We hebben allemaal dagen waarin we alles van onze takenlijst afvinken en dagen waar we het gevoel hebben dat we helemaal niets gedaan hebben. Maar een hoge productiviteit hoeft niet iets éénmaligs te zijn! Door de juiste gewoontes te gebruiken kun je jezelf ervan verzekeren dat je zo productief mogelijk bent op je werk en in je privéleven.
1. Ik raad je aan om één centrale takenlijst te hebben. Of het papier of digitaal is hangt helemaal van jou af, maar het hebben van verschillende lijsten is een garantie dat je sommige dingen vergeet. Met één gecentraliseerde lijst verspil je geen tijd met het opzoeken van informatie in verschillende plaatsen. Ik raad het altijd aan om je takenlijst naast je te hebben, op je telefoon of in een notitieboek. Evernote is een geweldig tool hiervoor – je kunt het op je desktop, je tablet en je telefoon hebben en de lijsten synchroniseren automatisch. Wanneer er iets nieuws gedaan moet worden, voeg het dan zo snel mogelijk toe aan je takenlijst!
2. Daarnaast raad ik het ook aan om je takenlijst onder te verdelen in Korte Termijn Items, zoals het opbellen van een klant en Lange Termijn Doelen zoals het beheren van een marketing campagne bijvoorbeeld. Ik schrijf ook de vervaldatums op voor al mijn items. Je kunt dan progressief je Lange Termijn Doelen opbreken in kleinere Korte Termijn Items totdat ze voltooid zijn! Trello is een geweldig tool voor dit alles: je kunt lijsten maken en opmerkingen, checklijsten en vervaldatums toevoegen voor elke kleine en grote taak die gedaan moet worden.
3. Besteed elke vrijdagmiddag 10 tot 15 minuten aan het inplannen van de komende werkweek. Dit omvat de items op je takenlijst en privé-evenementen zoals sociale bijeenkomsten, hobby’s en workouts. Plan alles in dat je gedaan wilt krijgen die week betreffende je werk maar zorg er ook voor dat je voor jezelf realistische doelen vaststelt. Als je alles netjes georganiseerd en ingepland hebt, dan zal dat je maandagmorgen een stuk minder stressvol maken.
4. Zorg ervoor dat je je kalenders synchroniseert tussen je werktelefoon en computer of laptop. Op deze wijze hoef je geen evenementen naar andere kalenders te kopiëren of nog erger, een vergadering missen. Dit geldt ook voor persoonlijke kalenders die gesynchroniseerd zouden moeten zijn met je privételefoon, tablet en desktop. Sommige mensen kiezen er ook voor om telefoons te synchroniseren met partners of familieleden om de collectieve planning gemakkelijker te maken.
5. Begin elke werkdag met het doen van taken die je niet graag doet – zodra die taken gedaan zijn voel je je opgelucht en gemotiveerd gedurende de rest van de dag! Het is moeilijk om er in eerste instantie een gewoonte van te maken maar het levert wonderbaarlijke resultaten op. Uitstelgedrag is de aartsvijand van productiviteit.
6. Vermijd onderbrekingen. Natuurlijk stoppen we mensen niet die naar ons bureau komen om vragen te stellen, maar we worden vaker onderbroken door afleidingen die we voor onszelf creëren. Wanneer je een taak voor je hebt liggen, besluit dan dat je er bijvoorbeeld 90 minuten aan gaat werken en gedurende die 90 minuten check je je e-mails, instant messages, sociale media of iets dergelijks niet. Na die 90 minuten kun je je gesprekken bekijken en kun je een korte pauze inlassen!
7. Reduceer het multitasken dat je doet gedurende een dag en focus op één taak. Door het continue afwisselen van taken, of nog erger, projecten, hebben de hersenen elke keer steeds meer tijd nodig om terug in de workflow te komen.
8. Houd je werkruimte opgeruimd. Een opgeruimd bureau zal ervoor zorgen dat je gedachten niet rommelig en hectisch aanvoelen! Ik probeer om alleen mijn laptop, mijn telefoon, mijn takenlijst en mijn pennen op mijn bureau te hebben terwijl ik werk. Als ik iets uitprint/ een e-mail ontvang, dan archiveer ik het gelijk. Als het nodig is kun je elke morgen 5 minuten besteden aan het opruimen van je bureau.
9. Beloon jezelf! Als je een belangrijke werktaak voor de deadline voltooid, geef jezelf dan een beloning – je hebt het verdient. Of het nu een chocoladereep is of een snelle koffiepauze met een vriend, zorg ervoor dat je het werk dat je bereikt hebt viert en laat je hersenen rusten zodat je nog productiever bent wanneer je weer terug aan het werk gaat.
Door Sophie Bianchi
Sophie Bianchi is een content en outreach marketer voor de Totaljobs Group. Ze heeft in vijf landen gewerkt voor verschillende merken, inclusief Zalando en Nestlé. Ze blogt elke woensdag op www.sophiebianchi.com