Hoe je duidelijke, heldere en actiegerichte emails schrijft

Heb je goed onder de knie hoe je Aan, CC en BCC gebruikt in je emails en ben je op zoek naar tips en ideeën om duidelijke, heldere emails te schrijven die snel worden gelezen en beantwoordt? Deze blogpost helpt je om goede teksten te schrijven door één van de volgende drie afkortingen te gebruiken:

ABC

Dit is een geweldige aanpak bedacht door Mike Song, de auteur van ‘The Hamster Revolution –  how to manage your email before it manages you’. Begin iedere email met een specifieke vraag of actie (Action), laat daarna wat wit ruimte over. Geef vervolgens in een aantal bullets de achtergrond weer (Background). Laat weer wat witte ruimte open en sluit het bericht af (Close) met de vervolgstappen en een professionele handtekening.

ABC email

SBAR

Dit staat voor ‘Situation, Background, Assessment and Recommendation’ oftewel: Situatie, Achtergrond, Beoordeling en Aanbeveling. Deze methode wordt gebruikt in de gezondheidszorg voor snelle en duidelijke communicatie.

SMART

Veel mensen kennen deze afkorting: ‘Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-bound‘ oftewel: Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden. Deze afkorting helpt je om je te richten op een email met een duidelijke onderwerpregel, een heldere opmaak om snel te lezen, aan de juiste personen gericht en die verder specifiek en tijdsgebonden is.

Kun je je voorstellen hoe veel makkelijker het is om je email te verwerken als alle berichten die je ontvangt in zo’n helder en duidelijk formaat zijn geschreven?

Wij kunnen jou en je team verder helpen om slimmer en productiever met email om te gaan bijvoorbeeld door onze Email Etiquette workshops.

Heb jij een andere afkorting of tip die je gebruikt om goede emails te schrijven? Laat het ons weten via een reactie onder dit bericht of via twitter @thinkprodnl

Deze blogpost is oorspronkelijk geschreven door Tracy Parks, directeur van Think Productive USA.