We kunnen het niet ontkennen, we houden allemaal van vakanties. Het is altijd geweldig om een aantal weken aan het strand te zitten of om een nieuwe stad te verkennen. We houden echter niet van het zeurende stemmetje dat ons laat weten dat we nu gelijk onze e-mail moeten checken omdat we iets belangrijks vergeten te doen zijn voor ons werk.
Om ervoor dat zorgen dat alles afgerond is en je een e-mail vrije vakantie hebt deel ik in dit artikel vijf handige tips met je.
Check je deadlines
Ga met je manager een gesprek aan betreffende de projecten waar je mee bezig bent en spreek met elkaar af wat de deadline voor bepaalde projecten is. Zijn er zaken die voor je vakantie gedaan moeten worden en zijn er zaken die na je vakantie gedaan kunnen worden? Deze concrete afspraken zorgen ervoor dat je voor je vakantie niet zo gestrest bent.
Mens, geen superheld
Je zult nooit al datgene wat op je todo-lijst staat gedaan kunnen krijgen voordat je op vakantie gaat… Behalve dan als je daadwerkelijk een superheld bent! Het is daarom belangrijk dat je een onderscheid maakt tussen datgene wat voor je vakantie gedaan moet worden en datgene wat kan wachten totdat je weer terug bent. Probeer ook zoveel mogelijk te delegeren.
Stel een automatisch antwoord in
Zorg ervoor dat je een duidelijk bericht achterlaat waarin je aangeeft dat je tot en met je terugkomst niet bereikbaar bent via e-mail. Plaats ook het e-mailadres en het telefoonnummer van een medewerker in het bericht, zodat urgente zaken gelijk overgenomen kunnen worden.
Geef jezelf een extra dag door je vakantie met één dag te verlengen (je geeft in je bericht dus niet de ware datum van je terugkomst). Je kunt die dag gebruiken om door je e-mails heen te gaan en het fijne daarvan is dat mensen nog geen antwoorden van je verwachten.
Geef richtlijnen
Om ervoor te zorgen dat je je geen zorgen maakt dat het kantoor instort terwijl je weg bent (we denken dat allemaal!) is het belangrijk dat je een aantal richtlijnen vaststelt. Wanneer ze contact met je mogen opnemen is hier een voorbeeld van. Hier bij Think Productive kunnen we een aantal Productiviteits Ninja’s bijvoorbeeld via sms storen wanneer er snel workshop datums bevestigd moeten worden.
Plan je eerste week na de vakantie in voordat je weggaat
Terwijl je alles aan het afronden bent voor je vakantie is het een goed idee om te kijken wat er gedaan moet worden gedurende de eerste week na je vakantie. Maak een notitie van vergaderingen, telefoongesprekken die gevoerd moeten worden of deadlines, zodat je niet voor al te veel verrassingen komt te staan wanneer je weer terug bent.
Ben jij je klaar aan het maken voor de vakantie? Hoe voorkom jij dat je aan je werk denkt/ met je werk bezig bent wanneer je op vakantie bent? Laat het ons weten via @thinkprodNL.
Door Jessica Scott