Een heleboel organisaties gebruiken e-mail om te communiceren en mensen vinden het vaak een zeer efficiënt communicatiemiddel. E-mail zorgt er echter voor dat we volledig geconsumeerd worden door onze inboxen. We beginnen de dag, vanwege de continue stroom aan berichten, vaak zwaarbeladen en dat heeft weer een negatieve impact op onze productiviteit.
Dagelijks worden er meer dan 200 miljard e-mailberichten verstuurd en ontvangen. Voor de gemiddelde werknemer neemt e-mail 23 procent van zijn of haar werkdag in beslag. En de gemiddelde werknemer checkt zijn of haar e-mail 36 keer per uur. Hier bij Think Productive is het altijd ons doel geweest om onze inboxen op ‘zero’ te houden. Dat betekent echter niet dat we e-mails, wanneer we ze ontvangen, gelijk beantwoorden. In plaats daarvan maken we gebruik van beheerbare folders: @actie, @lezen en @wachten.
Zelfs wanneer je deze techniek gebruikt kan e-mail nog steeds een impact op je productiviteit hebben. Een heleboel mensen verwerken eerst hun e-mails voordat ze met andere taken verder gaan. Wanneer we bijvoorbeeld terugkomen van vakantie willen we in de meeste gevallen eerst onze inbox van rommel ontdoen, voordat we verder gaan met andere en misschien belangrijkere projecten.
Mensen die dagelijks honderden e-mails ontvangen hebben vaak voordat ze het weten weer een nieuwe pagina met e-mails. In dit (digitale) tijdperk is het zelfs een nog groter probleem, omdat de meesten van ons laptops of andere digitale apparaten gebruiken om notities te maken, om onderzoek te doen en om te lezen – bijna alles wel zo’n beetje dus!
Om die reden is het een goed idee om je e-mail op specifieke tijdstippen te checken. Zo zou je bijvoorbeeld één keer in de ochtend en één keer in de middag je e-mail kunnen checken. Voor je het weet ben je anders alleen maar de hele dag e-mails aan het beantwoorden. Door je e-mail slechts een aantal keer per dag te openen zul je dit vaak niet te vermijden eindresultaat kunnen voorkomen.
Je kunt notificaties en de verleiding om te multitasken voorkomen door jezelf uit te loggen. Sommige mensen zeggen dat je efficiënter bent wanneer je multitaskt. Hier bij Think Productive geloven we echter in monotasken. Je focust je bij monotasken, zonder onderbrekingen, op slechts één ding totdat het voltooid is. Dankzij monotasken voel je je meer aanwezig, betrokken, kalmer en meer op je gemak.
Het samenstellen van e-mails kan ook een belemmering zijn voor onze productiviteit. Wanneer we met een belangrijk persoon of een nieuwe klant te maken hebben zijn we al snel geneigd om een lange gedetailleerde e-mail te schrijven. In de meeste gevallen kan hetzelfde met veel minder woorden gezegd worden. Roei de gedachte uit dat korte e-mails onbeschoft zijn. Je bent namelijk vele malen productiever wanneer je bekopt bent.
Omdat e-mail zo’n negatieve impact heeft op tijd en productiviteit is het misschien een goed idee om naar andere vormen van communicatie te kijken. Hier bij Think Productive gebruiken we Slack als een alternatief voor e-mail. E-mail is een geweldige vorm van communicatie voor max. twee personen, maar het kan uit elkaar vallen wanneer meerdere mensen aan het gesprek deelnemen (hoe vaak ben je bijvoorbeeld wel niet onnodig ge-CC’d?). Slack is veel beter voor de samenwerking, omdat verschillende mensen tegelijkertijd hun ideeën kunnen delen of hun feedback kunnen geven. Net zoals bij social media netwerken (denk hierbij bijvoorbeeld aan Facebook) kunnen leden jouw opmerking ‘liken’ en erop ‘reageren’.
De productiviteit in het Verenigd Koninkrijk is sinds 2008 aan het afnemen, ondanks het feit dat de economie zich aan het herstellen is, en e-mail is hier mede verantwoordelijk voor. De productiviteit kan echter weer toenemen wanneer e-mail op de juiste wijze gebruikt wordt. Volg de stappen die in dit artikel beschreven staan en bekijk ook eens onze e-mail workshops: Getting Your Inbox to Zero en E-mail Etiquette.
Door Emma Gibbins