdoor is mijn e-mail Inbox elke dag leeg.”
Belangrijkste tip voor kennisprofessionals
“Met betrekking tot het gebruik van prorductiviteitssystemen is er mijns inziens geen ‘one size fits all’.
Mijn advies is om actief te experimenteren met meerdere technieken/systemen. Geef niet te snel op: ‘voel’ wat het met je doet en pas het systeem aan naar jouw persoonlijke voorkeur. Kortom, zeg niet te snel dat iets niet werkt, maar probeer een aangepaste variant. Als het dan nog steeds niet werkt, blijf dan doorzoeken tot je het juiste systeem hebt gevonden.
Dit heb ik zelf ook gedaan, door eerst met Getting Things Done en Covey te werken. Het eerste was voor mij te uitgebreid, het laatste te simpel. Uiteindelijk kwam ik bij Think Productive terecht. Zo heb ik via trial and error geleerd van verschillende technieken, en gevonden wat voor mij het beste werkt.”
Dank voor het lezen
Ik hoop dat het een waardevol interview voor je was. Als je graag een andere vraag beantwoord wilt hebben in ons volgend interview, laat onder een reactie achter of mail ons op info@thinkproductive.nl.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.