Worklife Design serie, deel 2: Simone Klaassen (Verizon)

10/11/2017 |

In dit tweede deel van onze Worklife Design serie spreken we met Simone Klaassen, HR business partner voor Verizon. In deze rol is Simone verantwoordelijk voor het aansturen van de ‘people strategy’ in de BeNeLux. Ze implementeert hierbij de HR visie en doelen van Verizon voor de BeNeLux.

In dit korte interview deelt Simone met Think Productive welke productiviteit systemen zij gebruikt, welke tools zij hiervoor inzet, en welke gewoonten bijdragen aan een ideale werkweek.

Doelen

Voor mij gaan doelen pas leven wanneer ik ze kan visualiseren – in een tijdlijn of in een mindmap. Ik geloof dat het iedere kenniswerker mentale rust geeft wanneer ze in één oogopslag de status van een project kunnen zien.

Ik werk bij Verizon daarom altijd met een Gantt Chart; een visuele weergave van een projectplanning, waarmee je in een tijdlijn de doelen en taken van een project weergeeft.

 

 

Het maakt niet uit of je een Gantt Chart, een Excel document of iets anders gebruikt, want het resultaat is hetzelfde; het geeft je rust wanneer je een visueel overzicht hebt. De meeste mensen zijn visueel ingesteld en om die reden geloof ik dan ook dat ons brein het prettig vindt wanneer we doelen in een tijdlijn visualiseren.

Een ander tool dat ik inzet is mindmaps. Dit is ook een visualisatie, maar het is niet hetzelfde als een projectplanning. Met een mindmap kies ik 1 thema / vraagstuk (bijvoorbeeld: ‘hoe zet ik HR in om Verizon verder te brengen?’). Vanuit dit vraagstuk ‘waaier’ ik al mijn ideeën en oplossingen over dit thema uit. Aan al deze oplossingen kunnen op dezelfde wijze sub-taken worden gekoppeld, etc.

Systemen

Ik ontvang een gigantische hoeveelheid e-mails per week. Gemiddeld zijn het er zo’n 400-450. Als ik hier geen systeem voor zou hebben zou ik er een dagtaak aan hebben. Het is dus belangrijk dat je een e-mailcultuur creëert voor jezelf.

Voor mijn e-mail systeem werk ik met de mappen @actie, @lezen en @wachten:

@actie: e-mails met een taak die ik zelf moet uitvoeren.

@lezen: e-mails met informatie die ik moet lezen.

@wachten: e-mails die ik verstuurd heb en waarbij ik wacht op de input van een ander.

Daarnaast werk ik met een archiefsysteem, welke ik ook categoriseer op thema’s. Dit zijn geen projectmappen. Ik archiveer er alleen mijn oude e-mails mee, waar ik op korte termijn niets mee doe. Ik geloof dat het belangrijk is om regelmatig een lege Inbox te hebben. Het archiveren van e-mails moet hier een ingebouwde gewoonte voor zijn. Veel kennisprofessionals gebruiken hun Inbox als een archief, maar dit werkt enorm storend en geeft stress. Mijn tip is: archiveer minimaal een keer per week al je e-mails.

Slimme handtekening

Onlangs heb ik bij Verizon een nieuwe handtekening geplaatst, waarin ik mensen vraag om slimmer met e-mail (en met tijd!) om te gaan:

Shall we agree to work smart together? If yes, please

  • have a maximum of two topics per e-mail
  • add only those in the ‘TO’ field that need to take action
  • if you’re in the ‘CC’ field no action needed (just FYI – just beware that I’m reading my CC occasionally)
  • put the requested action and timeline in the subject line

 

 

Habits

Splitsen van baas-werk en uitvoerend werk

Ik heb in de workshops van Think Productive geleerd om baas-werk en uitvoerend werk te splitsen. Hier was ik me niet eerder van bewust. Baas-werk is voor mij al het denkwerk: plannen, voorbereiden, creatief werk, etc. Vooral het splitsen van voorbereiding en uitvoering werkt geweldig: dit voorkomt uitstelgedrag omdat je de eerste 10% al gedaan hebt.

Deze splitsing implementeer ik dagelijks. Zo plan ik elke dag een persoonlijk blok in, waarin niemand een afspraak kan maken. In dit blok ben ik met baas-werkzaamheden bezig. Dit blok heb ik ook aan het einde van de dag, tussen 16:30 – 17:30 uur, ingepland staan. De (denk)werkzaamheden in deze blokken verschillen per dag; de ene dag stel ik prioriteiten, tref ik voorbereidingen of doe ik een review etc. De andere dag verwerk ik alle achtergebleven informatie (voornamelijk e-mail).

Je hebt controle over je prioriteiten en over de status van deze prioriteiten wanneer je baas-werk splitst. Het werk wordt niet meer ad-hoc gedaan wanneer ik het baas-werk in m’n agenda zet. Voordat je het weet moet je anders tussendoor vergaderingen bijwonen en aan spoedopdrachten werken. Het gevolg daarvan is dat je de controle kwijtraakt. Dit gebeurt echter niet wanneer je de splitsing ook daadwerkelijk in je agenda verwerkt.

Belangrijkste tip voor kennisprofessionals

Gebruik een tool waarmee je al je ideeën en to-do’s met 1 klik kunt bewaren en waarbij het op 1 centrale plaats terechtkomt (je ‘tweede brein’). Zelf gebruik ik de tool Braintoss. Braintoss synchroniseert met vrijwel alle to-do apps. Super simpel en krachtig, omdat je nooit een taak of idee kwijtraakt.”

Leer beter werken: ontvang elke dinsdag een productiviteitstip voor kennisprofessionals
x