Het is tijd om de feiten onder ogen te zien, e-mail is niet altijd het meest effectieve, de snelste of de meest betrouwbare vorm van communicatie. Wanneer je inbox vol komt te zitten met oninteressante updates waarin je ge-cc’d bent en belangrijke e-mails verloren gaan in de rommel, is het misschien tijd om gebruik te maken van alternatieven. Uiteindelijk komt het hierop neer: de manier waarop jij communiceert zou bijna in zijn geheel afhankelijk moeten zijn van datgene wat je probeert te communiceren. Om die reden hebben we vijf alternatieven voor je op een rijtje gezet.
1. Slack
Dit is de huidige favoriet hier bij Think Productive en we hebben een drastische reductie gezien in het gebruik van e-mail tussen collega’s. Slack is een messaging applicatie voor teams, waar je een aantal kanalen kunt creëren voor verschillende gesprekken. Je kunt ervoor zorgen dat je alleen betrokken bent bij de relevante kanalen en dat je notificaties ontvangt wanneer jouw naam wordt genoemd door een andere gebruiker. De app biedt ook een directe messaging eigenschap aan die geïntegreerd kan worden met andere apps (zoals Twitter).
Goed voor: gesprekken tussen collega’s, zaken die tijdgevoelig zijn, het versturen van berichten naar groepen mensen, informaliteiten.
2. Skype
Lange e-mails die heen en weer worden gestuurd (vooral degenen die tijdgevoelig zijn) kunnen vervangen worden met een Skype gesprek. Skype biedt een snelle en gratis service aan voor videogesprekken, instant messaging, telefoongesprekken en het delen van schermen.
Goed voor: Praten met collega’s die zich ver weg bevinden, het vervangen van lange e-mails, tijdgevoelige gesprekken, visuele hulpmiddelen (delen van schermen), online vergaderen.
3. Instant Messaging (Gmail chat, etc.)
Instant messaging is een geweldige tussenweg tussen roepen naar een collega en het versturen van een formele e-mail. Als jouw werkplek gebruikmaakt van Gmail, dan is de Gmail chat misschien jouw instant messaging provider, maar zowel Slack als Skype bieden ook instant messaging diensten aan.
Goed voor: Informele berichten, snelle antwoorden, privégesprekken, alternatief voor snelle face to face interacties.
4. Yammer
Dankzij Yammer kunnen mensen van verschillende afdelingen, vanuit verschillende locaties en apps met elkaar samenwerken. Het wordt gebruikt door bedrijven zoals Nationwide en Capgemini. Je kunt groepen opzetten voor individuele onderwerpen of projecten en je kunt deze groepen gebruiken om bestanden te delen en om de samenwerking te vergemakkelijken. Yammer integreert ook met Office apps en om die reden zullen gebruikers profijt kunnen trekken van de bekende interface.
Goed voor: Samenwerken, delen van bestanden, het versturen van berichten naar specifieke groepen collega’s.
5. Face to face/Vergaderingen
Soms is de meest effectieve vorm van communicatie een snelle, vijf minuten durende, vergadering of een face-to-facegesprek. Zo geef je mensen namelijk de kans om problemen bespreekbaar te maken en ze kunnen daarnaast een collega om hulp vragen. Teamleden kunnen met elkaar bespreken hoe alles loopt en dat reduceert weer de hoeveelheid e-mails tussen collega’s.
Goed voor: Snelle updates, het bespreekbaar maken van problemen en waar iemand vastloopt, korte interacties tussen collega’s.
Maak jij gebruik van andere e-mail alternatieven? Laat het ons dan weten door onderaan een opmerking te plaatsen of tweet ons via @thinkprodNL. We horen graag van je!
Door Steph Rathbone