We zijn het nieuwe jaar begonnen met een serie blogposts over de 9 eigenschappen van een Productiviteits Ninja uit het boek van Graham Allcott. In het boek worden de volgende 9 eigenschappen behandeld en uitgelegd wat je ervan kunt leren voor jouw werk vandaag de dag.
Een Ninja is:
1. Rustig en Kalm
2. Meedogenloos
3. Weet wapens te hanteren
4. Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
5. Niet alledaags
6. Behendig
7. Zelfbewust
8. Voorbereid
9. Mens en geen superheld
Een Ninja is Onzichtbaar en gebruikt Camouflage
Deze eigenschap levert een belangrijke bijdrage aan mijn productiviteit. Omdat mijn tas mijn kantoor is kan ik overal werken. Deze post schrijf ik op een plek waar ik nog niet eerder heb gezeten, een gedeelde kantoor plek bij Regus in Almere. Om geconcentreerd te kunnen werken en te schrijven kies ik graag nieuwe plekken uit waar ik gedurende korte of langere tijd met focus kan werken zonder afgeleid te worden. Geen telefoon aan en mijn mail programma blijft gesloten.
Als ik in een kantoor omgeving met collega’s had gewerkt had ik waarschijnlijk in mijn agenda hebben gezet: Vergadering buiten de deur. Op die manier weten collega’s dat ik niet beschikbaar ben. Soms kan het helpen om een vergadering met jezelf in te plannen om met focus te werken aan klussen die te lang blijven liggen omdat je steeds wordt afgeleid.
Zorg voor afwisseling
Later vandaag kies ik voor een wat levendiger omgeving, om een aantal kleinere taken en administratie te doen. Een bijkomend onderschat voordeel van het gebruik maken van camouflage en onzichtbaar zijn is dat, als je beschikbaar
bent je er ook echt bent. Het is een bewuste keuze om gestoord te kunnen worden. Hoe vaak gebeurt het niet dat je wel op kantoor bent
maar er niet bent voor mensen omdat je van binnen opgejaagd wordt door deadlines en een overvolle takenlijst? In de marge van je afleidingen en vergaderingen kom je niet toe aan de grote brokken werk en dat frustreert.
Zelf heb ik tijden zo gewerkt, lang geleden. Deze eigenschap bewust toepassen helpt mij om belangrijke taken echt af te krijgen zonder ze af te raffelen. Een makkelijke eerste stap is om voor voor de komende weken een bepaald blok in je agenda te markeren als jouw camouflage blok. Bedenk er een leuke term voor en zoek een andere plek om te werken. Dat kan de bibliotheek zijn, het restaurant op kantoor, een vergaderruimte of thuis door later naar kantoor te gaan. Als je van tevoren een paar taken uitkiest om in die tijd te doen heb je ook iets te vieren als je weer terug gaat naar kantoor. Begin klein door 1 blok te kiezen van maximaal 2 uur. Als je dat een aantal weken gelukt is en je merkt wat het oplevert kun je het aantal blokken geleidelijk opvoeren.
Camouflage momenten in je agenda zoeken
Jarenlang heb ik camouflage toegepast tijdens de zwemles van onze kinderen. De ouders konden niet meekijken tijdens de les. In het restaurant moest je wachten tot de les was afgelopen. Voor mij waren dat steeds 50 minuten tijd om een paar taken af te werken. Nu neem ik mijn Wekelijkse Checklist door tijdens de volleybaltraining van een van onze jongens. De zaal is te ver weg van huis om op en neer te gaan, maar het is wel een ideale plek om ongestoord te zitten. De training duurt 90 minuten en dat is genoeg voor mij om de hele checklist af te werken.
Voor mij is niet het doel om alle tijd zo ‘nuttig’ mogelijk te besteden om meer gedaan te krijgen. Het gaat mij vooral om de ruimte in tijd en aandacht die het mij oplevert. Door soms onzichtbaar te zijn en camouflage te gebruiken creëer ik ruimte en marge voor familie, hobbies en ontspanning.
En nu jij!
Neem eens kritsch je agenda door van de afgelopen weken en kijk waar jij onzichtbaar kunt zijn of waar je camouflage kunt toepassen.