Beheer je energie, niet je tijd

Als er één ultieme waarheid bestaat in het leven, dan is het wel dat de tijd blijft doorgaan en dat de klok blijft tikken. Onze wereld is zeer afhankelijk van tijd. We plannen onze dag rondom onze geplande activiteiten. We plannen afspraken in met onze vrienden en geliefden, we gaan op een bepaald tijdstip naar bed en zelfs onze kennis meten we in tijd. Tijd is overal, maar het is ook onontkoombaar, oneindig en onveranderlijk.

Voor velen van ons ligt de focus op ‘time management’ en daardoor spenderen we veel tijd aan projecten en hebben we bijna geen tijd voor onszelf. Omdat we vaak tegen een burn-out aan zitten is het belangrijk dat we ons van nu af aan op het beheer van energie focussen. Energie zorgt ervoor dat we gemotiveerd, gefocust, betrokken en gelukkig zijn. Hoe kunnen we van onze lichamen verwachten dat ze bijblijven wanneer we te veel tijd spenderen aan uitputtende activiteiten?

Volg deze tips om een burn-out te voorkomen en om je productiviteit en geluk te laten toenemen. Beheer je energie en niet je tijd!

Beheer je agenda

Om je perspectief te kunnen verschuiven moet je je bewust zijn van je energie. Wat put je uit? Welke activiteiten geven je energie een boost of zorgen ervoor dat je in de flow terechtkomt? Welke andere activiteiten moeten opzijgezet worden of gelijkmatig verspreid worden zodat ze je tijd niet opslokken?

Neem eerst je persoonlijke schema eens onder de loep. Ben jij zo’n persoon die elke vergadering (werk gerelateerd of niet) opschrijft en die elk deel van de dag inplant? Of ben jij iemand die zomaar iets doet, zonder dat je een schema hebt waar je op terug kunt vallen?

Wanneer je je agenda beheert kun je zien waar het grootste deel van je tijd naartoe gaat en welke activiteiten heroverwogen moeten worden. Je kunt al je activiteiten analyseren om erachter te kunnen komen wanneer je de meeste energie hebt en wat voor activiteiten je uitputten. Het kan je helpen om doelen te stellen en om ze tot voltooiing te brengen.

Deel je dag in rondom je energie

Je kunt je energie pas echt beheren wanneer je weet welke projecten je moet vermijden en welke projecten je moet prioriteren. Plan vergaderingen niet rondom of gedurende de tijdstippen in dat je productief bent als ze voor uitstelgedrag zorgen of wanneer ze je flow in de weg staan. Dwing jezelf om alleen je e-mail in de ochtend en aan het einde van de dag te checken wanneer je te veel tijd aan e-mails en niet genoeg tijd aan je eigenlijke werk besteedt.

Het herkennen van deze stressfactoren of wegblokkades is de volgende stap. Eén van de grootste belemmeringen van onze energiestroom is uitstelgedrag. We stellen de grote taken meestal uit en dit kan juist onze dag ontsporen, omdat we meer tijd spenderen aan uitputtende activiteiten en minder tijd aan de taken die we eigenlijk graag doen.

Om de cyclus van uitstelgedrag te kunnen doorbreken moet je je taken van belangrijk naar minder belangrijk organiseren, passende tijden kiezen om ze te voltooien en je moet de hoeveelheid energie die je in deze projecten stopt beheren. Zorg er daarnaast voor dat je pauzes inplant wanneer je aan uitputtende taken/ projecten werkt, zodat je met vernieuwde energie verder kunt werken. Een studie van Drake Baer stelde voor dat je na elke 90-120 minuten weg stapt van de taak waar je mee bezig bent, omdat je dankzij kleine pauzes de eentonigheid te lijf kunt gaan. Wanneer je je planning daarop instelt kun je alarmen instellen die een handige herinnering kunnen zijn om afstand te nemen van datgene waar je mee bezig bent en om nieuwe energie op te doen.

Energie buiten het kantoor

Je zou je energie echter ook op dingen buiten je werkplek moeten focussen. Voor de vele mensen die lange dagen werken en weinig slaap binnenkrijgen is het herstructureren van hun werkenergie, zodat ze zich gerevitaliseerd kunnen voelen, niet voldoende. Ze moeten zich ook focussen op de tijd voor het werk of op activiteiten na het werk en meer tijd voor zichzelf nemen. Je kunt je energie heroriënteren door een nieuwe wending te geven aan je ochtendroutines, door gedurende de dag vaker te gaan wandelen en door je werkplek op tijd te verlaten zodat je niet met een burn-out te maken krijgt.

Ga je op tijd naar bed? Sport je en weet je hoe je kunt ontspannen en tot rust kunt komen na een lange dag? Beoefen je gezonde en ontspannende activiteiten, zoals yoga of meditatie? En stop je daadwerkelijk met werken nadat je werkdag erop zit?

In 2007 werd door ‘Harvard Business Review’ het onderwerp van energiebeheer aangepakt en wat ze toen zeiden geldt vandaag de dag nog steeds. HBR liet zien waarom het belangrijk is dat je weet dat je tegen een burn-out aan zit en hoe je je energiegebruik kunt aanpassen. Ze zeiden: “Om zichzelf te kunnen opladen moeten mensen weten wat de kosten zijn van energie uitputtende gedragingen en daarna moeten ze het op zich nemen om daar, onder welke omstandigheid dan ook, verandering in aan te brengen.

Uit de studie van HBR komt naar voren dat er vier verschillende soorten energie zijn: fysiek, mentaal, emotioneel en de menselijke geest. Ze kunnen allemaal een rol spelen in de mate dat we betrokken zijn bij ons werk, maar we focussen ons vaak op de eerste twee elementen. We moeten echter alle vier de elementen in beschouwing nemen als we onszelf daadwerkelijk willen revitaliseren en als we onze energie willen beheren. Om die reden is het belangrijk dat je ook buiten je werk om je energie beheerd.

Tijd vinden om je energie te beheren

Tijd is dan misschien wel beperkt en het speelt een grote rol in ons leven, maar energie is iets dat beheerd moet worden. We gaan langzaam richting een burn-out wanneer we te veel tijd besteden aan procedures die veel energie vereisen en niet genoeg tijd besteden aan revitaliserende activiteiten.

Verleg je focus als je niet dagelijks meer moe wilt zijn en als je weer voldoende energie wilt hebben voor je werk en je vrienden en familieleden. Tijd blijft een grote rol in je leven spelen, maar het hoeft niet iets te zijn dat je vreest. Laat in plaats daarvan, gedurende je dag, je energie je gids zijn. Hoe meer energie je behoudt, hoe beter je je zult voelen en hoe sneller je weer van je werk zult houden.

Door Katie McBeth