We zijn het nieuwe jaar begonnen met een serie blogposts over de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott. In het boek worden de volgende 9 eigenschappen behandeld en uitgelegd wat je ervan kunt leren voor jouw werk vandaag de dag.
Een Ninja is:
1. Rustig en Kalm
2. Meedogenloos
3. Weet wapens te hanteren
4. Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
5. Niet alledaags
6. Behendig
7. Zelfbewust
8. Voorbereid
9. Mens en geen superheld
Een Ninja weet z’n wapens te hanteren
Door goed ontwikkelde vaardigheden en gewoontes krijgt een Ninja veel gedaan. Maar het gebruik van de juiste wapens maakt een Ninja nog effectiever. Er zijn grofweg twee types ‘wapens’ te onderscheiden die een Productiviteits Ninja in z’n arsenaal nodig heeft:
1. Tools om na te denken
2. Tools om te organiseren
Kiezen wat je wanneer nodig hebt en je bewust zijn van de (on)mogelijkheden bepalen je succes. Als je op je Tools kunt vertrouwen en ze productief kunt gebruiken, helpen ze je om te zorgen dat je niet onderbroken of 
gehinderd wordt door je eigen onhandigheid.
Tools om na te denken
Als de beslissingen die je neemt in je werk als professional of ondernemer steeds complexer worden, heb je behoefte aan goede tools die je helpen om goed denkwerk te verrichten. Er zijn vele verschillende tools beschikbaar zoals: strategische planning, scenario planning, mindmapping, balanced scorecard etc. Bain & Company heeft een aantal jaren geleden een overzicht gepubliceerd van de 25 meest gebruikte management tools. Deze tools en concepten zijn bedoeld om te komen tot betere beslissingen. Een interessant boek over hoe mensen (denken dat ze) rationeel denken is ‘Thinking Fast and Slow‘ van Professor Daniel Kahneman.
Tools om te organiseren
Er zijn veel manieren en hulpmiddelen om je werk te organiseren. Van Microsoft Outlook tot allerlei apps voor je telefoon en tablet. De kunst is om te zorgen dat je goed georganiseerd bent en niet perfect of onvoldoende. Hierdoor bereik je een optimaal rendement in termen van productiviteit door van het inzetten van je tools. Als je het te perfect wilt doen, kost het je teveel tijd en leidt het steeds verder perfectioneren je af. Als je onvoldoende georganiseerd bent, heb je het risico dat je er last van hebt en je workflow gehinderd wordt.
Als we mensen horen praten over productiviteit, maar ze hebben het alleen over de nieuwste Apps die ze gedownload hebben of over nog een sneltoets die ze hebben gevonden, vragen wij ons af of ze wel begrepen hebben waar productiviteit om draait. Je tools (wapens) zijn bedoeld om je te helpen na te denken en te organiseren – het is geen vervanging ervan.
Betere beslissingen nemen
De kern van denken als een Productiviteits Ninja is je vaardigheden verbeteren om goede beslissingen te nemen. Dat is waar het om draait voor kenniswerkers – beslissingen groot en klein die je de hele dag door neemt. Door jezelf uit te dagen om steeds te blijven verbeteren en vernieuwen train je jezelf om snellere en betere beslissingen te nemen. Dat is het doel: betere en heldere beslissingen. De tools die je gebruikt helpen je hierbij, maar ook het gebruiken van de juiste informatie en data.
Twitter en Facebook kunnen een geweldig hulpmiddel zijn om vragen te stellen en input te vragen aan vrienden, collega’s of onbekenden uit je vakgebied misschien. Je kunt hier veel tijd mee besparen door niet alles zelf uit te vinden. Maar daarnaast blijft het belangrijk om onafhankelijk te denken en je eigen plan te trekken als je intuitie je zegt dat dat beter is.
Volgende keer behandelen we de vierde eigenschap van een Ninja: Onzichtbaar en gebruikt Camouflage.
Lees hier meer over Productiviteits Training of Time Management Training of check de website: www.thinkproductive.nl