Marge: de sleutel tot beter met je tijd omgaan

noodrem

Een van de onderdelen van mijn Wekelijkse Checklist is het inplannen van drie ontspannende activiteiten per week. Als ik dat tijd een workshop noem kijken de deelnemers me soms vragend aan. En als ik er zelf over nadenk kan ik me voorstellen dat het mechanisch overkomt, alsof alles in te plannen en te regelen is. Maar dat is niet de reden dat ik dit onderdeel in mijn Wekelijkse Checklist heb opgenomen.

Ik weet uit ervaring door het vele jaren trainen en coachen van mensen dat marge en ruimte inbouwen in je week geen automatisme is en ook niet snel wordt. En ook in de boeken over productiviteit en time management lees ik steeds weer dat marge inbouwen bewuste aandacht vraagt. En in alle eerlijkheid, mij overkomt het ook nog met een zekere regelmaat dat mijn agenda en takenlijst compleet overloopt. Al was het alleen maar omdat ik zoveel leuke dingen aan het doen ben.

Dus daarom staat daar in mijn Wekelijkse Checklist: Plan drie ontspannende activiteiten komende week. En ik snap natuurlijk wel dat ontspannende dingen juist vaak niet te plannen zijn maar spontaan ontstaan. Toch helpt het me tijdens dat wekelijkse moment bewust te zijn van de noodzaak van marge, want regelmatig zie ik dat alles al zo vol zit dat het niet lukt om marge in te bouwen. Dat betekent dat ik dan tijdens het doornemen van mijn Wekelijkse Checklist ga schuiven om wel marge te hebben. Marge is veel meer dan alleen maar die drie activiteiten inplannen natuurlijk. Het is een thema wat je in je workflow kan inweven om zo meer grip en controle te houden op je werklast.

In de loop der jaren heb ik een aantal handige tips verzameld of zelf ontdekt om het inplannen van marge te vergemakkelijken. Ik heb deze onderverdeeld in drie categorie├źn:

1. Het nuttige met het aangename verenigen

Dit is mijn favoriete manier om op een andere manier te kijken naar mijn agenda met verplichtingen. Kan ik bij sommige afspraken het nuttige met het aangename verenigen? Er zijn bijvoorbeeld een aantal plaatsen waar ik graag nog een keer naartoe wil. Deze staan op een lijstje en als ik ergens een afspraak heb check ik soms of er in de buurt niet iets zit waar ik dan naartoe kan gaan. Ik hou van de zee dus als ik ergens aan de kust een afspraak heb regel ik dat ik daarna tijd heb om even een half uurtje uit te waaien. Of je regelt dat je aansluitend bij vrienden of familie langsgaat. Alleen natuurlijk als dat ontspannend voor je is! Wees creatief en probeer te bedenken hoe het voor jou zou kunnen werken.

2. Activiteiten die je normaal niet in je agenda zet vastleggen in je agenda

De meest bekende en minst gebruikte activiteit die niet wordt ingepland in de agenda is reistijd. En toch is het inplannen van reistijd al een manier om meer marge in te bouwen. Maar er zijn meer van dit soort activiteiten die je eigenlijk veel beter wel in je agenda kunt zetten. Bijvoorbeeld tijd om te lunchen, bepaalde brokken werk die wekelijks terugkeren en in de verdrukking raken omdat ze niet gepland staan of vakliteratuur lezen die echt nodig is om bij te blijven. Als je bijvoorbeeld projectmatig werkt en je merkt dat een bepaald project ondersneeuwt in aandacht kan het helpen voor dat project tijd in te plannen zodat je zeker weet dat het project de aandacht krijgt die het verdient. Toen ik manager was van 5 teams plande ik twee keer per week een uur in om bij de teams langs te gaan. Zonder agenda of bedoeling, maar er gewoon zijn. Als ik dat niet inplande, gebeurde het niet terwijl het wel belangrijk was.

3. Bouw je ideale week om oog te krijgen voor het geheel

De ideale week bestaat niet. Dingen die tussendoor komen, veranderingen in plannen en projecten en onverwachte zaken hangen onlosmakelijk samen met werken in onze tijd. En toch heb je wel een beeld bij wat voor jou een ideale week of werkweek zou zijn. Ik heb dat ook en ik heb er in mijn agenda programma een aparte agenda van gemaakt met een ideale weekindeling. Op Lifehacking is daar een keer een goed artikel over geschreven. En zij hebben het weer van Michael Hyatt die mij voor het eerst wees op het nut van een dergelijk schema. De belangrijkste functie is dat het mij helpt om deze ideale week over mijn werkelijk week heen te leggen om te kijken waar het knelt. In een ideale week heb je nagedacht welke elementen in een week zorgen voor jouw optimale productiviteit. Dat schema regelmatig checken helpt echt om te zien waar ruimte nodig is.

Welke tip spreekt jou het meeste aan en ga je direct implementeren?