Eén van de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott “How to be a Productivity Ninja” is dat een Ninja weet hoe hij z’n wapens moet hanteren. Voor de meesten mensen zijn hun computer en de informatie die daarop is opgeslagen de belangrijkste wapens.
Een paar dagen geleden kreeg ik plots problemen met mijn laptop. Een aantal programma’s haperde en de computer liep soms vast. Tijd om alles opnieuw te installeren en weer een frisse start te maken. Tijdens dit proces bleek er iets mis te zijn en kon ik niet meer verder. Ik nam mijn laptop mee naar de winkel waar ik hem gekocht heb. Daar bleek dat er iets mis is met mijn harde schijf en moest hij uiteindelijk voor reparatie worden opgestuurd naar de fabrikant.
Geschatte tijd dat ik mijn computer niet kan gebruiken 2-3 weken… slik… Mijn leverancier (Yorcom (www.yorcom.nl) in Vlaardingen) biedt gelukkig goede service en ik kreeg een leencomputer mee naar huis. Voor sommige mensen is dit waarschijnlijk een nachtmerrie… een leencomputer, wat moet ik daar mee? Daar staan mijn bestanden niet op en ook de software die ik nodig heb niet…
Voor een Productiviteits Ninja is het cruciaal om altijd en overal je wapens bij je te hebben. Dus om de juiste hulpmiddelen ter beschikking te hebben en toegang te hebben tot al je bestanden. Bij aanschaf van mijn laptop heb ik deze zo ingericht dat ik niets verlies of kwijtraak als hij gestolen zou worden of plotseling kapot zou gaan. Dat betekent dat al mijn bestanden, artikelen en informatie bewaar in Dropbox of Evernote. Deze twee diensten slaan data op je harde schijf op, maar ook ‘in de cloud’ op hun eigen servers. Als je geen internetverbinding hebt kun je er dus bij, maar ook als je geen toegang meer hebt tot je computer zijn je data te bereiken en gebruiken via de cloud. Toegangsgegevens voor email, social media, internetbankieren en allerlei websites waar je in moet loggen, bewaar ik veilig in 1Password. Deze software maakt voor al je accounts veilige, niet te raden wachtwoorden aan en slaat ze versleuteld op in een database waarvan je maar 1 wachtwoord hoeft te onthouden.
Na thuiskomst met de leencomputer hoefde ik alleen maar Dropbox, Evernote en 1Password te downloaden en installeren en kon ik weer aan de slag. Hierdoor bleef het ongemak en verlies beperkt tot een paar uur. Mijn data en informatie waren veilig en nog steeds toegankelijk. Wel heb ik mijn maandelijkse checklist uitgebreid en toegevoegd dat ik dit iedere maand even check. Hoe is dit voor jou?
Neem 10 minuten de tijd om te bekijken waar jouw bestanden, emails en wachtwoorden zijn opgeslagen. Kun je overal nog bij als je laptop of tablet gestolen zou worden of kapot gaat? Zo niet, maak een plan om te zorgen dat al je informatie veilig en toegankelijk is, wat er ook gebeurt.
Succes!