Je hebt een mooie actielijst gemaakt. Allemaal helder gedefinieerde acties waarbij je precies weet wat je moet doen. Je krijgt heel wat dingen gedaan, maar toch wordt je lijst steeds langer en komen er steeds zaken tussendoor die je ook moet doen. Na een paar weken heb je het gevoel dat je lijst niet meer klopt en staan een aantal acties al weken op je lijst. Je voelt je onrustig en je hebt het idee dat je achter de feiten aan begint te lopen.
Het zou heerlijk zijn als je een actielijst had waar je op kunt vertrouwen, die volledig is en aansluit bij de werkelijkheid die steeds veranderd. Dan heb je rust en overzicht en weet je op ieder moment wat er speelt. Je kunt met een gerust hart antwoord geven op de vraag: Weet ik zeker dat wat ik op dit moment aan het doen ben, het beste is om nu te doen?
Voor veel kenniswerkers is het moeilijk om deze vraag te beantwoorden doordat ze wel begonnen zijn met het bijhouden van hun acties en projecten in een systeem buiten hun hoofd – het Tweede Brein
, maar niet regelmatig de tijd nemen om hier over na te denken en aan te passen waar nodig. In plaats van proactief te zijn en tijdig bij te sturen, loop je al snel achter de feiten aan.
De kern van een goed werkend productiviteits systeem is regelmatig je systeem herzien en heronderhandelen waar nodig. Is het nog haalbaar om het verslag waarvan je twee weken geleden had toegezegd om het volgende week vrijdag af te hebben, inderdaad op te leveren? Of moet je tijdig heronderhandelen met je collega? Of moet je iets wat je jezelf had voorgenomen heronderhandelen met jezelf?
Maak Onderscheid tussen Denken en Doen
De oplossing ligt in het inplannen van een wekelijks moment waarin je dit denkwerk doet. Een Ninja maakt onderscheid tussen denken en doen. De gewoonte om wekelijks en dagelijks een Review te doen zorgt dat je grip houdt en niet meer achter de feiten aanloopt. Plan een vast moment in de week om je Wekelijkse Checklist af te werken. Deze bestaat uit 5 stappen:
- Alles verzamelen en verwerken; zorg dat alles wat op je afgekomen is verzameld is en verwerkt in je systeem. Zo voorkom je dat er over allerlei losse eindjes nog geen beslissing is genomen
- Je Tweede Brein bijwerken; bekijk je agenda en je actielijst en pas aan waar nodig zodat alles weer klopt met de werkelijkheid en de keuzes die je hebt gemaakt.
- Vooruitdenken; denk na over de komende week en bepaal prioriteiten en neem actie als je mogelijke problemen ziet
- Voorbereiden; alles klaarmaken voor volgende week zoals inpakken en klaarleggen van spullen of bevestigingen en herinneringen naar mensen sturen.
- Vragen stellen; voor jezelf bepalen of je met de juiste dingen bezig bent vanuit een breder perspectief van werk en leven.
Een uitgebreide checklist voor je dagelijkse en wekelijkse review vind je hier: Review Checklists – Think Productive Benelux