Vergaderen als een Ninja

Heb je, zoals zoveel professionals, ook van die vergaderingen waar je bepaald niet blij van wordt en waarvan je je afvraagt wat het nut ervan is? Een vaste, voorspelbare en veel te lange ‘teammeeting’ iedere maandagochtend of vergaderingen met veel aanwezigen waarbij iedereen graag z’n zegje wil doen en de helft van de agenda niet aan bod komt?

Zou het niet geweldig zijn als er minder vergaderingen nodig zouden zijn en de vergaderingen waar je wel aan deelneemt vlot verlopen, er goede discussies plaatsvinden en goede besluiten worden genomen? Je verlaat de vergadering met nieuwe energie en hebt zin om aan de slag te gaan met wat zojuist besloten is.meetings_2

In veel organisaties vinden vergaderingen nog steeds op dezelfde manier plaats als 20 jaar geleden. Terwijl in de afgelopen twintig jaar de toegang tot informatie en de manieren waarop we met elkaar kunnen communiceren drastisch veranderd zijn. Maar mensen zijn sociale wezens waarvoor het logisch en natuurlijk voelt om bij elkaar te komen. Het is bovendien makkelijker om met elkaar te klagen over vergaderingen dan om op te staan en er daadwerkelijk iets aan te doen.

Hieronder volgen een aantal tips die je kunnen helpen om de vergadercultuur te doorbreken en alternatieve manieren toe te passen om tot besluiten en resultaten te komen. Plan eens niet standaard een vergadering maar doe iets anders zoals:

  1. Gewoon verdergaan; Als het mogelijk is om gewoon verder te gaan zonder allerlei vergaderingen te plannen doe dat dan. Het is soms beter om achteraf excuus aan te bieden dan overal vooraf toestemming voor te vragen.
  2. Gebruik moderne tools om samen te werken; Er zijn diverse tools beschikbaar die je als team helpen om beter samen te werken en elkaar te informeren zonder steeds te hoeven vergaderen. Voorbeelden zijn Google+, Asana en Slack.
  3. ‘Bureaukaping’; Dit voorkomt allerlei 1-op-1 vergaderingen. Stuur een korte mail naar iemand en kondig aan dat je vandaag of morgen even langs loopt voor ideeën voor je nieuwe project. Bij iemands bureau gekomen hang je storend over z’n bureau heen waarbij je waarschijnlijk ook collega’s stoort. Ze zullen er alles aan doen om te zorgen dat je zo snel mogelijk weer vertrekt door je snel, goede informatie te geven of zelfs voorkomen dat je hoeft langs te lopen door een duidelijke email met alle gevraagde info te sturen!
  4. Management by Walking Around; Zet dagelijks of een paar keer per week tijd apart om langs te lopen bij je directe medewerkers en anderen. Dit kost je een halfuurtje en zorgt ervoor dat mensen korte vragen of ideeën kwijt kunnen en niet hoeven op te sparen tot een vergadering.
  5. Dagelijkse ‘stand-up’; dit klinkt misschien als vals spelen want het is een vorm van vergaderen. Een dagelijkse ‘stand-up’ kost niet meer dan 15 minuten (meestal minder) en houd je bij voorkeur aan het begin van de dag. De stand-up heeft als doel ervoor te zorgen dat iedereen steeds herinnerd wordt aan de doelen van het project of bedrijf en op de hoogte is van wat er speelt die dag. Het volgt altijd hetzelfde format. Bij Think Productive gebruiken we de volgende 5 vragen:
    1. Wat is je goede nieuws?
    2. Waar ga je vandaag aan werken?
    3. Welke vooruitgang heb je geboekt richting de bedrijfsdoelen?
    4. Waar loop je vast?
    5. Ben je bij de ‘stand-up’ van morgen?

 

Neem 10 minuten de tijd om na te denken welke vergadering jij kunt vervangen of inkorten door één of meerdere van bovenstaande tips. Laat ons horen wat je ervan vindt en plaats je reactie!