Het blog van Think Productive biedt verschillende ideeën aan waarmee je jouw productiviteit op een dagelijkse basis kunt laten toenemen. Binnen deze reeks artikelen worden bijvoorbeeld de geheimen van de meest efficiënte Productiviteits Ninja’s gedeeld. Deze keer nemen we een kijkje in het productieve leven van Conversie specialist en Productiviteits Ninja Stefan van Ballegooie.
Over Stefan
Beroep: Conversie specialist (ik help mensen online van A naar B)
Bedrijf: Allianz, een van de grootste financiële dienstverleners ter wereld
Locatie: Op de Coolsingel in Rotterdam.
Andere titels die je hebt in je leven/meer informatie: Happiness manager, Productiviteits Ninja, connector, christen, missionaris en echtgenoot.
Wat is er belangrijk aan jouw werkplek?
Op mijn bureau staat een lijst met daarin mijn uitgeschreven visie. Iedere keer wanneer ik op mijn werk kom word ik herinnerd aan de ‘waarom’ van mijn leven. Dat zorgt ervoor dat je weer weet waar je het allemaal voor doet. Daarnaast staat er op mijn bureau een foto van mijn vrouw. Daar word ik ook ontzettend gelukkig van.
Welke Ninja eigenschap heb je het beste onder de knie?
Voorbereid zijn: ik doe dingen alleen wanneer ik zeker weet dat ik het de energie en aandacht kan geven die het verdient. Als dat niet lukt doe ik het niet. Ik ben er wel achter gekomen dat voorbereid zijn niet betekent dat ik er dagenlang mee bezig ben. Soms is het doorlezen van de vergaderingsagenda al voldoende.
Aan welke Ninja eigenschap werk je nog steeds?
Ik moet nog hard werken aan mijn meedogenloosheid. Ik vind veel dingen leuk en ik heb een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. Dat zorgt ervoor dat ik al snel zaken naar me toe trek. Toch heb ik geleerd dat ik “nee” moet zeggen tegen de leuke dingen, zodat ik “ja” kan zeggen tegen de geweldige dingen.
Zonder welke 5 apps zou je niet kunnen leven?
1. Whatsapp – Hiermee kan ik contact houden met een grote groep mensen zonder dat ik met iedereen een persoonlijke afspraak hoef te maken.
2. Wunderlist – Deze app fungeert als mijn tweede brein. Ik noteer alle afspraken en taken die in mijn hoofd zitten op een “backlog”. Hierin staan de belangrijkste dingen bovenaan en de minst belangrijke dingen onderaan. Vervolgens bepaal ik op zondagavond welke punten ik in de nieuwe week ga oppakken. Uiteraard werk ik daarbij van boven naar beneden.
3. Echo – In deze app kun je gebedspunten zetten. Het zorgt ervoor dat ik gestructureerd en gedisciplineerd kan bidden voor de mensen om me heen, zonder dat ik alle punten moet onthouden. Op dit moment staan er 103 gebedspunten in de app. Dat is bijna niet te onthouden.
4. Parallel Space – Deze app zorgt ervoor dat ik een tweede Whatsapp-account op mijn telefoon kan beheren. Via deze app beheer ik de berichten die binnenkomen via het Whatsapp-kanaal van mijn kerk. Dit is geweldig, omdat ik zo geen 2 telefoons op zak hoef te hebben.
5. City Life Church (CLC) – Dit is de app van mijn kerk. Ik kan hiermee naar preken luisteren, ik kan er de bijbel mee lezen, ik kan er een gift mee overmaken etc. Deze app zorgt ervoor dat ik niet tussen apps hoef te switchen wanneer ik bijvoorbeeld een bijbeltekst wil opzoeken terwijl ik naar een preek aan het luisteren ben.
Wat is jouw favoriete kantoorartikel en waarom is het een favoriet?
