De 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja: 8. Voorbereid

4/3/2015 |

We zijn het nieuwe jaar begonnen met een serie blogposts over de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott. In het boek worden de volgende 9 eigenschappen behandeld en uitgelegd wat je ervan kunt leren voor jouw werk vandaag de dag.

Een Ninja is:

1. Rustig en Kalm
2. Meedogenloos
3. Weet wapens te hanteren
4. Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
5. Niet alledaags
6. Behendig
7. Zelfbewust
8. Voorbereid
9. Mens en geen superheld

Een Ninja is voorbereid

Klussen in huis lukt beter als alle spullen klaar liggen. Koken gaat vele male makkelijker als je alle ingredienten in huis hebt. En je werk lukt echt veel beter als je voorbereid bent. Dat betekent vooraf bedenken en nadenken in plaats van precies op tijd. Want precies op tijd is eigenlijk altijd net te laat.

Dat ‘altijd net te laat’ was mijn modus voordat ik leerde om op een Ninja manier te denken en werken. Dat noemde ik toen in 2002 nog niet zo, maar als ik terugkijk is dat wel wat er gebeurde. Vlak voor de vergadering de stukken nog even bij elkaar verzamelen. Regelmatig erachter komen dat je dingen vergeet mee te nemen. Dat soort situaties, je kent ze misschien wel. Het grappige is dat ik lange tijd dacht dat altijd voorbereid zijn veel meer tijd zou kosten maar in feite is dat een leugen. Het enige wat ik anders ging doen was het moment waarop ik dingen deed. En dat is de crux van voorbereid zijn. Beseffen dat het dezelfde hoeveel werk is alleen je kiest ervoor het op een ander moment, eerder in de keten te doen om ervoor te zorgen dat je frictie in je workflow vermijd.

Tijd winnen en meer rust ervaren

Een exta bonus als je meer voorbereid te werk gaat is dat bij bepaalde onderdelen in je werk je door voorbereiding juist tijd wint. En niet alleen win je tijd, je ervaart ook nog eens meer rust in je werk. Voorbereid zijn kost in ieder geval niet meer tijd dus als je die overtuiging je eigen maakt, helpt je dat om de weerstand die veel mensen ervaren bij het doen van voorbereiding de baas te zijn.

De tijdwinst zit hem vooral in dat je onder druk minder helder nadenkt. Die notulen terugvinden lukt dan niet of kost veel meer tijd. Als je dat vanuit rust doet gaat het sneller en makkelijker. Ik heb zelf ook gemerkt dat het niet alleen tijdwinst oplevert maar ook een productievere manier van werken. In onze workshops benoem ik dat als het present zijn. Voorbereid zijn als Ninja zorgt dat je in het nu kunt zijn. Je hoeft je niet druk te maken over wat vanmorgen mis ging of je zorgen maken over wat er morgen allemaal zou kunnen gebeuren.

Praktische voorbeelden

Het mooie van deze Ninja stap is dat het vaak vooral in de kleine dingen zit die veel opleveren. Hieronder noem ik een aantal praktische voorbeelden van Ninja voorbereid-zijn uit mijn eigen dagelijkse praktijk.

Ninja_preparedness

  1. Bij het in mijn agenda zetten van een afspraak zet ik er meteen het adres bij waar de afspraak is. Zeker als het een nieuwe plek is. Vooral als je vanuit een email een afspraak maakt wil het nog wel eens gebeuren dat het adres in de email staat. Maar die kun je vaak niet zo snel vinden als je in de auto zit en de TomTom wilt instellen. Het kost maar een paar seconden exta om het adres in de afspraak erbij te zetten.
  2. Vergaderstukken op moment van binnenkomst groeperen per vergadering. Dan kun je doen door de stukken uit te printen en per vergadering bij elkaar te leggen. Ik doe dat zelf digitaal in Evernote. Ik heb een apart notitieboek voor de komende vergaderingen. Per vergadering heb ik alle stukken in een notitie zitten. Als er in de mail een nieuw stuk binnenkomt kost het me een paar seconden om het in de notitie erbij te zetten.
  3. Als ik in mijn workflow tegen een frictie aanloop die ik met een kleine investering kan oplossen doe ik dat. Een voorbeeld is dat ik altijd een stroom adapter voor mijn MacBook in de tas heb zitten. Bij een nieuwe MacBook koop ik standaard altijd een adapter voor in mijn tas. Op die manier weet ik zeker dat ik de adapter nooit vergeet en zonder stroom kom te zitten. Datzelfde doe ik ook voor andere apparaten die ik dagelijks bij me heb en gebruik.

Denk 5 minuten na over waar jij vanaf vandaag beter voorbereid kunt zijn in je werk.

Leer beter werken: ontvang elke dinsdag een productiviteitstip voor kennisprofessionals
x