Multitasken is een trend die door de zakenwereld graag bij werknemers wordt gezien. Onderzoek heeft echter aangetoond dat multitasken alleen maar een mythe is. Het kan namelijk niet effectief behaald worden door mensen, omdat onze hersenen maar aan één taak tegelijk kunnen werken. Hoe kun je dan stoppen met mutitasken en in plaats daarvan een meer gestructureerde aanpak volgen voor het beheren van je werk?
Ken jezelf
Gebaseerd op hoe jij je tijd beheert, kun je iemand zijn die alles uitstelt of je kunt een perfectionist zijn of je kunt een persoon zijn die niet gefocust is. Iemand die alles uitstelt houdt er ook van om belangrijke taken, om verschillende redenen, uit te stellen. Als een perfectionist wil je graag alles perfect doen en je bent pas klaar met een taak wanneer jij vindt dat het perfect is. En als een persoon die niet gefocust is, raak je snel afgeleid door de verschillende taken die je gelijk voldoening kunnen geven. Behoor jij tot één van deze type personen? Herken dan de tekenen, leer hoe je jouw gedrag kunt veranderen en versla slechte gewoontes.
Productiviteit Tools
Er zijn verschillende productiviteit tools beschikbaar die je kunnen helpen met het toepassen van een gestructureerde techniek voor jouw werkgewoonten. Evernote is een app die je kunt downloaden op een iOS, Android of Windows platform. Het kan je helpen met het creëren van taken en het instellen van herinneringen die afgevinkt kunnen worden nadat je een taak voltooid hebt. OneNote is een ander vergelijkbaar product dat je kan helpen met het effectief beheren van je taken. Je kunt bijvoorbeeld notities maken wanneer je een vergadering bijwoont voor een bepaald product en OneNote gebruiken om de taken en deadlines weer te geven voor een bepaald project. OneNote heeft een interface met Microsoft Outlook, wat het afvinken van voltooide taken makkelijker maakt.
Tijd
Door bij te houden hoeveel tijd je spendeert aan taken, kun je de taken identificeren waaraan je meer of minder tijd besteedt. Wanneer je dit combineert met de Matrix van Eisenhower, heb je een krachtig tool waarmee je multitasken tegen kunt gaan en het staat je toe om je op slechts één taak te focussen. Evalueer hoeveel tijd je kwijt bent aan alles en ga na waar er verbetering nodig is en waar je tijd verspilt. Wij kunnen je door middel van één van onze Time Management Workshops hier ook mee van dienst zijn.
Volg de twee minuten regel
Deze regel werd aangeraden door entrepreneur Steve Olenski en het houdt in dat je een klein venster van twee minuten of meer gelijk moet gebruiken om een simpele taak te voltooien. Schuif het niet door naar een andere dag, doe het gelijk en je zult zien dat het minder tijd in beslag zal nemen en dat je er productiever van wordt.
We praten hier ook vaak over tijdens onze E-mail Training, maar dit is duidelijk ook toepasbaar op andere aspecten van je werk.
Zeg ‘nee’ tegen vergaderingen
Het vermogen om nee te zeggen is van groot belang, vooral wanneer je vergaderingen moet bijwonen. Een aantal vergaderingen kunnen belangrijk zijn maar andere vergaderingen zijn een tijdsverspilling en representeren het niet productieve gedeelte van jouw werkschema. Wanneer je in de verleiding komt om de uitnodiging voor een vergadering te accepteren, pauzeer dan even en ga na of het je tijd wel waard is. Als je hetzelfde kunt bereiken via e-mail of chat, dan zul je productiever worden.
Een vergadering is niet echt bruikbaar wanneer je vaak je e-mail bekijkt en niet luistert en/of actief betrokken bent. Wijs de volgende keer daarom een uitnodiging netjes af en concentreer je in plaats daarvan op een andere taak. Bekijk onze ‘Maak vergaderen weer leuk training’ als je meer hulp kunt gebruiken.
Door Jenny Holy