Simpele regels voor Email Etiquette zijn de sleutel voor het schrijven en versturen van productieve emails.
Als je worstelt met een overvolle inbox, weet je hoe vervelend het is als CC en BCC verkeerd gebruikt worden – daarom hieronder een aantal tips om betere emails te versturen en ontvangen.
Maak duidelijk waarom iemand een bericht ontvangt. Voeg geen ontvangers toe, tenzij er een goede reden voor is. Wees duidelijk in wat je wilt dat mensen doen. Zorg er ook voor dat je de juiste ‘adres categorie’ gebruikt (Aan, CC, BCC).
Aan:
> Je schrijft het bericht direct naar een persoon of groep mensen (je stelt bijvoorbeeld een vraag aan iemand of je wilt een reactie ergens op).
> Voeg niet meer personen toe in ‘Aan’ dan strikt noodzakelijk – mensen verwachten dat ze iets moeten doen als ze in ‘Aan’ staan, anders zorgt het voor verwarring.
CC:
> Je stuurt het bericht naar iemand anders, maar je wilt dat de persoon in de CC kan zien wat er gebeurt en dat de persoon aan wie het bericht gericht is zien wie er ‘meekijkt’.
> Gebruik CC alleen voor mensen waarvan je echt wilt dat ze iets weten – vraag jezelf af of degene die je het liefst in de CC zou willen zetten jou voldoende vertrouwt om het zelf te doen – het antwoord is meestal ‘ja’.
> Gebruik CC niet voor mensen waarvan je een actie of antwoord verwacht – deze kun je beter in ‘Aan’ zetten.
BCC:
> Je voegt iemand toe aan de communicatie zonder dat de anderen het kunnen zien.
> Voorkom dat je BCC te vaak gebruikt. Wees je ervan bewust dat als iemand in de BCC staat en op ‘Allen beantwoorden’ klikt, dat iedereen kan zien dat je ze een BCC hebt gestuurd!
> BCC is vooral handig om de privacy van ontvangers te beschermen als je meerdere mensen tegelijk een bericht of uitnodiging stuurt.
Meer leren?
Of benieuwd naar andere praktische tips die je organisatie gelijk helpen bij het gebruik van email? Bij veel van onze klanten verzorgen wij de (inhouse)(workshop) Email Etiquette. Tijdens deze 3 uur durende sessie gaan wij met een team aan de slag om een email protocol te ontwikkelen. Hierdoor wordt minder stress ervaren door slechte email communicatie en wordt er geleerd om te gaan met veel voorkomende email valkuilen.
Geregeld meer tips voorbij zien komen? Volg ons ook op LinkedIn en connect met onze trainers.
