*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
Je leest op LinkedIn vaak dat de #1 reden waarom mensen hun baan verlaten, is omdat ze een slechte relatie hebben met hun manager of werkgever.
Kortom, vaak is de leidinggevende of ‘baas’ de échte boosdoener van het ongelukkige gevoel op de werkvloer.
Dit artikel schrijf ik echter niet om het gedrag of de slechte relatie tussen baas-medewerker te bespreken.
Wat ik in dit artikel wel wil beschrijven, is de slechte relatie tussen jou en jezelf.
De slechte relatie tussen jou en jezelf
Laat ik dit uitleggen, beginnend met een simpele maar belangrijke uitspraak: de belangrijkste baas waar jij in je leven mee zult werken ben je zelf.
Nogmaals: de belangrijkste baas die jij in je leven zult werken ben je zelf.
Waarom zeg ik dit?
Omdat de meeste kennisprofessionals een enorm slechte baas-medewerker relatie hebben als het om de relatie met hun zelf gaat. Dit komt vanwege twee dingen:
- Je bent als eigen baas te hard voor jezelf als medewerker (te hoge verwachtingen, negatieve zelfpraat, etc.)
- Jouw baas-rol en je medewerker-rol loopt de hele dag kriskras door elkaar, waardoor het aan het einde van de dag niet duidelijk is wie nou wat gedaan heeft.
(voor de duidelijkheid: wanneer ik het over baas heb, heb ik het over jou. Wanneer ik het over medewerker heb, heb ik het ook over jou.)
Omdat het eerste punt te diep is om in één artikel te behandelen (en omdat het mijn expertise niet is), wil ik in dit artikel punt 2 bespreken, inclusief oplossing.
De baas-rol en medewerker-rol van elke kennisprofessional
Als je kijkt naar een kennis professional, dan heb je in feite twee functies/rollen:
- Je bent baas over je eigen werk. Hierbij los je zaken op als wie ga je bij de taken betrekken, hoeveel moet ik aanleveren, heb ik genoeg achtergrondinformatie, wanneer moet ik hier een besluit over nemen, moet ik hiermee doorgaan of stoppen, etc. Kortom: het nadenken over en het nemen van beslissingen is jouw baas-rol. Het is de persoon die informatie vangt en vervolgens beslist wat te doen met deze informatie.
- Je bent de uitvoerende. Deze rol is een stuk duidelijker: het zijn alle werkzaamheden die tot een directe output leiden, zoals het schrijven van een rapport, het schrijven van emails, maar ook het (her-)organiseren van alle informatie.
De fout die kennis professionals maken
De meeste kennis professionals maken de fout dat ze de twee werkzaamheden die bij de rollen horen door elkaar uitvoeren, de hele dag lang.
Hierbij switchen ze de gehele dag van baas naar uitvoerende, van uitvoerende naar baas, etc., etc.*
Dit heen-en-weer schakelen kost veel energie en bovendien doe je veel zaken dubbel en halfbakken.
Het gevolg is dat alle uitvoerende werkzaamheden en organisatorische/denk/plan werkzaamheden door elkaar lopen en is er geen 100% helderheid wanneer je iets moeten doen: al je prioriteiten lopen door elkaar!
Hoe frustrerend (en herkenbaar) is dat?
Taken door elkaar = stress voor je brein
Bedenk jezelf goed: als jouw projecten bestaan uit allemaal ‘open loops’, dan zal je brein dit als continu stress ervaren. Je brein wil namelijk duidelijkheid en afronding.
*Een typisch voorbeeld hiervan zijn de mailtjes met vlaggetjes: ‘doe ik na de lunch’, ‘doe ik morgen’. Dit is een voorbeeld van te veel switchen tussen rollen – wanneer je gericht de tijd neemt om in je baas-rol je werkzaamheden te plannen, zul je deze vlaggetjes niet nodig hebben – dan zijn al je prioriteiten 100% helder.
De oplossing: segmenteer baas-werk en medewerker-werk
Iedere kennis professional die een duidelijke scheiding heeft tussen baas-werkzaamheden en uitvoerende werkzaamheden, creëert een enorme rust en productiviteit gedurende de dag.
Als jij onderscheid kunt maken tussen deze twee rollen, dan dwing je jezelf om eerst het denkwerk te doen – en te kiezen wanneer en hoe je dit uitvoert. Dan geeft het denkwerk én het uitvoerende werk vervolgens meer voldoening. Bovendien is al je werk duidelijk gesegmenteerd en behoud je altijd overzicht.
Wat je zou kunnen doen om te starten
De beste en makkelijkste manier om hiermee te starten, is om je de voorbereiding van belangrijke focustaken daadwerkelijk IN TE PLANNEN.
Hoe ziet dit eruit? Heel simpel: plan je voorbereiding in je agenda!
Oftewel: maak 30-60 minuten in je agenda vrij om de belangrijkste en gefocuste werkzaamheden VOOR TE BEREIDEN.
En hoe ziet deze voorbereiding eruit? Uit drie stappen:
- Maak een grove ‘outline’ of planning van de taak
- Maak de allereerste stap
- Mail mensen waar je iets van nodig hebt of die iets van jou nodig hebben voor deze taak
That’s it.
Dit is niet veel werk qua tijd (30-60 min. maximaal), maar het zorgt er wel voor dat je jouw allerbeste baas ooit bent. En een enorme spanning hebt weggehaald uit je brein. Mentale rust – wie wil dit niet?
Concreet voorbeeld: een belangrijke presentatie
Stel je voor dat je een belangrijke presentatie moet maken. Dit is een gigantische opdracht, en het maakt je al vermoeid wanneer je er over denkt..
Wat als je de avond ervoor in 20 minuten het volgende doet:
- een ‘outline’ van deze presentatie in grove opzet maakt,
- de presentatie opent en de eerste slide opmaakt
- de outline mailen naar je collega en vraagt of ze toevoegingen heeft
Met hoeveel rust denk je dat jouw werkdag begint, wanneer jij het ‘opeten van die kikker’ (presentatie) al zo goed hebt voorbereid?
Maar bovenal: dit is precies wat ik bedoel met het segmenteren van je baas-werk en je uitvoerende werk.
Tenslotte: splits je To-Do lijst
Bedenk jezelf, voordat je dag begint en jij je To-Do lijst invult: is dit baas-werk of uitvoerend werk?
Als jij je to-do lijst zo inricht dat je het splitst, dan creëer je rust. Dan zul je jouw uitvoerende werkzaamheden niet meer laten storen omdat je het nog niet goed hebt uitgedacht, en andersom geldt hetzelfde: je zult niet meer bezig zijn met plannen en reviewen terwijl je eigenlijk moet uitvoeren.
Ieder dag weer….bedenk eens wat deze opsplitsing van denk- en doewerk voor jouw productiviteit zou betekenen?
Dank voor het lezen
Ik hoop dat het een waardevolle tip voor je was. Als je toevoegingen hebt hierop, dan hoor ik het graag.
Voor nu wens ik je in ieder geval succes om met deze tactiek meer rust te creëren in je werkdag.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.