*Dit artikel is geschreven voor kennis professionals die hun werkdag zo efficiënt mogelijk willen inrichten. Onze missie is om ‘kennisprofessionals ‘s avonds weer trots te laten zijn op wat ze overdag presteren.’ Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.
Ik kan geen gedachten lezen, maar gezien het feit dat je deze eerste zin leest, neem ik aan dat je vindt dat je te veel ongeopende e-mails in je Inbox hebt.
En dat is (voor nu) mooi, want dan ben je op het juiste blog artikel belandt. In dit artikel leg ik namelijk uit waarom ongeopende e-mails een (groot) issue zijn voor je mentale fitheid en je werkprestatie, en hoe je dit kunt oplossen.
De impact van ongeopende e-mails op je brein (energie + IQ)
Het is een feit dat je brein er niet van houdt om continu van taak naar taak te switchen. Net als het continu switchen van apps op je telefoon je batterij zal ‘leegslurpen’, kost het switchen van taak naar taak heel veel breinenergie. Energie die je brein beter kan gebruiken voor belangrijk, focusgericht werk.
Werk dat daadwerkelijk resultaat levert voor je klant of voor je bedrijf..
Niet alleen slurpt het switchen energie – onderzoek van Glenn Wilson (Gresham College, Londen) wijst ook uit dat wanneer je probeert te focussen op een taak, een ongeopende email in je Inbox jouw IQ met 10 punten kan verlagen(!).
De impact van ongeopende e-mails op je brein (stress)
Een tweede belangrijk punt om te beseffen is het volgende: voor alle emails die je brein ziet, dwingt het zichzelf om er een beslissing over te maken.
Kortom, over alle e-mails moet je brein een beslissing nemen (‘moet ik hier iets mee?’) – dit is niet te controleren en gebeurt onbewust. Zelfs als je brein alleen het onderwerp en de afzender ziet van de email.
Deze beslissing gaat in een split-second door je hoofd en deze keuze is in den beginne heel simpel: ‘Wat moet ik doen met deze informatie, nu of later?’
En hoe kort en onbewust deze beslissing gebeurt, het kost je brein enorm veel energie om de e-mails te onderdrukken.
Waarom?
Omdat jouw brein een onbedwingbare behoefte heeft om zaken op te lossen. En ongeopende en/of onbeantwoorde e-mails zijn in principe onopgeloste zaken, oftewel ‘losse eindjes’.
Heb je enig idee hoeveel energie dit kost om de onbedwingbare behoefte van je brein om deze zaken op te lossen, te onderdrukken??
Inderdaad: heel veel.
En dus kom je met een grote lijst ongeopende e-mails, die je meerdere malen per dag checkt, bijzonder vermoeid thuis. Zeker in vergelijking met mensen die netjes met een email mappenstructuur werken, waar ze vrijwel geen e-mails zien!
*Dit is hetzelfde als het werken met meerdere geopende tabbladen in je browser. Op ieder willekeurig moment moet je brein een beslissing maken of het er iets mee moet doen of niet.
Het resultaat
– breinstress (‘sh*t, ik moet die email nog beantwoorden vandaag’)
– geen focus op je huidige taken (elke switch naar je Inbox zorgt ervoor dat je enkele minuten uit je ‘flow’ bent)
– vermoeid thuiskomen (omdat je brein de hele dag zijn behoefte moest onderdrukken)
– onvoldaan thuiskomen (er liggen tientallen e-mails op je te wachten, waar je ‘iets mee moet’)
De oplossing
Start een email mappenstructuur
‘Kalmte om je heen, is kalmte in je hoofd’ – onbekend.
Heeft je brein weinig digitale omgevingsfactoren waar het ‘iets van moet vinden’, dan zul je een kalmheid en efficiëntie ervaren die je nog nooit hebt meegemaakt.
Klinkt goed?
Vinden wij ook.
Dit is dan ook exact de reden waarom wij bij Think Productive verkondigen dat een kennisprofessional pas écht kan presteren wanneer zijn Inbox leeg is.
En nee – een lege Inbox is niet te mooi om waar te zijn, ongeacht de drukte van je functie. Want welke functie onze workshop deelnemers ook vervullen, na slechts 30 minuten werken met een mappenstructuur werken sommigen al duizenden emails weg.
Wil je dit ook voor elkaar krijgen, dan raad ik je aan om morgenochtend te starten om de volgende mappenstructuur in te richten(*+**):
a) @Actie: hier plaats je alle ontvangen mailtjes waarop een antwoord of een andere actie moet volgen, waarbij de actie je meer dan twee minuten kost (anders voer je hem direct uit!)
b) @Lezen: alle e-mails waar je later je ogen overheen wilt laten gaan, in plaats van het meteen door te lezen.
c) @Wachten: alle e-mails waarvoor je nog wacht op iemand anders die iets moet doens
d) Archief: alle e-mails die niet in bovenstaande geplaatst hoeven te worden en waar je geen directe actie op zult uitvoeren. Deze laatste is de gouden map waardoor jouw email Inbox elke dag leeg kan zijn.
(*we hebben een @ voor de naam gezet omdat het op alfabetische volgorde wordt gestructureerd)
(**deze structuur kun je aanbrengen voor al je eventuele klantenmappen)
Hoe werk je als kennisprofessional hier het beste mee?
Om elke dag optimaal te presteren, zou je maximaal 2-4 email checkmomenten per dag moeten uitvoeren, idealiter wanneer jij weet dat je niet je cognitieve piekuren hebt (bijvoorbeeld een uur na de lunch).
Gebruik deze checkmomenten dus NIET tijdens je focustaken! Verre van: gebruik deze checkmomenten UITSLUITEND om je Inbox op te schonen.
Het opschonen van je Inbox betekent effectief:
– e-mails beantwoorden wanneer het <2 minuten duurt
– e-mails verschuiven naar de juiste mappen
– taken die in een to-do app verwerkt moeten worden, daar plaatsen op de juiste plek.
– rigoureus zijn in het verwijderen van je e-mails, en het verplaatsen naar je archief.
Dank voor het lezen
Ik hoop dat het een waardevolle tip voor je was. Als je toevoegingen hebt hierop, dan hoor ik het graag.
Voor nu wens ik je in ieder geval succes om met deze tactiek meer rust te creëren in je werkdag.
Wil je elke week zo’n artikel ontvangen? Volg ons dan op LinkedIn, of schrijf je hier in.