Maak vergaderen weer leuk

15/10/2019 |

Er zijn een heleboel dingen die we kunnen doen om vergaderingen effectiever te maken, maar er zijn ook dingen die we kunnen doen om ze leuker te maken. Op deze wijze zullen mensen zich beter kunnen focussen, ze zullen meer betrokken zijn bij een discussie en ze zullen de inhoud van de vergadering beter kunnen onthouden.

Mensen denken vaak dat je minder ‘leuke’ dingen moet doen tijdens een vergadering wanneer er leidinggevenden aanwezig zijn. Maar ik raad juist het tegenovergestelde aan. Leidinggevenden spenderen vaak een groot deel van hun tijd aan vergaderingen en om die reden zullen ze ‘leuke’ vergaderingen juist waarderen. Dit is natuurlijk niet voor alle vergaderingen geschikt (wanneer je mensen moet vertellen dat ze hun baan gaan verliezen bijvoorbeeld). Maar ik daag je uit om een aantal van deze ideeën uit te proberen gedurende de vergaderingen:

Begin met iets geks. Misschien een kort YouTube filmpje dat mensen laat lachen. Het zorgt voor een betere stemming en het neemt alleen maar een paar minuten van je tijd in beslag. Ik hoorde dat een bedrijf deze taak aan mensen geeft die te laat zijn voor een vergadering. Voor de volgende vergadering moeten ze dan een video uitzoeken.

Teken. Ondanks het feit dat ik niet goed ben in tekenen maak ik graag tekeningetjes en gedurende vergaderingen zet ik aardig wat op papier. Waarom geef je na een vergadering niet een prijs aan de persoon die de beste tekening gemaakt heeft? Hier kun je meer lezen over de voordelen van tekenen.

Probeer gebruik te maken van foto’s wanneer je notities maakt. Er zijn mensen die via foto’s kunnen vastleggen wat je tijdens een vergadering doet. Ik presenteerde een conferentie in Brighton vorig jaar waar een bedrijf dat deed. Het is ideaal voor dagen dat je met z’n allen op pad gaat of gedurende grotere evenementen.

Play Doh! Het is net zoiets als een 3D tekening. Misschien kunnen mensen hun play doh tekenen of iets uit play doh maken om hun visie uit te drukken (steun je een idee wel of niet). Je kunt je beter concentreren en focussen wanneer je iets te doen hebt.

Neem een pauze. Je kunt een snelle versie van de stoelendans doen, zodat mensen in beweging komen.

Is het tijd om te rijmen? Zorg ervoor dat er een item op de agenda staat waarbij mensen in rijmende vorm hun punten moeten presenteren.

Geef prijzen weg tijdens de vergadering. Jij moet beslissen hoe je dit wilt doen. Je zou een prijs kunnen geven aan de persoon die het best gekleed is, de persoon die een niet alledaags idee heeft, de persoon die een vooraf afgesproken woord het meest gebruikt heeft gedurende de vergadering, etc.

Beperk het gebruik van bepaalde woorden. Stel van tevoren vast welke woorden niet gebruikt mogen worden. Mensen moeten een alternatief vinden. Aan een gemaakte fout kan een straf verbonden worden. Op deze wijze kun je jargon en acroniemen van drie letters voorkomen. Dit is vooral handig wanneer nieuwe mensen aan de discussie deelnemen.

Gooi met een bal. Iemand kan alleen maar iets zeggen wanneer ze de bal hebben. Je moet dus de aandacht trekken van de persoon met de bal… Hoe doe je dat? Wanneer je de bal hebt en de mening van een collega wilt weten is het maar te hopen dat je goed kunt gooien.

Snack time. We weten allemaal dat er bepaalde snacks zijn die graag gegeten worden tijdens vergaderingen. Geef de mensen die de vergadering bijwonen een After Eight mint. Ze moeten die op hun voorhoofd plaatsen en in hun mond zien te krijgen zonder hun handen te gebruiken. Je moet hier dus je gezichtsspieren voor gebruiken. Dit zal zeker de stemming verbeteren en het zal daarnaast voor hilarisch vermaak zorgen!

Probeer deze ideeën zelf eens uit en laat ons ook weten hoe jij je vergaderingen leuker maakt via @thinkprodNL.

Geniet je nog steeds niet echt van je vergaderingen? Boek dan nu onze ‘Maak vergaderen weer leuk’ workshop en één van onze Productiviteits Ninja’s zal jou en je team helpen om vergaderingen weer magisch te maken.

Door Hayley Watts

Hayley is een Think Productive UK Productiviteits Ninja in Londen.

Dit is een aangepaste versie van het ‘Maak vergaderen weer leuk’ artikel van december 2017.

Comments are closed.