Een goed productiviteitssysteem is belangrijk
Voor de verjaardag van onze dochter hebben we besloten te gaan voor een konijn, met hok en alles erop en eraan. Tijdens het kopen van de verschillende onderdelen van dit project raakte ik gefascineerd door de eenvoud van een drinkfles voor een knaagdier.
Je kent ze vast wel, een fles met een tuitje eraan die je op zijn kop kunt hangen zodat het konijn naar believen water kan drinken. Hoe ideaal, het konijin hoeft alleen maar naar het uiteinde van het tuitje te gaan en zodra hij eraan komt begint het water te stromen in precies de juiste hoeveelheid. Briljant.
Een productiviteits systeem is erg belangrijk om grip op je werk te houden en met plezier te werken. Graham Allcott noemt zo’n systeem je Tweede Brein. En eigenlijk is een productivtiteitssysteem als een drinkfles voor een konijn. Je hoeft er maar naartoe te gaan en het werk dient zich aan, precies in de juiste hoeveelheid.
De bottlenecks. En wat er aan te doen is!
Was het alleen maar altijd zo. Door verschillende oorzaken kan je systeem dichtslibben, niet meer goed werken en juist in de weg zitten. Als jouw productiviteitssysteem niet lekker werkt is er missschien wel 1 van de volgende situaties aan de hand.
1. Je systeem is overspoeld door teveel info op je lijsten
Het is prima om lange lijsten te hebben, heb ik ook.Mijn Master Actie lijst kan wel tot 200 items bevatten. Het gaat mis als al die info in 1 lange lijst staat. Daarom raden we in onze workshops altijd aan de lijst in te delen. De keuze van de indeling mag je helemaal zelf inrichten, wat bij jouw werk en leven past. Mijn Master Actie lijst is op dit moment onderverdeeld in 6 categorieën.
Een andere manier om de hoeveelheid in te dammen is door te werken met een Dagelijkse Todo lijst. Iedere dag kies je uit de categorieën de 3-5 meest belangrijke taken die je vandaag af wilt hebben.
2. Je taken zijn onduidelijk geformuleerd
Sommige items op je takenlijst kun je niet doen. Pak je takenlijst er maar eens bij en kijk of alle items die eropstaan je meteen in actie zetten. Grote kans dat je bij een aantal eerst denkwerk moet doen voordat je aan de slag kunt gaan. “Winterbanden” bijvoorbeeld kun je niet doen. Bellen om een afspraak te maken om ze eronder te laten zetten wel. Vaak is de verleiding groot om snel even iets op je lijst te zetten. Doe dat vooral niet, en neem die 10 seconden om echt te formuleren wat er te doen is.
Een vuistregel is dat elke taak op je lijst met een werkwoord moet beginnen. Neem de komende dagen eens tijd om net iets langer na te denken als je iets op je takenlijst zet. Schrijf het op een manier op waarbij je meteen aan de slag kunt als je de taak leest.
3. De flow is eruit. Je systeem is te lang niet gebruikt
Laten we eerlijk zijn, allemaal worden we wel eens te lang meegezogen in ad hoc gevlieg en last minute dingen. Daardoor raakt je mooi ingerichte productiviteits systeem wat stoffig. En als je dan weer eens wat tijd hebt en je kijkt in het systeem is het niet meer up to date.
Time management is achterhaald en het afwerken van je takenlijst alleen gaat je bij de huidige hoeveelheid informatie niet echt helpen. Wat je nodig hebt is een goede workflow en daar is je “Tweede Brein” erg belangrijk bij. Maar het woord workflow zegt het al, een goede doorstroming is van belang om je focus en concentratie vast te kunnen houden. Daarom kan het juist heel goed zijn om te midden van ad hoc werken toch de tijd te nemen om het in je systeem op te nemen. Want door naar je lijsten te kijken kun je betere keuzes maken.
Kom in actie
Werkt jouw systeem eerder tegen je dan voor je. Het mooie van het werken als een Productiviteits Ninja is dat je in situaties waarin je bent vastgelopen binnen twee uur weer helemaal bij kunt zijn. Dus zit jouw systeem je tegen, plan 2 uur om de zaak weer op de rit te krijgen. Serieus denkwerk doen om het doen makkelijker te maken.