Het CORD Model
CORD staat voor Capture & Collect, Organize, Review en Do. In het Nederlands vertaald: Verzamelen, Organiseren, Review en Doen. We gebruiken de Nederlandse vertaling, maar hebben de afkorting CORD intact gelaten. De meeste mensen gebruiken tenminste één of twee stappen uit dit model zonder dat ze het model kennen. Maar om een Productiviteits Ninja te worden is het noodzakelijk om alle vier stappen volledig te beheersen! Door het CORD model te gebruiken ben je in staat je workflow te beheersen en je aandacht te richten op dat wat belangrijk is om te doen (Facebook komt dus niet in het model voor!). Op het eerste gezicht ziet het model er ingewikkeld uit, maar geef ons een paar minuten van je tijd en we zullen je niet teleurstellen.
Je kunt hier een PDF van het CORD model downloaden: Ninja-CORD-Productiviteits-Model-Think-Productive
Print het model uit en hang het boven je bureau. Hieronder leggen we de stappen één voor één uit:
1. Vastleggen en Verzamelen
Het vastleggen van ideeën die je opdoet door dingen die je leest, mensen die je spreekt of ervaringen die je opdoet. Het kunnen briljante invallen zijn onder de douche, in de sportschool of tijdens een vergadering. Verzamel deze zaken door ze op te schrijven, naar jezelf te mailen of in een app of lijstje bij te houden. Zolang je het ergens vastlegt doe je deze stap goed. Onthoud: je hoofd is bedoeld om OVER dingen na te denken en niet AAN dingen om ze te onthouden.
2. Organiseren
Als je al je ideeën en gedachten hebt verzameld en vastgelegd buiten je hoofd is het tijd om deze te organiseren. Dit is niet alleen om ze in categorieën in te delen. Deze stap gaat vooral over het beslissen met welke ideeën je iets wilt gaan doen, welke actie je daarvoor moet ondernemen en welke prioriteit deze acties hebben. In het CORD model kennen we drie verschillende niveau’s van lijstjes: een dagelijkse actielijst, een projectenlijst en een master actielijst. De dagelijkse actielijst bevat de dingen die je vandaag gaat doen, de projectenlijst deelt je acties in per categorie (project) en de master actielijst bevat alle acties die je zou kunnen doen, onafhankelijk van wanneer of waarvoor. TIP: gebruik niet alleen categorieën voor je werk, maar ook voor boodschappen die je moet doen bijvoorbeeld.
Bij ieder idee stel je jezelf de volgende vragen:
- Is het de moeite waard hier iets mee te doen? (zo niet, gooi het weg of zet het op je Ideeën lijst voor later)
- Ga ik het zelf doen? (Ben ik de juiste persoon om deze actie uit te voeren?)
- Wat is de eerste, concrete actie om te ondernemen?
- Is deze actie onderdeel van een project? (groepeer acties die bij elkaar horen)
- Is er een deadline voor deze actie? (zet deze deadline in je agenda)
Er zijn vele verschillende apps en tools die je kunt gebruiken om je acties te organiseren zoals Todoist, Evernote, Nozbe, Toodledo etc.
3. Review
Je hebt nu een plek om alles wat er op je af komt te verzamelen en je hebt het georganiseerd en omgezet in acties. Nu is het tijd om je systeem te onderwerpen aan een Review. Er zijn twee soorten Review, dagelijks en wekelijks. Beide zijn noodzakelijk om je voortgang bij te houden en op koers te blijven. Veel mensen vinden deze stap moeilijk, niet omdat ze het niet belangrijk vinden, maar omdat deze stap makkelijk kan ondersneeuwen in de waan van de dag. Soms is dat niet te vermijden, maar als je regelmatig je review mist, raak je volledig je koers kwijt, ben je niet meer voorbereid op je werk of verzand je in het doen van allerlei kleine en onbelangrijke klussen en boek je geen voortgang met wat echt belangrijk is. Je kunt dit vermijden door regelmatig je werk en systeem te reviewen.
De wekelijkse review bestaat uit 5 stappen.
- Alles verzamelen en verwerken – inbox, bonnetjes, aantekeningen
- Je Tweede Brein bijwerken – agenda, lijsten, taskmanager
- Denk vooruit – projecten, deadlines
- Voorbereiden – vergaderingen voorbereiden, reizen etc.
- Vragen stellen – voel ik weerstand, hoe kan ik dit anders doen, wat ga ik delegeren?
Gebruik onze uitgebreide Checklist om je Review te structureren. Zet een herinnering in je agenda of app!
4. Doen
Het gaat bij de stap ‘Doen’ niet om MEER dingen gedaan te krijgen, maar om de JUISTE dingen te doen. Er zijn altijd meer ideeën, plannen en projecten te bedenken dan dat er tijd is om uit te voeren. Wees dus meedogenloos als het gaat om hoe je je kostbare tijd gebruikt. Wees je bewust van weerstand tegen sommige taken of misschien heb je de neiging om teveel tijd te besteden aan andere klussen. Denk eraan dat 80% van je resultaat voortkomt uit 20% van je werk. Het is efficiënter om taken te bundelen (zoals al je telefoontjes achter elkaar doen). Multitasken bestaat niet en werk vervelende klussen weg met behulp van Pomodoro.
Meer weten?
Wil je meer tips om je workflow onder controle te krijgen en je dagelijkse productiviteit te verhogen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of bekijk onze workshop ‘Denk Productief!’