Binnen deze reeks artikelen worden de geheimen van de meest efficiënte Productiviteits Ninja’s gedeeld. In deze post deelt Kirsten Wreggitt, Opportunity Cultivator, de geheimen achter haar productiviteit.
Over Kirsten
Beroep: Bedrijfsadviseur en Opportunity Cultivator
Bedrijf: BloomScript
Locatie: Calgary, AB, Canada
Wat is er belangrijk aan jouw werkplek?
Mijn werkplek moet heel veel natuurlijk licht hebben (ter inspiratie), voldoende bureauruimte (voor een open en creatief gevoel) en een klein beetje rommel (om helder te kunnen denken). Als je je ‘goed’ voelt dan kun je beter focussen en werken.
Welke Ninja Eigenschap heb je het beste onder de knie?
Voorbereid zijn. Deze eigenschap zorgt ervoor dat stress wegblijft. Ik kijk ver genoeg vooruit en bereid dingen ook van te voren voor om ‘last minute’ werk te voorkomen. Dit staat me toe om mijn schema te beheren en om mijn ‘focus tijd’ te behouden voor belangrijke dingen in plaats van last minute dingen.
Aan welke Ninja Eigenschap werk je nog steeds?
Onzichtbaar zijn en gebruik maken van camouflage. Ik houd ervan om ja te zeggen, vooral tegen sociale/netwerk evenementen. Ik werk eraan om mijn avonden te beschermen (ik zorg ervoor dat ik maar 1 of 2 avonden per week uitga). Ik ga ook bijna nooit ‘donker’ en ik weet dat dat nog meer ‘ruimte’ zou creëren voor creativiteit.
Zonder welke 5 apps zou je niet kunnen leven?
Ik zou zonder apps kunnen ‘leven’. Maar deze vijf apps zorgen ervoor dat mijn zaken gemakkelijker gedaan worden – Co-Schedule, Gmail, Eventbrite, Asana en Slack.
Wat is jouw favoriete kantoorartikel en waarom is het een favoriet?
Ik kan er alleen maar één kiezen?! Dan zijn het zelfklevende briefjes. Mijn werk omvat ook het als groep ‘in kaart brengen van processen’. Zelfklevende briefjes hebben iets magisch – ze kunnen herschikt, verscheurd en vervangen worden. Mijn klanten hebben de vrijheid om hun werk op een objectieve manier te representeren en zelfklevende briefjes maken het zo gemakkelijk!
Gedurende welk deel van de dag is je aandacht het meest proactief?
Mijn ochtenden zijn heilig – 7 a.m.-9 a.m. Ik ben aan het leren om deze tijd te gebruiken voor grootse dingen – niet e-mail!
Welke truc gebruik jij als je moe bent of moeite hebt je aandacht te behouden gedurende de dag?
Er zijn twee tactieken die ik gebruik – of ik verwijder mezelf helemaal van mijn werk (ik ga wandelen, stretchen of dansen) of ik concentreer me op taken die minder aandacht nodig hebben (e-mail, lezen, archiveren, etc.). Beiden geven mijn hoofd rust en staan me toe om opnieuw te focussen na een pauze die ik hard nodig had.
Wat is jouw beste advies voor het verlagen van stress?
Diep ademhalen. Het is een simpele, bruikbare en krachtige manier om even van alles afstand te nemen.
Wat is jouw e-mail regime?
Dagelijks verwerk ik de dingen die snel gedaan kunnen worden en houd ik mijn e-mail onder de 20 berichten. Eén keer per maand (op mijn planning dag) zet ik mijn inbox weer op 0 als dingen uit de hand zijn gelopen. En ik ben een meedogenloze ‘afmelder’ – als ik de dingen niet meer lees die binnenkomen dan zorg ik ervoor dat ze niet meer binnenkomen!
Wat is jouw favoriete manier om een pauze te nemen in het midden van de dag?
Door iets lichtelijk fysieks te doen – dat kan door te stretchen, wandelen of dansen alsof er niemand kijkt!
Wat is het geheim van jouw productiviteit?
Ik denk dat mijn productiviteit afkomstig is van mijn vermogen om uit te zoeken wat belangrijk is en te focussen op het doen van die dingen, niet de dringende zaken. Dit vereist een ‘scan en plan’ aanpak die vergelijkbaar is met het CORD model waar Graham over praat in zijn boek.