De 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja: 1. Rustig en Kalm

We beginnen het nieuwe jaar met een serie blogposts over de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott. In het boek worden de volgende 9 eigenschappen behandeld en uitgelegd wat je ervan kunt leren voor jouw werk vandaag de dag. Een Ninja is:

  1. Rustig en KalmNinja_zen_calmness
  2. Meedogenloos
  3. Weet wapens te hanteren
  4. Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
  5. Niet alledaags
  6. Behendig
  7. Zelfbewust
  8. Voorbereid
  9. Mens en geen superheld

 

Een Ninja is Rustig en Kalm

Veel mensen vertrouwen bewust of onbewust op hun hoofd om allerlei zaken voor ze te onthouden. “Ik loop straks nog even langs Sanne om dit te vragen…”, “Ik moet zometeen dit document nog even printen…”, “Ik moet vanavond m’n moeder even bellen over…”, “Als ik morgenochtend op het schoolplein sta moet ik niet vergeten om…”.

Hoe vaak gebeurt het niet dat je dan de volgende dag ‘s avonds op de bank zit en je opeens herinnert dat je vanochtend op het schoolplein niet moest vergeten… en dat je tijdens de vergadering ‘s middags erachter kwam dat je de notulen vergeten was om te printen… Zomaar wat simpele voorbeelden waaruit blijkt dat je hoofd niet zo’n betrouwbare plaats is om dit soort herinneringen en acties te ‘managen’.

Wat wel regelmatig gebeurt is dat je hoofd je aan iets herinnerd waar je op dat moment even helemaal niets mee kunt. Het gevolg is onrust in je hoofd en het gevoel steeds achter de feiten aan te lopen.

Privé en Zakelijk

Sommige mensen ervaren deze onrust zowel thuis als op het werk. Anderen vooral thuis en hebben op het werk meer het gevoel grip te hebben. Bijvoorbeeld de marketing manager van een groot bedrijf die goed in staat is om uitstekend vergaderingen voor te zitten en te zorgen dat projecten op tijd en binnen budget worden afgerond, maar het niet lukt om te zorgen dat de kinderen op tijd het ingevulde formulier voor het schoolreisje mee naar school nemen en inleveren bij de leerkracht of om de persoonlijke financiën goed te beheren.

Een Ninja is in staat om zowel professioneel als privé de zaken volledig onder controle te hebben door niet z’n hoofd te gebruiken om dingen te onthouden. In plaats daarvan gebruikt een Ninja een Tweede Brein buiten z’n hoofd om het overzicht te bewaren en daardoor rustig en kalm te kunnen blijven. Een Tweede Brein kan er op vele verschillende manieren uitzien. Van een papieren schriftje tot de meest geavanceerde app die er te koop is. Welke technologie je gebruikt maakt niet uit. Maar het moet in ieder geval de volgende dingen bevatten:

  1. Master Actielijst. Hierop staan alle concrete, eerstvolgende acties waarvan je hebt gekozen om die op korte termijn te doen.
  2. Projectenlijst. Hierop staan alle projecten/doelen die je wilt realiseren.
  3. Wachten op lijst. Hierop staat alles wat je aan anderen hebt gevraagd en waarvan de bal even niet bij jou ligt.
  4. Ideeënlijst. Hierop staan alle zaken waar je nu nog geen actie op wilt ondernemen, maar die je wel wilt onthouden om later misschien te doen.

 

Naast deze vier lijsten heb je natuurlijk een agenda nodig om afspraken en deadlines in bij te houden. Als je Tweede Brein volledig en actueel is kun je rustig en kalm zijn omdat je niet meer bang hoeft te zijn dingen te vergeten of achter de feiten aan te lopen. Zowel zakelijk als privé.

Volgende keer behandelen we de tweede eigenschap van een Ninja: Meedogenloosheid.