Post-its. Je kunt er namelijk alles op schrijven: nieuwe ideeën, takenlijstjes, herinneringen etc. Soms gebruik ik de post-its ook om complimenten over te brengen. Zo stop ik soms een post-it in de broodtrommel van mijn vrouw om te zeggen dat ik van haar houd. Een klein en simpel gebaar, maar ik denk dat we dit vaker met elkaar moeten doen. Uiteindelijk zit het succes van een goed huwelijk naar mijn mening niet in de grote dingen maar in de kleine dingen. Moeder Teresa zei ooit ook heel mooi: “Kijk niet naar de grote dingen, maar doe de kleine dingen met grote liefde.” Dat heeft me geïnspireerd.
Tijdens welk deel van de dag is je aandacht het meest proactief?
Tussen 7.00 – 9.00 uur. Er is dan nog weinig activiteit om me heen en daardoor raak ik niet snel afgeleid. Daarnaast heb ik hele gezellige collega’s waarmee ik de dag energiek kan starten.
Wat doe je als je moe bent/ als je maar met moeite je aandacht kunt behouden gedurende de dag?
Als ik moe ben doe ik meestal een sessie van 40 squats. Gewoon naast mijn stoel. Dit is goed voor mijn lichaam en ik krijg er een energieboost van.
Wat is jouw beste advies voor stressreductie?
Wees de baas over je eigen agenda en takenlijst. Andere mensen willen graag jouw agenda en takenlijst invullen, maar jij kunt ervoor waken dat dit niet gebeurt. Zo staan avonden met mijn vrouw al weken lang in mijn agenda gereserveerd. Ik geef aan dat ik al een afspraak heb wanneer iemand iets op die avond wilt plannen.
Wat is jouw e-mail regime?
Ik check meerdere keren per dag mijn mailbox. Wanneer ik nieuwe e-mails binnenkrijg doe ik een snelle check. Sommige e-mails kan ik direct naar de prullenbak verplaatsen. Andere e-mails plaats ik in een to-do-mapje. In dit mapje prioriteer ik. De e-mail met de hoogste prioriteit wordt als eerste opgepakt. Ik probeer me in deze situatie alleen op het wegwerken van de e-mail te focussen. Op deze wijze switch ik niet heel de tijd tussen e-mails die weggewerkt moeten worden en daardoor kan ik meer e-mail verwerken.
Wat doe je het liefst tijdens je middagpauze?
In mijn pauze ga ik het liefst een rondje lopen. Ik werk in het centrum van Rotterdam, dus ik kan alle kanten op. Op warme dagen loop ik het liefst langs de oude haven. Het lijkt dan alsof ik een stedentrip aan het maken ben. Ook vind ik het lekker om soms over de markt te lopen. Fantastisch om de kraamhouders op z’n Rotterdams te horen schreeuwen dat de aardbeien in de aanbieding zijn.
Wat is het geheim van jouw productiviteit?
Het geheim van mijn productiviteit is dat ik iedere dag met God start. Tijdens het ontbijt vraag ik hem om samen met mij naar de geplande activiteiten te kijken voor die dag. Vervolgens probeer ik te luisteren naar datgene wat hij erover te zeggen heeft. God kan op verschillende manieren spreken: via een bijbelvers, een gevoel, een terugkerende gedachte etc. Soms heb ik het sterke gevoel dat ik bepaalde activiteiten uit mijn agenda moet verwijderen. Soms komt er juist een activiteit bij. Zo stond de aankoop van het boek “Ontwikkel de leider in jezelf”, van John Maxwell, een keer op mijn takenlijstje. Ik kreeg toen sterk het gevoel dat ik een vriend eens moest vragen of hij iemand kende die dit boek in zijn bezit had, zodat ik het kon lenen. Ik stuurde deze vriend een bericht. Korte tijd later stuurde hij een bericht met de boodschap dat hij zelf het boek in huis had. Dat niet alleen: hij had 2 exemplaren en zei dat ik er eentje mocht hebben. Fantastisch!
Door Callista Vink