De 10 beste Productiviteits Ninja e-mailtips

28/11/2018 |

Tijdens onze e-mail training krijgen we vaak van kennisprofessionals te horen dat ze dagelijks zo’n 3 uur met hun inbox bezig zijn. Een groot deel van onze werkdag wordt door het checken en het samenstellen van e-mails in beslag genomen. We hebben hierdoor minder tijd en aandacht voor het waardevolle diepe werk. Je focust je met Productiviteits Ninja tactieken meer op het verwerken van e-mails en minder op het checken van e-mails. Dankzij deze werkwijze kun je dagelijks 90 minuten terugwinnen. Op jaarbasis zijn dat 54 dagen die jij en je team kunnen gebruiken om iets waardevols te creëren voor het bedrijf.

Maar waar begin je nou eigenlijk? Er zijn zoveel verschillende tools en technieken beschikbaar dat we besloten hebben om onze 10 Beste Productiviteits Ninja e-mailtips met je te delen.

1. Kies voor inbox zero. Wat komt er binnen, welke e-mails oefenen druk uit op je tijd en aandacht en wat moet er bijgehouden worden? Deze zaken moeten duidelijk zijn. Dankzij het inbox zero doel kun je de betekenis en de waarde (waardevol of waardeloos) van elke e-mail gelijk bepalen.

Mensen zijn echter vaak sceptisch. Inbox zero klinkt onmogelijk wanneer je 5000+ e-mails in je inbox hebt staan die je tijdens een 3 uur durende workshop moet verwerken. De cijfers liegen er echter niet om… 99% van onze deelnemers behalen inbox zero tijdens de workshop of gedurende de 24 uur die daarop volgen. Daar kun je moeilijk tegenin gaan, toch?

2. Perfectioneer de onderwerpregel. De hoeveelheid e-mails die je ontvangt zullen gereduceerd worden wanneer je voor een duidelijke onderwerpregel kiest. Daarnaast zorg je er ook voor dat je e-mails beter begrepen en afgehandeld kunnen worden door de ontvangers.

3. Houd het kort! Een heleboel bronnen suggereren dat er nooit meer dan 5 zinnen in een e-mail mogen staan. Bel de persoon of stel een Word document samen als je meer te zeggen hebt. De 5 zinnen kunnen dan gebruikt worden om de vereiste actie te beschrijven. En dat kan weer voor meer duidelijkheid zorgen.

4. Neem beslissingen. Verlaat een e-mail niet voordat je weet wat voor actie ondernomen moet worden (als er een actie vereist is). Op deze wijze bespaar je tijd omdat je een e-mail slechts één keer hoeft te lezen. Reduceer de tijd die je aan uitstelgedrag spendeert door daadkrachtiger te worden.

5. Zet Outlook uit! Wees geen slaaf van je Microsoft Outlook account (of een ander e-mailprogramma). Zet het uit. Een uur maakt al een verschil. Je zult namelijk meer focus en energie hebben voor je andere taken.

6. Verbondenheid is niet hetzelfde als productiviteit. Mensen denken vaak dat verbondenheid hetzelfde is als dingen gedaan krijgen en om die reden beantwoorden ze e-mails tot laat in de avond. We hebben echter een rustperiode nodig en om die reden is ontspanning zo belangrijk. Laat je telefoon dus liggen! Je zult zien dat je na een goede nachtrust betere beslissingen kunt nemen. We moedigen je om die reden dan ook aan om je zakelijke e-mailaccount van je telefoon te verwijderen. We begrijpen dat dit niet voor elke functie is weggelegd, maar de verleiding om je e-mail te checken is een stuk minder wanneer je je account niet bij de hand hebt.

7. Verminder het CC gebruik. CC is een knop die te veel gebruikt wordt en het veroorzaakt in grote mate de overvloed die we in vele kantoren zien. Voordat je een e-mail verstuurt is het belangrijk dat je nagaat wie er daadwerkelijk in ge-CC’d moet worden. Elke verstoring neemt tijd in beslag. Het is dus goed om na te gaan wie je daadwerkelijk moet storen en wie je met rust kunt laten. Wanneer je dit met regelmaat doet zullen andere mensen jouw tijd ook meer respecteren!

8. Gebruik simpele e-mailmappen. Wanneer je submappen en sub-submappen hebt kun je e-mails niet snel even archiveren. Zorg er daarom voor dat je een systeem hebt dat uit max. 12 mappen bestaat. Dit zal je een heleboel tijd besparen wanneer je zaken moet archiveren en je zult nog steeds al je e-mails terug kunnen vinden.

9. Weet wie je publiek is. Weersta de verleiding om iets grappigs door te sturen naar professionele contacten. Je wilt immers gerespecteerd worden… Weet echter ook wanneer je door middel van informaliteit je werkrelatie kan versterken.

10. Denk erover na! Enquêtes hebben aangetoond dat een gemiddelde werknemer ongeveer 41% van zijn/haar tijd aan e-mail besteedt. Zelfs een kleine verbetering kan een enorme impact op de productiviteit van een werknemer hebben. Moedig discussies over e-mailbeleid aan en investeer in goede training!

Voor een goede e-mail training kun je altijd bij ons terecht! Neem daarom contact met ons op als je je samen met je team op het ‘echte werk’ wilt kunnen focussen en minder stress wilt ervaren.

Door Graham Allcott

Comments are closed.