Automatiseer je terugkerende taken

Bespaar tijd door je productiviteit te verbeteren! Sommige mensen proberen hun output een boost te geven door langer door te werken, terwijl anderen inzien hoe belangrijk pauzes zijn.

Als je je productiviteit wilt verbeteren moet je de tijdbesparende kracht van technologie niet vergeten. Sommige alledaagse taken kunnen namelijk geautomatiseerd worden. Het voordeel daarvan is dat jij je meer op de ontwikkeling, de nieuwe mogelijkheden of de knagende zaken op je to-do-lijst kunt gaan focussen. Er zijn verschillende innovatieve apps, websites en programma’s beschikbaar waarmee je je productiviteit, thuis of op het werk, kunt verbeteren.

Hier zijn een aantal zaken die geautomatiseerd kunnen worden:

Het versturen van facturen
De meeste bedrijven gebruiken hier software voor. Het komt echter vaak voor dat de software niet optimaal benut wordt. In sommige gevallen kunnen periodieke facturen namelijk automatisch gegenereerd worden. En dat kan je een heleboel tijd besparen. Kijk dus snel of jij deze mogelijkheid ook hebt.

Rekeningen betalen
Stel een automatische betalingsopdracht in. Het bespaart je tijd en daarnaast worden onverwachte heffingen voorkomen.

Social Media posts posten
Er zijn verschillende online social media managementtools beschikbaar. Dankzij deze tools kun je ver van tevoren, voor verschillende platformen, je social media posts inplannen. De posts worden dan automatisch op de vereiste datum en het vereiste tijdstip gepost. Je hoeft dus niet achter je computer vastgeplakt te zitten en je hoeft ook geen timer in te stellen. Posts kunnen immers gemakkelijk en snel op het meest optimale tijdstip geplaatst worden. Verhoog je effectiviteit door je posts voor de komende weken binnen één sessie in te plannen.

Het versturen van e-mails
Soms verstuur je steeds maar weer dezelfde soort e-mails. Dit kan vooral het geval zijn wanneer je vragen van klanten of cliënten moet beantwoorden. Met de meeste e-mailpakketten kun je templates creëren voor specifieke antwoorden, zodat je niet elke keer opnieuw dezelfde e-mail hoeft samen te stellen. Gebruik een template en pas de relevante secties aan voor een snellere reactie. Wil je graag je inbox volledig onder controle hebben? Denk er dan eens over na om een e-mail workshop te volgen!

E-mailmarketing
Het versturen van marketing e-mails en/of informatieve e-mails kan een langdurig proces zijn. E-mails kunnen gemakkelijk geautomatiseerd worden wanneer je goede database software en up to date e-mailmarketingsoftware hebt. De mogelijkheden zijn oneindig; je kunt speciale verjaardagsaanbiedingen versturen of je kunt klanten laten weten dat hun service plan geupgradet kan worden. Wanneer je de database van de juiste veldgegevens voorziet kun je voor elk scenario wel zo’n beetje een op maat gemaakte e-mail creëren.

Het invullen van online formulieren
Sommige besturingssystemen hebben dit standaard al, maar zelfs wanneer je software al wat ouder is zijn er apps die dezelfde functie kunnen uitvoeren. Je hoeft nooit meer je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer in te voeren. De informatie die je ingevoerd hebt zal door deze software onthouden worden en het zal het voor je recreëren wanneer je online een formulier moet invullen.

Lichten, Sloten en Verwarming
Verschillende aspecten van smart homes en kantoren kunnen door middel van een smartphone beheerd worden. Dit houdt in dat je de temperatuur, de lichten of de sloten kunt automatiseren of gemakkelijk kunt beheren.

Gebruik de technologie die je tot je beschikking hebt en automatiseer je dagelijkse taken zoveel mogelijk. Daarna kun je namelijk bepalen wat je met al die extra tijd gaat doen 😉

Door Tess Pajaron

Leer beter werken: ontvang elke dinsdag een productiviteitstip voor kennisprofessionals
x