Vraag: waarom is het creëren van een ideale werkdag voor jou geen doel op zich?
Als kennisprofessional is het werken met doelen jou namelijk niet vreemd: je werkt dagelijks met organisatiedoelen, teamdoelen, persoonlijke doelen, etc.
Wat als je voor deze keer geen resultaatdoel probeert te halen, maar een procesdoel, of een gewoonte-doel? Kortom: wat als je als doel stelt dat je elke dag vaste blokken van type werkzaamheden hebt, precies wanneer jij dit het prettigste vindt?
Wanneer jij dit duidelijk op papier zet, zul je meer focus en productiviteit ervaren.
Waarom? Omdat jij de invulling van je ideale dag:
a) perfect kunt laten aansluiten op jouw persoonlijke voorkeuren. Bijvoorbeeld wanneer jij je cognitieve piekuren hebt (wanneer je makkelijk in ‘flow’ komt), wanneer je wel/niet interactie nodig hebt met andere mensen, en/of wanneer je het liefste alleen werkt.
b) vervolgens kunt communiceren naar je collega’s (bijvoorbeeld: alleen afspraken inplannen tussen 13:00-15:00).
Voorbeeld
Dit is een voorbeeld van een ideale werkdag van één van onze productiviteitsninja’s:
9:00 – 9:30 – voorbereidingen voor dag (bijvoorbeeld: mensen mailen waar je iets van nodig hebt)
9:30 – 10:00 – e-mails wegwerken / contact opnemen met mensen
10:00 – 11:30 – ‘deep work’ / focuswerkzaamheden
11:30 – 12:00 – to-do’s wegwerken / oppervlakkig werk
13:00 – 15:00 – afspraken / vergaderingen
15:00 – 16:30 – ‘deep work’ / focuswerkzaamheden
Het belangrijkste van het inplannen van zo’n ideale dag is het splitsen van de volgende onderdelen:
- voorbereidingen
- interactie met mensen (bellen/vergaderen/mailen)
- oppervlakkig werk
- focus werk
Dit zijn in principe de belangrijkste splitsingen qua werkzaamheden, waarbij je vrij bent om bepaalde werkzaamheden te categoriseren. Zo valt een vergadering voor de ene persoon onder oppervlakking werk, voor de andere onder focus werk, maar het kan ook iemand energie geven omdat dit het enige moment op een dag is dat er interactie is.
Voorbereidingen staat ertussen omdat we van zoveel kennisprofessionals terug krijgen dat zij een enorm voldaan gevoel krijgen wanneer zij 10-30 minuten voorbereidingen treffen om a) een planning te maken voor de dag/week/vergadering/etc., of b) de eerste 10% van belangrijk focuswerk uit te voeren. Denk bij het laatste bijvoorbeeld aan het klaarzetten van de slide deck voor een belangrijke presentatie.
Extra tip: 1
Wil je meer halen uit het concept van het creëren van je ideale werkdag, kijk dan verder dan bovenstaande vier onderdelen. Schrijf voor jezelf in detail op welke type werkzaamheden of activiteiten voor jou de basis zijn van je ideale dag. Dit kunnen dus ook activiteiten zijn die niets met je kantoorfunctie te maken hebben.
In het ideale geval koppel je activiteit aan een dagdeel, zodat je het kunt inrichten voor jezelf.
Bijvoorbeeld:
- ochtend: wandeling 20 minuten
- ochtend: 30 minuten leren / lezen
- ochtend: starten met een lege Inbox
- middag: 2 klantgesprekken
Extra tip: 2
Het concept van het ontwerpen van je ideale werkdag kan ook uitgevoerd worden met het ontwerpen van je ideale werkweek.
Bijvoorbeeld: maandag naar klanten, dinsdag schrijven, woensdag thuiswerken, etc. Wanneer je dit helder hebt, bespreek het met je manager; is het mogelijk om zo’n week in te vullen? Zo niet, hoe dichtbij kun je komen richting deze werkweek?
Waar bestaat jouw ideale (werk)dag uit?
Wat zijn voor jou de meest essentiële onderdelen? Vul je dit elke dag in? Ik lees graag je antwoord.